Quand un journal est-il équilibré ?

Un journal ne peut être inscrit dans Financials que s'il est équilibré.

Un journal est équilibré quand :

les valeurs débit et crédit du journal s'équilibrent en devise de base. Voir Equilibrage d'un journal en devise de base.
les valeurs débit et crédit du journal s'équilibrent pour chaque période comptable.

Dans un environnement multidevise, vous pouvez forcer l'équilibrage d'un journal dans toutes ou certaines des valeurs devises supplémentaires utilisées pour l'unité de gestion. Les valeurs devises supplémentaires sont la devise de transaction (Valeur 2), la deuxième devise de base/reporting (Valeur 3) et la quatrième devise (Valeur 4). Ceci est déterminé par les règles d'équilibrage définies dans Paramétrage unité de gestion. Voir Equilibrage d'un journal multidevise.

Le cas échéant, selon l'option Contrôle équilibrage par sélectionnée dans Paramétrage Grand Livre (LES) ou Importation journal (LIM), vous pouvez forcer l'équilibrage du journal par :

Référence transaction
Catégorie analytique transaction
Date transaction (Importation journal uniquement)

Remarque: Les journaux effectuant des inscriptions aux comptes hors-bilan ne doivent pas nécessairement être équilibrés. Des règles d'équilibrage légèrement différentes s'appliquent également aux inscriptions simulées.

Les règles d'équilibrage des journaux définies dans Paramétrage unité de gestion déterminent :

si les valeurs en devise de base peuvent être automatiquement équilibrées,
les comptes d'équilibrage ou d'attente,
le montant d'équilibrage maximum autorisé,
les valeurs en devise qui doivent s'équilibrer et la façon dont elles doivent l'être.

Ces règles s'appliquent aux journaux saisis dans Saisie journal et Importation journal. Si un journal ne s'équilibre pas, il ne peut pas être inscrit dans Saisie journal ou Importation journal.

Remarque: Importation journal peut forcer l'équilibre des journaux en inscrivant les erreurs à un compte d'attente. Voir la section Traitement des erreurs dans Importation journal dans le guide/l'aide de l'utilisateur Financials.

Forcer l'équilibrage de lignes spécifiques

Vous pouvez renforcer les règles d'équilibrage d'un journal en forçant toutes les lignes référençant un champ particulier à s'équilibrer. Pour ce faire, sélectionnez l'un des champs de référence suivants pour l'option Contrôle équilibrage par de Paramétrage Grand Livre ou Importation journal.

Référence transaction
Catégorie analytique transaction Grand Livre (1 à 10)
Date transaction (Importation journal uniquement)

Par exemple, si l'option Contrôle équilibrage par est définie sur Date transaction, toutes les lignes du journal ayant la même date de transaction doivent s'équilibrer.

Vous pouvez activer l'option Ignorer contrôle équilibrage dans Paramétrage Grand Livre pour autoriser l'utilisateur à passer outre cette règle d'équilibrage. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les utilisateurs soient avertis que le journal n'est pas équilibré par date de transaction sans pour autant interdire l'inscription.

Remarque: Cette option provoque le tri du fichier Importation journal avant son traitement. Ceci peut avoir un effet déterminant sur la durée du traitement.

Générer automatiquement des lignes d'équilibrage dans Saisie journal.

Pour générer automatiquement des lignes d'équilibrage pour les valeurs 1, 3 et 4, définissez pour chacune les options d'équilibrage du montant sur Automatique dans Paramétrage unité de gestion.

Remarque: Les lignes d'équilibrage ne peuvent pas être automatiquement générées pour la Valeur 2 (devise de transaction). Vous pouvez cependant vérifier l'équilibrage en définissant l'option Equilibrage montant autre devise sur Manuel(-le).

Si vous activez l'option Equilibrage référence transaction lors saisie sur l'onglet Règles transaction dans Paramétrage Grand Livre (LES), l'équilibrage est effectué dans Saisie journal (LEN) par référence transaction pour les valeurs (1, 3 ou 4) définies sur Automatique dans Paramétrage unité de gestion. En d'autres termes, les lignes d'équilibrage sont générées si le journal ne s'équilibre pas par référence transaction. Il n'est pas nécessaire de créer une règle de gestion pour cette option.

