Qu'est-ce que le rapprochement ?
Le rapprochement consiste à lier une ou plusieurs transactions associées, sur un compte de type Montants non soldés, pour "clôturer" les transactions. On parle également de lettrage de compte pour désigner cette procédure. Pour rapprocher (ou lettrer) des transactions, vous devez définir un repère de lettrage sur les transactions pour indiquer le statut rapproché.
Par exemple, lorsque vous inscrivez une facture à un compte client, cette facture est saisie en tant que transaction non soldée et non lettrée sur le compte. Dans un cas de figure simple, si la facture est réglée entièrement en une seule fois, deux étapes suffisent pour enregistrer entièrement le règlement :
- une transaction règlement doit être inscrite au compte client pour réduire le solde client ;
- les transactions règlement et facture doivent être rapprochées sur le compte client pour indiquer que la facture a été réglée.
Pour rapprocher le règlement de la facture, vous devez définir le repère de lettrage sur A lettrer au niveau des transactions règlement et facture. Une fois les lettrages inscrits, le repère de lettrage de chaque transaction est défini sur Lettré(e).
Les transactions inscrites aux comptes Montants non soldés sont conservées dans le système jusqu'à leur lettrage. Autrement dit, jusqu'à ce que la transaction affiche un repère de lettrage de type rapproché. Il existe quatre repères de lettrage de type rapproché : Lettré(e), Réglé(e), Correction et Rapproché(e). Voir 'Quels sont les repères de lettrage qui doivent s'équilibrer ?'
Sur les comptes clients, fournisseurs et tiers, il est particulièrement important de rapprocher correctement les transactions pour éviter que des transactions réglées ne soient traitées comme non réglées.
Si la fonctionnalité d'approbation est activée, certaines transactions à rapprocher peuvent nécessiter une approbation avant de pouvoir être rapprochées. Voir 'Quelles transactions nécessitent une approbation ?'
Si l'option Contrôle règlements requis est activée dans Paramétrage Grand Livre, le processus de rapprochement vérifie que les encaissements/décaissements sont rapprochés dans une séquence Numéro règlement ou Date règlement. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle des règlements ?'
Le rapprochement peut être plus complexe qu'un simple rapprochement de deux écritures correspondantes. Vous pouvez être amené à :
- rapprocher de nombreuses transactions sur le compte. Par exemple, un règlement unique peut être à rapprocher de plusieurs factures et avoirs sur le compte ;
- scinder une transaction en deux pour pouvoir la rapprocher correctement. Par exemple, vous recevez un règlement pour une partie de la transaction initiale que vous devez alors scinder en deux transactions ;
- générer des transactions supplémentaires pour enregistrer un écart entre les transactions rapprochées. Par exemple, pour enregistrer un escompte ou un écart de change.
Rapprochement dans SunSystems
SunSystems Financials propose plusieurs méthodes de rapprochement des transactions :
- Lettrage en ligne - permet de lettrer une transaction dans le cadre du traitement Saisie journal ;
- Lettrage compte - permet de lettrer des transactions manuellement sur un compte sélectionné ;
- Lettrage automatique - permet de lettrer des transactions sur plusieurs comptes sur la base de règles de rapprochement prédéfinies ;
- Exécution rapprochements - permet de rapprocher des écritures de façon automatique (d'après des critères de rapprochement prédéfinis) ou manuelle.