Qu'est-ce qu'une conversion Grand Livre ?
Conversion Grand Livre (LCN) permet de transférer des transactions de type Grand Livre, archive et budget d'une unité de gestion (origine) vers une nouvelle unité de gestion (cible). Elle permet de générer des valeurs en devises supplémentaires, d'échanger des valeurs en devises existantes et/ou de changer la devise pivot dans l'unité de gestion cible.
Conversion Grand Livre copie ou convertit toutes les transactions de l'unité de gestion origine en fonction des règles de conversion spécifiées. Aucune donnée statique n'est créée ni modifiée, ni dans l'unité de gestion origine ni dans l'unité de gestion cible. Ceci signifie que les données statiques doivent exister dans l'unité de gestion cible avant d'exécuter Conversion Grand Livre. Vous devez donc créer et paramétrer la nouvelle unité de gestion, puis en définir les données statiques.
Autres conversions Grand Livre
Conversion Grand Livre permet d'échanger ou de générer des valeurs en devises et/ou de changer la devise pivot. Ceci signifie qu'il existe trois scénarios de conversion :
- échange ou génération de valeurs sans changer la devise pivot
- échange ou génération de valeurs avec changement de la devise pivot
- changement de la devise pivot sans changement d'utilisation des valeurs.
Génération de valeurs
Conversion Grand Livre peut générer de nouvelles valeurs dans l'unité de gestion cible par application d'un taux de change à la valeur sélectionnée de chaque transaction dans l'unité de gestion origine. Par exemple, vous pouvez créer des valeurs en euros comme Valeur 3, en appliquant un taux à toutes les valeurs en devise de base.
Les valeurs hors-bilan ne peuvent pas être générées, elles peuvent seulement être échangées.
Pour conserver l'intégrité de l'unité de gestion cible, Conversion Grand Livre s'assure que les transactions générées s'équilibrent et génère les transactions d'équilibrage qui peuvent être requises. Cet équilibrage dans l'unité de gestion cible peut intervenir à trois niveaux : par total, par exercice et par période. Les transactions d'équilibrage peuvent être générées comme inscriptions définitives ou simulées, selon le paramétrage du Grand Livre.
Echange de valeurs
Conversion Grand Livre permet d'échanger une position valeur dans l'unité de gestion origine pour une autre position valeur dans l'unité de gestion cible. Par exemple, des valeurs USD en Valeur 1 (base) dans l'unité de gestion origine peuvent devenir Valeur 3 (seconde base / reporting) dans l'unité de gestion cible.
Les règles suivantes s'appliquent aux types d'échanges qui peuvent être effectués :
- Valeur 1 peut être changée librement en Valeur 3 ou hors-bilan ;
- Valeur 2 peut être changée en Valeur 1 ou Valeur 3, à condition que les montants origine Valeur 2 soient tous dans la même devise ;
- Valeur 2 peut être changée librement en valeur hors-bilan ;
- Valeur 3 peut être changée librement en Valeur 1 ou hors-bilan ;
- Valeur 1 et Valeur 3 ne peuvent être changées en Valeur 2 qu'à condition de ne pas utiliser le module Registre des immobilisations. En effet, les immobilisations n'utilisent pas la Valeur 2 de la même manière que les comptes Financials. Voir Traitement multidevise des immobilisations.
- Valeur hors-bilan ne peut être changée qu'en Valeur 4.
Etats Conversion Grand Livre
Jusqu'à trois états sont produits par Conversion Grand Livre :
- un état des erreurs affichant toutes les erreurs détectées : taux de change manquant, numéro de compte manquant, immobilisation ou compte non ouvert etc. Lorsqu'une erreur est détectée, les deux états suivants ne sont pas produits.
- un état des transactions de l'unité de gestion origine.
- un état des transactions générées dans l'unité de gestion cible.
Conversion Grand Livre est un outil puissant pouvant générer et inscrire un grand nombre de transactions. L'option Valider seulement permet de contrôler le traitement de Conversion Grand Livre. Cette option permet de produire un état des erreurs sans générer ni inscrire de transaction dans l'unité de gestion cible.
Lorsque toutes les erreurs ont été corrigées, vous pouvez exécuter à nouveau Conversion Grand Livre pour effectuer les conversions et générer les transactions dans l'unité de gestion cible.