Transacciones que deben eliminarse
Eliminación en libro mayor (LCL) es un proceso que elimina transacciones históricas o redundantes del libro mayor de la base de datos y las sustituye por transacciones de saldo resumidas. No es obligatorio realizar una eliminación en el libro mayor. Sin embargo, a medida que se acumulan las transacciones, los procesos e informes se realizan con mayor lentitud. Para obtener un rendimiento óptimo, se debe ejecutar una eliminación con la mayor frecuencia posible.
Eliminación en libro mayor intenta eliminar todas las transacciones de las cuentas seleccionadas (incluidas las cuentas cerradas si se encuentran dentro del rango de códigos de cuenta seleccionados) para todos los períodos hasta el seleccionado, incluido este último. No se pueden eliminar transacciones correspondientes al período actual. Asimismo, si opta por eliminar transacciones del año anterior, aparece un mensaje de advertencia ya que puede que estas cifras sean necesarias en los informes.
El valor del tipo de saldo del código del plan contable determina cómo se gestionan las transacciones de la cuenta durante la eliminación de período:
- En las cuentas de saldo acumulado, se eliminan todas las transacciones, a no ser que tengan un marcador de asignación que indica Retenido.
- En las cuentas de saldo abierto, se eliminan las transacciones que tienen un marcador de asignación que indica Conciliado, Corrección, Asignado o Pagado.
Una transacción que, por lo demás, se puede seleccionar para eliminación, no se elimina si es una contabilización provisional.
Las transacciones quitadas mediante Eliminación en libro mayor se borran físicamente del sistema o bien se guardan en un archivo histórico.
Transacciones de presupuesto
Eliminación en libro mayor se puede aplicar a un libro mayor de presupuesto con el fin de resumir y eliminar las transacciones de presupuesto de la misma forma que las transacciones reales. Existe, sin embargo, una excepción. Las transacciones de presupuesto siempre se borran en lugar de archivarse, aunque se haya seleccionado la opción Archivo histórico de libro mayor en Definir libro mayor (LES).
Cuando se ejecuta una eliminación de año, se eliminan todas las transacciones de presupuesto hasta el año especificado inclusive. Los saldos de resumen se contabilizan en el último período del año especificado para la combinación de cuenta y código de análisis. Por lo tanto, si desea retener un presupuesto a efectos de realización de informes histórico, no debe ejecutar una eliminación de año en el libro mayor de presupuesto correspondiente.
Transacciones de saldo
Eliminación en libro mayor sustituye las transacciones eliminadas por transacciones de saldo. De este modo, los informes financieros pueden incluir saldos de períodos históricos a pesar de que las transacciones se hayan eliminado o archivado.
En lugar de crear una única transacción que resuma todas las transacciones eliminadas en una cuenta y para un período determinado, se crean varias transacciones de resumen. Estas transacciones reflejan las combinaciones de cuenta, período, códigos de análisis, código de moneda, marcador de asignación, código de activo, subcódigo de activo e indicador de activo en las transacciones resumidas.
Si algunos de los análisis ya no son necesarios, es posible reducir el número de transacciones de saldo definiendo consolidaciones de código de análisis. Los códigos de análisis de transacciones de las dimensiones seleccionadas se ignoran y las transacciones se resumen como si estos códigos no existieran.
Después de la eliminación, las nuevas transacciones de saldo muestran un número de diario y, si corresponde, una referencia de asignación de cero. La fecha y el período de asignación y transacción se definen con los valores correspondientes a partir de las transacciones más recientes eliminadas.