Préparation d'une conversion Grand Livre
Conversion Grand Livre est un utilitaire puissant et flexible qui peut convertir toutes les transactions dans une unité de gestion d'origine pour créer de nouvelles transactions dans une unité de gestion cible.
Avant d'utiliser Conversion Grand Livre vous devez vous assurer que toutes les règles de conversion définies correspondent à vos exigences de conversion.
Avant d'exécuter Conversion Grand Livre, certaines étapes préparatoires doivent être effectuées dans les unités de gestion cible et origine.
Préparation de l'unité de gestion origine
- Assurez-vous que tous les journaux en attente sont inscrits, par exemple les fichiers importation et les brouillards.
- Paramétrez un type de journal pour les inscriptions d'équilibrage.
- Sauvegardez l'unité de gestion.
Préparation de l'unité de gestion cible
- Créez et définissez une unité de gestion dans Administration des unités de gestion (BUA).
- Définissez toutes les données statiques pour l'unité de gestion. Vous devez notamment paramétrer :
- Le plan comptable ;
- Les catégories et codes analytiques, si nécessaire ;
- Les codes devises et les taux.
Remarque: Vous pouvez utiliser l'option dans Administration des unités de gestion (BUA) pour paramétrer les données statiques de la nouvelle unité de gestion en copiant celles d'une unité de gestion existante. Vous devez cependant être prudent, particulièrement dans un environnement multidevise, si la nouvelle unité de gestion requiert une devise pivot différente. Les taux sont en effet toujours définis à partir de la devise pivot. Si vous copiez une unité de gestion, vous devez sélectionner l'option Supprimer transactions car celles-ci seront créées par la conversion. - Paramétrez un type de journal pour les inscriptions d'équilibrage.
Pour plus d'informations sur le paramétrage d'une unité de gestion, consultez Procédure de paramétrage d'une unité de gestion dans le guide/l'aide de l'administrateur des unités de gestion.
Vérification des contrôles de conversion comptes et immobilisations
Règles d'inscription devise pour un compte
Les règles d'inscription sont définies pour chaque valeur devise de l'unité de gestion. Elles déterminent comment la valeur est utilisée. Voir Définition des règles d'inscription devise dans le guide/l'aide de l'administrateur des unités de gestion.
Ces règles peuvent être ignorées pour un compte particulier grâce aux options Contrôle code conversion et Contrôle conversion reporting de Plan comptable (COA). Voir Définition des règles devise pour un compte.
Si l'option est définie sur Interdit(e), la valeur correspondante n'est pas générée pour les transactions sur ce compte. Vous devez donc vous assurer que les règles d'inscription devise sont correctement définies au niveau de l'unité de gestion cible et au niveau des comptes. Les éventuelles erreurs sont imprimées sur un état.
Règles d'inscription devise pour une immobilisation
Si vous voulez introduire la Valeur 3 pour les immobilisations dans la nouvelle unité de gestion, vous devez vous assurer que les options suivantes sont correctement définies :
- L'option Immobilisation en devise base 2/reporting doit être sélectionnée dans Paramétrage Grand Livre (LES).
- Pour les immobilisations et les budgets immobilisations, l'option Contrôle conversion reporting doit être définie sur Valeur par défaut Grand Livre ou Obligatoire. Elle ne doit pas être définie sur Interdit(e). Voir Paramétrage d'une immobilisation et Paramétrage des contrôles budgétaires immobilisation.
Si cette option est définie sur Interdit(e) pour une immobilisation et que Conversion Grand Livre ne peut pas échanger ou générer la valeur, l'erreur est imprimée sur l'état des erreurs Conversion Grand Livre.