Delegar aprobaciones
Se puede configurar el sistema para delegar las aprobaciones. Por ejemplo: un encargado no es capaz de aprobar una serie de órdenes debido a otros compromisos o porque está fuera de la oficina; el encargado puede delegar a una secretaria la aprobación de las órdenes en su nombre.
Existen muchas formas de conseguir este objetivo. Los dos métodos se especifican a continuación:
- La secretaria utiliza el id. de operador del encargado.
- La secretaria y el encargado están en el mismo grupo de acceso de datos.
La secretaria utiliza el id. de operador del encargado
Esto se consigue utilizando el campo Código de operador en el formulario de aprobaciones. La seguridad se consigue mediante los controles DAG en Diseñador de formularios.
Para realizar esta operación:
- La secretaria no es normalmente parte del DAG del encargado, si no que pertenece a uno inferior.
- Cuando se aprueban líneas a través del escritorio de control o de las acciones del formulario de entrada de factura/orden
de compra, aparece el formulario de aprobaciones. El formulario de aprobaciones contiene el código de Operador de aprobador.
Este es el código de operador del aprobador y de los códigos DAG. Por defecto es el código de operador de usuario actual.
Nota: El usuario puede modificar este código sin ninguna restricción.
- El formulario de aprobaciones tiene un código DAG que se aplica con Diseñador de formularios. Hay dos opciones:
- Un formulario de aprobación único se utiliza en toda la base de datos. Este código DAG incluye a la secretaria y a todos los otros aprobadores.
- Se utilizan formularios de aprobación múltiples, y al menos dos se utilizan del siguiente modo:
- Un formulario contiene el código de operador y tiene permisos de código DAG aplicados que solo le permiten a la secretaria el acceso.
- A un formulario se le elimina el código de operador. Este lo utilizan todos los aprobadores dentro de la base de datos. Puede o no contener permisos de código DAG.
- Cuando una secretaria aprueba una orden en nombre de su encargado, el formulario de aprobación comprueba los grupos DAG de la secretaria para ver si tienen permisos para ver el formulario de aprobación y, si existe más de un formulario disponible, cuál de ellos es el adecuado.
- La secretaria introduce el código de acceso del encargado para aprobar la orden.
La secretaria y el encargado están en el mismo DAG
Otra alternativa es tener a la secretaria en el mismo DAG que el encargado. En este caso, no hay que realizar los pasos indicados arriba porque la secretaria tiene los mismos permisos que el encargado. Igualmente, se guarda un seguimiento de auditoría de quién aprobó la factura/orden, y se espera que el proceso esté en orden de tal forma que garantice que una secretaria no pueda realizar aprobaciones sin el permiso del encargado.
Más seguridad
Es posible establecer más seguridad mediante Editor de permisos de formularios o Seguridad de escritorio de control.
Editor de permisos de formularios: las acciones Aprobar y Aprobar línea pueden tener grupos de operador asignados. Esto limita la acción a operadores incluidos en esos grupos de operador.
Seguridad de escritorio de control: el programa de lote de Escritorio de control para aprobaciones puede tener DAG aplicados. Esto limitaría el uso del programa a solo aquellos operadores dentro de ese DAG.