Configurar aprobaciones

Las aprobaciones son parte del ciclo de compras y se utilizan dentro de los movimientos o ventas. Antes de utilizar las aprobaciones, el sistema debe configurarse para que permita que las aprobaciones funcionen como lo requiere la empresa.

Estos son los pasos que se deben seguir:

  1. En Definir procesos de compras (PBS) > Aprobación de compra, seleccione la opción Comprobar aprobaciones en: Aprobaciones de facturas y órdenes en uso, Aprobaciones de órdenes en uso y Aprobaciones de facturas en uso.
  2. Asegúrese de que los grupos de operadores y los grupos de acceso de datos se crean adecuadamente para aprobaciones en Gestor de usuarios. Los grupos de acceso de datos deben seguir los niveles de aprobación requeridos, por ejemplo, Supervisor, Gestor, Director, etc.
  3. Utilice Tablas de aprobación (ATS) para configurar las tablas de nivel de aprobación. Es posible que existan una o más tablas de aprobación. Configure los criterios que deben establecerse para que funcionen las aprobaciones.

    Los códigos de análisis se pueden utilizar pero no son obligatorios.

    Los aprobadores pueden ser todos de distintos DAG o del mismo grupo, o bien una combinación.

  4. Asigne una tabla de aprobación a una fase en un tipo de compra. Configure los diferentes marcadores en el tipo de compra. Pueden aplicarse aprobaciones en las fases de entrada de orden, confirmación de orden, entrada de factura o confirmación de factura, es decir, no en las fases de nota de recepción o emparejado de facturas.
  5. Decida cómo se van a aprobar dentro del sistema las órdenes o facturas:
    • Escritorios de control: configure los filtros del escritorio de control requeridos para que aparezcan las órdenes o facturas que necesitan aprobación. Existe un programa de lote que aprueba múltiples órdenes/facturas.
    • Entrada de orden de compra o Entrada de factura de compra: use la acción Aprobar o Aprobar línea según si las aprobaciones se encuentran en el nivel de documento (nivel de orden/factura entera) o de línea en el tipo de compra.
  6. Configure los formularios que se van a utilizar en órdenes o facturas de compra. Se recomienda tener el campo Estado de aprobación en el formulario para que los usuarios puedan comprobar qué líneas han sido aprobadas o rechazadas.