Présentation de Saisie journal
Saisie journal (LEN) est la principale fonction de saisie et d'inscription en ligne de transactions au Grand Livre Financials. Cette fonction puissante et flexible permet de saisir les transactions les plus simples comme les plus complexes dans le format le mieux adapté.
SunSystems propose plusieurs outils performants, tels que Générateur Formulaires qui permet de produire différentes versions du formulaire Saisie journal pour répondre aux besoins des différents types de transactions. Ces formulaires Saisie journal spécifiques peuvent être définis comme options dans le menu SunSystems, permettant ainsi d'y accéder directement.
Saisie journal (LEN) permet la saisie de différents types de journaux par sélection du type de journal approprié. L'apparence du formulaire Saisie journal peut varier si le type de journal sélectionné utilise une mise en page différente de celle qui est actuellement affichée.
Un large éventail de fonctions est à votre disposition pour vous aider à saisir les transactions. Par exemple, un journal prédéfini comporte des valeurs par défaut pour certains champs, des lignes types et vous invite à saisir les informations appropriées.
Vous pouvez afficher à tout moment les transactions que vous avez saisies dans le journal actuel. Vous pouvez également utiliser le menu Actions pour afficher les totaux des transactions par devise, par période ou par référence de transaction.
Si la fonctionnalité d'approbation est activée pour le Grand Livre, il se peut que certains types de journaux nécessitent une approbation. Une fois que ces journaux sont équilibrés, ils sont automatiquement suspendus jusqu'à ce qu'ils soient approuvés. Ils seront alors inscrits automatiquement. Voir 'Approbation de journaux'.
Vous pouvez inscrire les transactions dans n'importe quelle période et date, sous réserve des restrictions définies dans Paramétrage Grand Livre (LES) ou dans le groupe utilisateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à l''aide de Gestionnaire Utilisateurs'.
Saisie journal permet également de rapprocher les transactions à l'aide de la fonction de lettrage en ligne. Voir 'Qu'est-ce que le lettrage en ligne ?' pour plus d'informations.
Analyse des transactions
Vous pouvez saisir jusqu'à dix codes analytiques par transaction. Les codes analytiques requis pour une transaction dépendent du type de journal et du compte Grand Livre. Un journal prédéfini peut comporter des codes analytiques par défaut.
Saisie des codes corrects
Lors de Saisie journal, le système vous invite à saisir différents codes, tels que numéros de comptes, codes immobilisations ou codes analytiques. Tous ces codes peuvent être prédéfinis pour un type de journal spécifique.
Lorsque les codes ne sont pas prédéfinis, SunSystems propose des outils qui permettent de les sélectionner :
- Un bouton , disponible au niveau de tous les champs de référence, affiche la liste des codes disponibles et vous permet de rechercher et de sélectionner le code requis ;
- vous pouvez également utiliser les boutons de navigation pour parcourir les codes existants et identifier le code requis.
Totaux et soldes du journal
Lorsque vous saisissez un journal, le système affiche les totaux de débit et de crédit cumulés ainsi que l'écart entre ces deux totaux. Vous ne pouvez procéder à l'inscription que lorsque les transactions de débit et de crédit s'équilibrent pour chaque période.
Lors de l'exécution de Saisie journal, vous pouvez également afficher le solde du compte saisi sur la transaction actuelle. Le solde affiché n'inclut aucune autre transaction non inscrite, mais inclut les débits et crédits saisis sur les lignes précédentes du journal actuel. Voir 'Vérification des totaux et soldes du journal'.