Qu'est-ce que la fonctionnalité d'approbation ?
SunSystems Financials comprend une fonctionnalité facultative de contrôle d'approbation. Elle permet d'approuver des transactions sélectionnées pour certains types de traitement. Par exemple, vous pouvez exiger une approbation pour :
- inscrire un journal à certains comptes sensibles ;
- produire un règlement supérieur à une limite prédéfinie.
- Ne pas confondre la fonction Approbation de Financials avec les fonctionnalités d'approbation de Business.
- La fonction d'approbation n'a pas été conçue pour gérer vos flux de données ni assurer le suivi des transactions approuvées ou rejetées.
Reportez-vous à la rubrique Etapes requises pour paramétrer les approbations pour plus de détails sur le paramétrage de l'Approbation Financials. Un exemple de scénario d'approbation est également donné pour montrer un exemple d'utilisation et de paramétrage des approbations.
Cette approbation peut s'appliquer à des transactions sélectionnées, dans le cadre des traitements Financials suivants :
- Saisie/importation
- Rapprochements/lettrages
- Règlements.
L'approbation n'est autorisée que pour le Grand Livre A. Seules certaines transactions nécessitent une approbation. Ceci dépend des détails de la transaction et du traitement. Ceci dépend également des filtres que vous paramétrez et assignez aux étapes d'approbation.
Etapes et équipes d'approbation
Il est possible de définir plusieurs étapes ou niveaux d'approbation pour les traitements Financials identifiés ci-dessus. Plusieurs niveaux d'approbation peuvent s'appliquer à une même transaction. Voir Définition des étapes d'approbation.
Un groupe d'approbateurs valides, appelé équipe, est assigné à chaque étape d'approbation. Tout membre de l'équipe d'approbation est habilité à approuver les transactions, à condition que le total se situe dans la limite d'approbation définie pour cet utilisateur. Voir Paramétrage des équipes.
Le fichier Approbation énumère tous les lots de transactions en attente d'approbation par l'approbateur désigné. Lorsqu'un membre de l'équipe sélectionne un lot d'approbation à partir de son fichier Approbation, ce lot est retiré de la liste de lots en attente d'approbation. Ceci permet d'éviter qu'un autre membre de l'équipe tente d'approuver le même lot au même moment.
Le statut d'approbation
Chaque lot de transactions à autoriser est placé dans un lot de lettrage et se voit attribuer un statut d'approbation. Le statut d'approbation identifie le stade que le lot a atteint dans le processus d'approbation. Il est défini et géré automatiquement par le système.
Les lots de transactions à approuver auront comme code de statut d'approbation :
- En attente d'approbation
- Terminé(e)
- Rejeté(e).
Le fichier Initiateur approbation répertorie tous les lots de transactions à approuver créés par un utilisateur spécifique. De cette façon, les utilisateurs peuvent vérifier le statut de leurs transactions. Lorsqu'un lot de transactions à approuver s'affiche comme étant rejeté, l'initiateur peut le supprimer, le rappeler dans Saisie journal pour le modifier ou le soumettre de nouveau à approbation. Les lots de transactions approuvés et inscrits s'affichent également, avec un statut Terminé(e). Vous pouvez les supprimer, sachant que les transactions elles-mêmes sont conservées dans le Grand Livre ; seuls les lots d'approbation sont supprimés du fichier Initiateur.
Lots d'approbation
Un lot de transactions en attente d'approbation traverse toujours le cycle d'approbation en tant que lot. Il est toujours approuvé ou rejeté dans sa globalité. Ainsi, en cas de non approbation d'une des transactions du lot, c'est l'ensemble du lot de transactions qui est rejeté. Autrement dit, il est impossible que les transactions d'un lot d'approbation aient atteint des étapes différentes du processus d'approbation.
Traitement des transactions approuvées
Une fois le lot de transactions approuvé à l'issue de la dernière étape d'approbation du cycle, toutes les transactions reçoivent le statut Approbation acceptée. Le statut du lot d'approbation est Terminé(e).
Le traitement suivant varie selon la fonction qui a déclenché la demande d'approbation. Il s'agit du Type étape défini au niveau des étapes d'approbation. En général, le traitement est terminé et les transactions sont inscrites ou mises à jour. Par exemple :
- Si les transactions ont été sélectionnées en vue d'un règlement, le système exécute automatiquement le traitement de règlement une fois les transactions entièrement approuvées.
- Si les transactions correspondent à des journaux suspendus par Saisie journal ou Importation journal, le système inscrit automatiquement ces journaux une fois les transactions entièrement approuvées, à condition qu'ils s'équilibrent encore.
- Si les transactions doivent être approuvées par un processus de rapprochement tel que Lettrage compte, lors de leur approbation complète, le traitement de rapprochement est effectué automatiquement et le lettrage des transactions est terminé.
Vous pouvez générer un Avis de règlement (PYD) manuellement une fois qu'un règlement fournisseur a été approuvé et inscrit. Tous les escomptes obtenus figurent sur les avis de règlement.