Qu'est-ce qu'un règlement planifié ?
Les règlements planifiés permettent de scinder automatiquement des lignes de transaction d'après un échéancier dont vous pouvez configurer les pourcentages et les informations de dates dans Paramétrage règlement planifié (SCH).
Les règlements planifiés peuvent scinder des transactions dans les comptes de type fournisseur, client et tiers. Les lignes de transaction concernées sont scindées lors de l'exécution des fonctions Saisie journal (LEN) et Importation journal (LIM).
Grâce aux règlements planifiés, vous pouvez automatiser la tâche d'échelonnement de règlements fournisseur ou client, fonctionnalité particulièrement utile dans les pays où il est courant de régler des factures en plusieurs fois. Un fournisseur peut, par exemple, demander à ce que sa facture soit réglée en douze mensualités. Il vous suffit de saisir la facture en une transaction dans Saisie journal puis, selon les détails de règlement planifié que vous configurez, le système scinde automatiquement la ligne de facture en douze lignes de transaction distinctes. Vous pouvez vérifier la scission de transaction générée avant d'inscrire le journal.
Vous définissez une scission en fonction de pourcentages dont la somme doit toujours se rapprocher le plus possible de 100, et définissez l'option pour déterminer si vous souhaitez ajouter tout reliquat de l'arrondi au premier ou dernier règlement. Dans l'exemple ci-dessus, chaque règlement aurait un pourcentage de 8,333.
La combinaison des pourcentages et informations de dates d'échéance spécifiées dans l'enregistrement Paramétrage règlement planifié détermine le mode de scission de la ligne de transaction client ou fournisseur notamment le nombre de lignes de règlement à générer, leur date d'échéance et leur montant.
Vous pouvez choisir de remplacer les lignes de transaction initiales ou de les conserver (créant ainsi séparément les lignes scindées). Si vous remplacez la ligne initiale, le système la remplace par le premier règlement de la scission. En revanche, si vous choisissez de la conserver, le système crée une ligne d'extourne. Dans ce cas, le système attribue à la ligne initiale et à la ligne d'extourne le repère de lettrage Correction et crée séparément toutes les lignes scindées. Toutes les lignes du journal sont alors renumérotées de façon à ce que les numéros de lignes de chaque référence se suivent. L'option de conserver ou de remplacer les lignes de transaction initiales doit être définie pour l'ensemble du Grand Livre, à l'aide de l'option Conserver valeurs ligne initiale de la page d'onglet Règles transaction de Paramétrage Grand Livre (LES).
Une fois l'enregistrement de règlement planifié créé, vous devez le rattacher à un enregistrement de groupe de conditions de règlement que vous devez à son tour rattacher à un enregistrement client ou fournisseur.
Quand une scission de règlement planifié est-elle invoquée ?
La scission est invoquée uniquement dans Saisie journal (LEN) et Importation journal (LIM) dans certaines conditions :
- Le Type journal utilisé doit autoriser des règlements planifiés. Pour cela, vous devez activer l'option Autoriser règlements planifiés dans Type journal (JNT).
- Le compte doit être de type client, fournisseur ou tiers.
- L'enregistrement client ou fournisseur doit spécifier un code conditions règlement lui-même rattaché au code règlement planifié requis.
Dans Saisie journal, lorsque vous renseignez la ligne journal du compte client ou fournisseur et sous réserve de satisfaire les conditions ci-dessus, les lignes de règlement sont générées dans le formulaire Saisie journal.
La numérotation des lignes de journaux est traitée de la même manière que les montants de taxe calculés automatiquement. Par exemple, en supposant que la transaction initiale a comme numéro de ligne de journal 1.0, les lignes scindées sont numérotées 1.1, 1.2, 1.3, et ainsi de suite. Si la transaction initiale est conservée (en activant l'option Conserver valeurs ligne initiale dans Paramétrage Grand Livre), la ligne de journal 1.0 est conservée, une extourne est créée à la ligne 1.1 et les lignes de règlement scindées commencent à 1.2. Si, en revanche, la transaction initiale n'est pas conservée, le numéro de ligne 1.0 cesse d'exister et la numérotation des lignes de règlement commence à 1.1.
Quelles sont les informations qui figurent sur les lignes scindées ?
Les informations qui figurent sur les lignes scindées, d'après la transaction d'origine et les options définies dans Paramétrage règlement planifié (SCH), sont les suivantes :
- Les détails de ligne de journal comme la référence de transaction, la période, la date, le compte, le libellé et les codes analytiques sont copiés de la ligne initiale sur les lignes scindées.
- Des ajustements d'arrondi sont appliqués sur la première ou la dernière ligne, selon l'option .
- En utilisant l'option , vous pouvez inclure le montant total des taxes dans le premier règlement et appliquer la scission au montant à régler/recevoir restant, comme l'exige la loi dans certains pays pour ce type de transaction commerciale. Vous pouvez également diviser la taxe en parts égales entre les lignes scindées, ou l'ajouter à la dernière ligne seulement.
Quelle est l'interaction entre les règlements planifiés et les autres traitements ?
La fonctionnalité de planification des règlements fonctionne en conjonction avec d'autres fonctionnalités automatiques dans le cadre de Saisie journal et Importation journal de la manière suivante :
- La scission des règlements planifiés intervient après le calcul automatique des taxes et des retenues (concerne uniquement Saisie journal). La raison en est que les taxes sont incluses dans la ligne client ou fournisseur avant de scinder la transaction.
- La scission des règlements planifiés intervient avant le calcul des conditions de règlement standard, de façon à pouvoir calculer les dates de document, dates d'escompte et dates d'intérêt sur chaque ligne de règlement générée dans le cadre de la scission.
Si une transaction fait l'objet d'une scission via un règlement planifié, elle n'est scindée qu'une seule fois même si deux ou plusieurs traitements affectent la même transaction, comme la suspension du journal et son inscription ultérieure au Grand Livre réel. La scission n'est générée que dans Saisie journal si la transaction n'a pas déjà été scindée.
Exemple :
Les entrées suivantes sont générées dans le cadre d'une transaction Saisie journal destinée à enregistrer une facture de vente :
Débit client 117,50
Crédit ventes 100
Crédit taxes 17,5
(généré par calcul automatique)
L'application d'un règlement planifié détermine le nombre de règlements nécessaires, leur pourcentage et les dates d'échéance à assigner à ces lignes de transaction scindées.
Pour cet exemple, nous supposons qu'il s'agit d'une scission en 4 montants égaux de 25 %, avec les options par défaut (à savoir Dernier(-ère)) et Traitement taxe (Appliquer à tous pour une répartition équitable). Nous supposons également que la devise est à 2 décimales.
Le calcul des montants de règlement scindé est le suivant :
Règlement à la date d'échéance 1 : 29,38
Règlement à la date d'échéance 2 : 29,38
Règlement à la date d'échéance 3 : 29,38
Règlement à la date d'échéance 4 : 29,36
(tenant compte de l'ajustement d'arrondi dans le montant final)
A ce stade, des lignes Grand Livre supplémentaires ont été générées, mais pas inscrites. Avant inscription, le système applique les conditions de règlement à chaque ligne scindée pour générer des dates supplémentaires telles que dates de document, dates d'escompte et dates de début d'intérêt, susceptibles d'être déterminées par la date d'échéance et donc générées à ce stade pour chaque ligne.