Eliminar o archivar transacciones

La cantidad de tiempo durante la que se mantienen las transacciones en un libro mayor depende únicamente de las exigencias de la empresa. Las transacciones pueden permanecer en el libro mayor indefinidamente. No obstante, la desventaja de retener las transacciones es que los libros mayores se hacen demasiado voluminosos y difíciles de manejar.

Archivar es una manera de almacenar datos eliminados del archivo de libro mayor. Esta operación copia en un archivo histórico los datos originales de las transacciones resumidas al aplicar Eliminación en libro mayor (LCL).

Se puede optar por retener transacciones de cuentas específicas durante más tiempo que las otras cuentas. Por ejemplo, las transacciones de hoja de balance de pérdidas y ganancias se retienen un año, pero las transacciones de deudor/cobros o acreedor/pagos se retienen el tiempo necesario hasta que se emparejan.

Se debe guardar un registro con la frecuencia con la que se elimina cada grupo de cuentas. Se debe firmar y adjuntar una fecha a estos registros cada vez que se realiza una eliminación. Esto garantiza el mantenimiento de un registro adecuado de lo que se ha eliminado de cada libro mayor.

El proceso de archivado se activa al seleccionar el campo Archivo histórico de libro mayor en Definir libro mayor (LES).

Las transacciones históricas se pueden ver con las transacciones actuales mediante Consulta de libro mayor (LAQ), con el código de tipo de filtro SALQA (Consulta de libro mayor - Archivo histórico), y se pueden imprimir utilizando un informe basado en el informe de ejemplo FTAL1.srdl.