Configurar la integración de ION Workflow

La integración de SunSystems con ION Workflow permite separar las actividades de entrada y procesamiento de transacciones en SunSystems, desde la actividad y responsabilidad de autorizar y aprobar transacciones. Esta opción añade mayor flexibilidad al configurar los procesos de control de transacciones y proporciona un rastreo de auditoría externo a SunSystems para aprobaciones, lo cual permite una adaptación de los sistemas de negocios a las responsabilidades asumidas por personal clave. Por ejemplo, es posible que un jefe de proyectos no necesite acceder a las funciones de orden de compra de SunSystems pero puede que tenga que aprobar personalmente todos los proyectos relacionados con compras en ION Workflow.

Utilice Configuración de flujo de trabajo (WFC) para configurar una definición de flujo de trabajo de integración en SunSystems para uno o varios procesos empresariales. Es la representación de SunSystems de la definición del flujo de trabajo configurada en ION Workflow. En Finanzas puede configurar definiciones de flujo de trabajo para estos procesos empresariales: Entradas e importaciones de libro mayor, Asignaciones de cuentas y Autorizaciones de pago. En Gestión de órdenes puede configurar definiciones de flujo de trabajo para el proceso de aprobación de orden de compra: Puede crear definiciones de flujo de trabajo para procesos empresariales diferentes, sin embargo, para cada proceso empresarial no puede crear más que una definición de flujo de trabajo.

Nota: La autorización se utiliza para transacciones o procesos de finanzas y la aprobación para transacciones de órdenes de compra.

La representación de la definición del flujo de trabajo de SunSystems se aplica a una base de datos específica. Si utiliza Administración de base de datos (BUA) para crear una base de datos nueva basada en una configurada con definiciones de flujo de trabajo, en la nueva base de datos se copian las definiciones de este flujo de trabajo, no las transacciones de dicho flujo de trabajo o el registro de historial.

Requisitos previos

Para que SunSystems funcione con ION Workflow deben cumplirse los requisitos siguientes:

  • Debe crearse una integración de configuración en SunSystems, con IONWorkflow seleccionado como sistema integrado. Debe realizarse antes de configurar el producto SunSystems en ION, de forma que las tablas de las bases de datos correspondientes (tablas de bandeja de entrada y bandeja de salida) estén disponibles en el producto SunSystems antes de que ION Workflow se conecte a SunSystems.
  • Infor ION debe estar instalado con ION Workflow habilitado. Consulte el documento ION Installation Guide en la sección de documentación del producto de Infor Xtreme.
  • En ION Desk, debe definirse SunSystems como un aplicación. En ION Desk debe:
    • Crear un punto de conexión a las base de datos dominio de SunSystems.
    • Definir un flujo de trabajo que represente el enrutamiento de los BOD (Business Object Documents) de ION Workflow a través de ION.
    • Añadir el documento de ION Workflow y establecer el verbo Process para que se envíe desde la aplicación. El id. lógico, mediante el cual ION reconoce y se comunica con SunSystems se genera automáticamente mediante ION. El valor exacto de este id. lógico debe configurarse en Configuration Manager (CGM). Seleccione Integración > Común y especifique id. lógico, por ejemplo, lid://infor.sunsys6.

Para obtener instrucciones detalladas sobre la utilización de ION ION Desk, consulte Connect Administration Guide de ION en la sección de documentación de productos de Infor Xtreme.

Nota:  Cuando se introduce un id. lógico en Configuration Manager (CGM), el valor introducido debe coincidir exactamente con el id. lógico proporcionado por ION cuando define SunSystems como una aplicación.
  • Las definiciones de flujo de trabajo de SunSystems deben configurarse para que coincidan exactamente con las definiciones de ION Workflow. Los parámetros del envío de SunSystems deben ser exactamente iguales a los parámetros de entrada de ION Workflow, y los parámetros de recepción de SunSystems deben coincidir con los parámetros de salida de ION Workflow. Estos parámetros se describen más detalladamente a continuación para SunSystems. Consulte el manual ION Administration Guide en la sección de documentación de Infor Xtreme.
    Nota: Puede crear una definición de flujo de trabajo en ION Workflow antes o después de crear la representación de SunSystems correspondiente.
  • Si necesita delegar autorizaciones de finanzas en ION Workflow, debe configurar estas opciones en SunSystems:
    • En Definir libro mayor > Requisitos adicionales, establezca el campo Autorización requerida en Sí.
    • Defina al menos un código de rechazo en Código de rechazo (FJC) para utilizarlo como valor por defecto en la definición del flujo de trabajo.
    ION Workflow ignora el valor establecido en Autorización requerida en tipos de diarios individuales, es decir, siempre que el resto de la configuración se encuentre definida correctamente, las transacciones autorizadas en ION Workflow se aceptan en SunSystems independientemente del tipo de diario. Si en el futuro deja de utilizar ION Workflow para autorizaciones de Finanzas y empieza a autorizar con SunSystems, el valor configurado en Autorización requerida, para cada tipo de diario, tendrá que respetarse y por lo tanto tendrá que comprobar si la casilla está seleccionada de forma apropiada en los diarios relevantes.

    De forma similar no necesita configurar Equipos de usuarios o Fases de autorización para ION Workflow; sin embargo, si se necesitaran autorizaciones posteriormente en SunSystems sin ION Workflow, tendrán que configurarse en ese momento.

  • Si necesita delegar la aprobación de órdenes de compra en ION Workflow, debe configurar las aprobaciones de compra en SunSystems a nivel de encabezado de orden, ya que el flujo de trabajo de aprobación de órdenes de compra necesita encabezados de orden no líneas de transacciones. En la ficha Aprobación de compras de Definir procesos de compras (PBS), seleccione Usar aprobación de órdenes en Tipos de compras (PST) > Definir fase, establezca el nivel de transacción en Documento para la fase que necesita aprobación.
    Nota: La tarea de aprobación de orden de compra puede delegarse a ION Workflow, bien en la fase de entrada de orden o la de confirmación de orden. Se recomienda no utilizar la fase de entrada para la aprobación de ION Workflow a menos que el contenido de la orden de compra cambie con poca frecuencia. El motivo es que SunSystems prohíbe cambios en la orden mientras se espera la aprobación mediante ION Workflow. Después de que ION Workflow aprueba una orden de compra, no debe cambiar el contenido o detalles de la misma. Si tiene que modificar la orden de compra, cree una copia para introducir cambios y elimine la original.
  • Si es necesario delegar la aprobación de órdenes de compra a ION Workflow, deben configurarse aprobaciones de compra en SunSystems con otro aprobador.
  • Para configurar un usuario aprobador suplente en SunSystems, seleccione el usuario de aprobación de flujo de trabajo correspondiente de la directiva de seguridad en Consola de seguridad o Gestor de usuarios.