Rapprochement par quantité ou valeur

Le champ Rapprocher facture par de la fonction Type achat indique si le rapprochement doit porter sur la quantité ou la valeur. Quelle que soit la valeur de ce paramètre, le système se sert des quantités pour déterminer si une transaction a passé une étape et combien ont passé une étape. Par exemple, si vous avez commandé 100 et recevez 102, cette étape est enregistrée comme complète. Si vous n'en recevez que 99, cette étape n'est pas entièrement terminée. Par conséquent, le traitement de la quantité est important quelle que soit la méthode de rapprochement.

Remarque: Aucune facture ne peut être générée si, dans le Type achat utilisé, le champ Valeur de rapprochement n'est pas défini sur Oui dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur. Pour le rapprochement de la quantité et de la valeur, le champ Valeur de rapprochement doit être défini en fonction d'un code valeur devise (et non en fonction du code valeur quantité défini sur unités).

Rapprochement par quantité

Dans un rapprochement par quantité, le système compare la quantité de commande restante à la quantité de facture restante rapprochée. En cas d'écart, le système vous demande si d'autres commandes/factures sont à rapprocher de la quantité restante la plus élevée ; si vous répondez par la négative, la ligne est fermée. Par exemple, une commande de 100 est rapprochée de factures dont la quantité totale s'élève à 99 ; le système vous demande si vous attendez d'autres factures, auquel cas la ligne de commande doit rester ouverte ; si vous n'attendez aucune autre facture, la ligne de commande est fermée. La même question vous est posée dans le cas inverse, autrement dit si la quantité totale des factures est supérieure à la quantité commandée.

Une autre complication survient lorsque les quantités reçues sur le bon de réception sont différentes. Dans ce cas, il existe des combinaisons diverses de quantités commandées, de quantités reçues et de quantités facturées, toutes supérieures ou inférieures les unes des autres. Le système vous interrogera selon le cas qui se présente.

Si la quantité de commande restante est égale à la quantité de facture restante, le système ferme automatiquement chacune des lignes. Si une quantité est supérieure à une autre et vous répondez que la ligne est à fermer, le système ferme la transaction. Si une commande doit être fermée, la fonctionnalité d'annulation de quantité permet d'annuler la quantité restante. Par exemple, vous rapprochez une commande dont la quantité est 200 de factures dont la quantité totale est 199, et indiquez que vous n'attendez pas d'autres factures ; dans ce cas, le système se sert de la fonctionnalité d'annulation de quantité pour fermer la commande dont la quantité restante est 1. Un code motif est requis pour indiquer la raison de fermeture de la ligne. Le Code motif du type d'achat correspondant est repris en tant que code motif d'annulation quantité par défaut.

Rapprochement par valeur

Le rapprochement par valeur fonctionne de façon similaire au rapprochement par quantité. Vous pouvez utiliser ce rapprochement à la place d'un rapprochement par quantité ou lorsque les quantités ne s'appliquent pas au mode de commande, par exemple dans le cadre de commandes globales d'un montant élevé pour lesquelles vous recevez régulièrement des factures. La commande fournisseur a été saisie et traverse toutes les étapes jusqu'à celle où elle est disponible pour facturation. La quantité de la commande fournisseur générée sera supérieure au nombre de règlements prévu. Vous pouvez rendre la quantité invisible en la définissant comme commande fournisseur prédéfinie ou formulaire prédéfini.

Le code valeur à utiliser lors d'un rapprochement de valeurs est défini dans le champ Valeur de rapprochement du formulaire Définition type achat - paramétrage valeur.

Un paramétrage spécifique est conseillé dans le cas d'un rapprochement par valeur pour lequel aucune quantité n'est requise. Par exemple, si seul un montant est saisi sur une commande ou une facture relative à un service, au lieu d'un nombre d'heures et d'un tarif horaire. Le code valeur quantité (Avec unités) est alors égal au code valeur devise défini comme valeur de rapprochement. Le code valeur quantité doit être saisi après la valeur de rapprochement. L'ordre des codes valeurs est défini dans Type achat. Tout champ relatif à la quantité ne doit pas figurer sur le formulaire. La quantité étant égale à la valeur de rapprochement, la méthode de rapprochement et d'annulation de la valeur restante sur la commande est identique à celle du rapprochement par quantité. Lorsque la valeur restante de la facture est égale à zéro et que la facture est fermée, la commande est fermée également.

Si le paramétrage doit prendre en compte la quantité, le rapprochement par valeur doit être effectué avec précaution. En effet, si la quantité facturée est supérieure ou égale à la quantité restant à commander, la commande sera fermée. Il ne sera pas tenu compte du fait qu'une valeur reste à rapprocher et que la commande aurait dû rester ouverte à cette fin.

Si les valeurs restantes divergent, le système vous demande systématiquement si vous souhaitez fermer la transaction la plus élevée ou la laisser ouverte. Le principe est le même que le rapprochement par quantité et le système utilise la fonctionnalité d'annulation de quantité pour la valeur restante.

Si le paramètre Rapprocher facture par dans Type achat (PTS) est défini sur une valeur en devise de transaction, il sera utilisé pour le rapprochement quels que soient les paramètres du Paramétrage unité de gestion.

Si la valeur de transaction dans Paramétrage unité de gestion est définie sur "Uniquement si saisi(e)", le paramètre Rapprocher facture par du Type achat (PTS) ne doit être défini sur une valeur de transaction que si cette valeur est toujours saisie.