Si vous voulez que Saisie journal (LEN) effectue l'équilibrage en fonction d'un autre champ que Référence transaction (par exemple, en fonction d'une catégorie analytique Grand Livre), sélectionnez le champ souhaité dans l'option Contrôle équilibrage par sur le formulaire Paramétrage Grand Livre (LES).

Vous pouvez générer des lignes d'équilibrage à deux niveaux différents dans Saisie Journal (LEN) : par référence transaction ou un autre champ (par exemple, Analyse Grand Livre7). Pour cela, sélectionnez le champ souhaité dans l'option Contrôle équilibrage par de Paramétrage Grand Livre (LES), puis activez l'option Equilibrage référence transaction lors saisie. Pour générer correctement ces deux niveaux de lignes d'équilibrage, vous devez également créer la règle de gestion décrite ci-après.

Exemple :

La table ci-dessous présente une écriture journal comportant quatre lignes non équilibrées pour la Valeur 3, en fonction des champs Référence transaction et Analyse Grand Livre 7. Cinq lignes d'équilibrage sont générées automatiquement, comme expliqué dans la colonne Commentaires.

Numéro compte	Montant base	Débit/crédit	Montant valeur 3	Référence transaction	Analyse Grand Livre 7	Commentaires
101BOA31	200	C	100	BALTEST1	A10	Ligne saisie journal 1
101BOA32	200	F	95	BALTEST1	A10	Ligne saisie journal 2
101BOA31	200	C	100	BALTEST2	B12	Ligne saisie journal 3
101BOA32	200	F	95	BALTEST2	B12	Ligne saisie journal 4
751FX	0	F	5	BALTEST1		Ligne d'équilibrage générée pour Référence transaction BALTEST1
751FX	0	F	5	BALTEST2		Ligne d'équilibrage générée pour Référence transaction BALTEST2
751FX	0	F	5	Equilibrage transaction	A10	Ligne d'équilibrage générée pour Analyse Grand Livre 7, Code A10
751FX	0	F	5	Equilibrage transaction	B12	Ligne d'équilibrage générée pour Analyse Grand Livre 7, Code B12
999	0	C	10	Equilibrage transaction		Ligne d'équilibrage générée pour le journal

Remarque: Pour que les exemples ci-dessus soient applicables, l'option d'équilibrage du montant doit être définie sur Automatique sur l'onglet Valeur 3 dans Paramétrage unité de gestion.

Si vous souhaitez que le journal s'équilibre en fonction de l'un des champs disponibles sans générer automatiquement de lignes d'équilibrage, vous pouvez définir les options d'équilibrage du montant de la Valeur 1, 2 ou 4 sur Manuel(-le) dans Paramétrage unité de gestion. Il est impossible d'effectuer un équilibrage manuel pour la Valeur 3.

Paramétrer automatiquement des codes analytiques dans les lignes d'équilibrage

Pour que les lignes d'équilibrage générées par le système incluent tous les codes analytiques nécessaires, vous devez paramétrer une règle de gestion supplémentaire, comme décrit ci-dessous. Dans cet exemple, Analyse Grand Livre 1 prend la valeur 8605 sur les lignes d'équilibrage générées automatiquement lorsqu'un code est manquant au moment de l'inscription du journal.

Définition événement (EVP) :

Si Code fonction = Saisie journal

Si Point d'appel = 00003 Chaque ligne inscrite

Définition règle (RST) :

Si Analyse Grand Livre1= ESPACE O

Définir Analyse Grand Livre1 8605 A

Le mot "ESPACE", sélectionné dans les mots clés, est utilisé pour contrôler les champs nuls ou vierges. Dans cet exemple, il contrôle l'absence de code dans Analyse Grand Livre 1. Voir Comprendre les instructions de type condition dans le guide/l'aide de l'administrateur des unités de gestion.

Pour des informations générales sur le paramétrage de Définition événement et Définition règle, voir Utilisation des règles de gestion - Généralités dans le guide/l'aide de l'administrateur des unités de gestion.