Configuration du fichier Soldes

SunSystems stocke les données comptables dans des tables sous la forme de lignes de transactions détaillées. En plus de ces transactions individuelles, vous pouvez également avoir besoin de stocker les soldes dans SunSystems et de les publier de manière régulière dans d'autres systèmes. Même si vous pouvez utiliser la fonction Tables Grand Livre facultatives (OLH) pour stocker les soldes périodiques, cela n'est pas suffisant pour atteindre le niveau de détail et de précision requis pour certaines solutions, notamment pour SunSystems Reporting Services (SRS), Infor Q&A, et pour publier des données comptables dans d'autres systèmes. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le fichier Soldes pour entreposer et publier des données comptables précises sous la forme de soldes et de mouvements de soldes.

Pour définir les soldes, utilisez la fonction Configuration des soldes (LBC). Effectuez une configuration de solde pour chaque combinaison unité de gestion/Grand Livre souhaitée.

Soldes d'ouverture

Des soldes d'ouverture sont tenus pour les comptes de bilan (y compris les comptes créditeurs, débiteurs et clients). Lors de la configuration des soldes vous définissez un exercice de début comme indiqué à la rubrique Utilisation de la configuration des soldes ci-dessous ; les soldes d'ouverture d'un compte représentent le total cumulé de toutes les transactions comptables d'un compte avant le début de l'exercice.

Soldes d'ouverture annuels

En plus des soldes d'ouverture de l'exercice de début, des soldes d'ouverture annuels sont calculés pour chacun des exercices suivants. Ceci permet d'améliorer l'efficacité, par exemple lorsque vous consultez le solde courant d'un compte débiteur ou créditeur, car il est calculé en additionnant le solde d'ouverture de l'exercice courant avec le total des mouvements de soldes périodiques de l'exercice jusqu'à la période courante (ou la période adéquate pour un cumul à ce jour).

Mouvements de soldes

Les mouvements de soldes sont stockés pour tous les types de comptes et sont calculés en totalisant toutes les transactions d'un compte pour chaque période comptable ou jour, et peuvent être décomposés en fonction de certains paramètres et des options que vous avez définies dans la configuration du solde.

  • Mouvements de soldes de périodes

    Dans la configuration la plus simple, des synthèses des mouvements de soldes sont faites pour chaque compte et chaque période comptable. On les appelle "mouvements de périodes". Le mouvement de cumul à ce jour d'un compte est calculé en totalisant les mouvements de périodes pour l'exercice donné et jusqu'à la période en question.

    Vous pouvez utiliser la fonction Configuration des soldes (LBC) pour configurer un niveau plus fin de mouvements, en décomposant les soldes par divers types de données, par exemple catégorie analytique, type de journal et date comptable.

  • Mouvements de soldes journaliers

    Si l'option "Inclure la date comptable" est sélectionnée lors de la configuration des soldes, les mouvements journaliers sont gérés et sont similaires aux mouvements de période à ceci près qu'ils incluent une date afin que les soldes puissent être décomposés par date comptable. SunSystems autorisant l'imputation des journaux avec des dates de transactions indépendantes de la période comptable, les mouvements journaliers doivent être équilibrés par date comptable.

Tenue à jour des soldes

Pour tenir à jour les soldes et publier des soldes mis à jour (si nécessaire) vous pouvez procéder comme suit :

  • actualiser manuellement les soldes au moyen de la fonction Gestion des soldes (LBM)
  • automatiser l'actualisation des soldes au moyen de Transfer Desk (TRD) et définir un planning de manière à ce que les soldes soient automatiquement actualisés, par exemple chaque nuit.

Lors de l'actualisation des soldes, les mouvements de périodes sont mis à jour et les soldes d'ouverture de l'exercice suivant sont ajustés (pour les types de comptes concernés). Ainsi, lorsque les soldes sont mis à jour, le solde courant d'un compte dans le Grand Livre SunSystems reflète exactement les données des soldes, calculées en ajoutant les mouvements cumulés depuis le solde d'ouverture de l'exercice au solde d'ouverture du compte (si approprié).

Transactions nouvelles et modifiées

Lorsque de nouveaux journaux sont inscrits et lorsque des données existantes sont modifiées, les détails sont consignés dans une liste d'écarts provisoire qui contient toutes les modifications apportées au Grand Livre depuis la dernière mise à jour des soldes. Cette liste d'écarts sera ensuite utilisée pour appliquer les modifications aux soldes lors de la prochaine mise à jour. Par exemple, si l'analyse d'une transaction est mise à jour après l'inscription du journal, ou si une ligne de journal est scindée, les modifications sont stockées dans la liste d'écarts pour être appliquées équitablement aux soldes lors de leur mise à jour. Ceci permet de s'assurer que toutes les données sont fidèlement reflétées dans les soldes.