Procesar aprobaciones

Una vez configuradas, las aprobaciones de compras se utilizan con órdenes de compra y/o facturas. Las aprobaciones funcionan tanto en órdenes de compra como en facturas. El proceso de una aprobación es exactamente el mismo para una orden o factura.

Generar una orden de compra: en Tipo de compra > Fase de compra las aprobaciones se definen en línea o documento (factura u orden entera) usando el campo Nivel de transacción. Al introducir líneas en la orden, el sistema procesa cada línea una por una, o bien agrupa todas las líneas juntas.
El sistema comprueba si las aprobaciones se requieren en esta orden/factura.
El proceso es el siguiente:
- Busque el tipo de transacción de compras en el encabezado de la orden/factura de compra.
- Busque las tablas de aprobación definidas en el tipo de transacción de compras.
- En la tabla de aprobaciones, compara la factura/orden con las líneas de detalles de la tabla de aprobación para comprobar si se ajusta a los criterios.
Si se cumple el criterio de una línea de la tabla de aprobación, se realiza lo siguiente en la línea/documento:
- Se configura el estado de la línea en Retener.
- Se configura el estado de aprobación de línea en Sin aprobar.
- Se crea un sello de aprobación. Este sello describe las aprobaciones requeridas para liberar la línea.
Nota: Se trata de una tabla que el sistema crea y mantiene como la factura/orden aprobada.
Apruebe la línea/documento en Entrada de orden/factura de compra.
Las opciones en Entrada de orden/factura de compra son:
- Aprobar (si se utilizan aprobaciones de nivel de documento)
- Aprobar línea (si se utilizan aprobaciones de nivel de línea)
- Aprobar (si se utilizan aprobaciones de nivel de línea y se aprueban todas las líneas).
Utilice un programa de lote de Escritorio de control para aprobar la línea o líneas.
Es posible que se requieran muchos aprobadores para aprobar la línea/documento. Es necesario que cada aprobador apruebe cada línea/documento requerido.
Cuando todos los aprobadores aprueban la línea/documento, el estado de aprobación de cada línea cambia automáticamente a Aprobado. El usuario debe liberar cada línea para permitir que las líneas sigan su curso.

Línea de detalles de tabla de aprobaciones

Cuando se introduce una orden/factura, si se encuentra una tabla de aprobaciones pero no se cumple ningún criterio de líneas de detalle de la tabla, la línea se retiene pero no queda sujeta a aprobaciones. El usuario debe liberar la línea manualmente.

En las líneas de detalles de la tabla de aprobaciones, se pueden especificar los códigos DAG de hasta diez aprobadores. El orden en el que se especifican es el orden en el que deben aprobarse. Por ejemplo, una línea de detalles de tabla de aprobaciones puede tener:

Límite - 999.999.999

Aprobador 1 DAG - DAG X

Aprobador 2 DAG - DAG Y

Aprobador 3 DAG - DAG Z

El aprobador en DAG X debe aprobar antes de que el aprobador DAG Y apruebe. Los aprobadores de DAG X y DAG Y deben aprobar antes de que un aprobador en DAG Z apruebe.

Si se rechaza o desaprueba una línea/documento, esta línea no será procesada. El aprobador debe proporcionar un código de causa que indique el motivo del rechazo.