Concepto de anulaciones de pago manuales
La utilidad Anulación de pago manual permite contabilizar un ajuste en una cuenta de proveedor, incluir esta transacción en una ejecución de pagos y al mismo tiempo invertir automáticamente el ajuste en la cuenta del proveedor para mantener el saldo de cuenta correcto. Por ejemplo, es posible introducir una anulación de pago manual para registrar facturas de pago urgente para garantizar la entrega, pero que se han extraviado en correos.
La utilidad Anulación de pago manual está disponible únicamente si se ha activado en Definir libro mayor (LES) y solo la pueden utilizar usuarios autorizados.
Registrar la anulación de pago manual y contrapartida
Una transacción de anulación de pago manual se introduce en una cuenta mediante una opción de proceso del escritorio de control. La transacción se introduce en el formulario Entrada de libro mayor, pero a este formulario se accede a través del escritorio de control.
Solo es necesario introducir la transacción de anulación de pago manual para la cuenta de proveedor seleccionada. Cuando se opta por contabilizar esta transacción, se genera automáticamente una transacción de contrapartida de redondeo. Ambas transacciones se contabilizan a la cuenta de proveedor. Esto garantiza que el saldo de la cuenta de proveedor se mantiene correcto y que la entrada doble se mantiene.
La transacción de anulación de pago manual queda inmediatamente disponible para pago. A la transacción de contrapartida se le asigna automáticamente un marcador de asignación de Retenido para asegurar que no se puede seleccionar para pago.
Pagar la transacción de anulación de pago manual
Una transacción de anulación de pago manual se incluye en una ejecución de pagos para el proveedor de la forma habitual. No se puede seleccionar la transacción de contrapartida porque tiene un marcador de asignación establecido en Retenido.
No obstante, existen diferencias importantes en el proceso de pago que se realiza.
Las transacciones de pago no se emparejan automáticamente con las transacciones seleccionadas para pago. El emparejamiento debe realizarse manualmente con una de las funciones pertinentes, Asignaciones de cuenta (ACA), Asignación en línea o Asignación automática (TRM).
Una vez que se ha pagado la transacción de anulación de pago manual mediante la ejecución de pagos, se elimina automáticamente el marcador de asignación Retenido de las transacciones de contrapartida.
El pago se genera de la forma habitual, pero no es posible generar un aviso de pago normal.
Anulaciones de pago manuales permanentes o temporales
Las transacciones de anulación de pago manual pueden generarse como transacciones temporales o permanentes en la cuenta del proveedor. Esto determina si las transacciones de anulación de pago permanecen o no visibles en la cuenta del proveedor una vez que se ha generado el pago. Esta selección se realiza en Definir libro mayor.
Si las transacciones se tratan como permanentes, siempre estarán visibles en la cuenta.
Si las transacciones se tratan como temporales, cuando la transacción de anulación se ha incluido en la ejecución de pagos, tanto a esta transacción como a la de contrapartida se les asigna un marcador de asignación de Corrección. Las transacciones con este marcador no se incluyen en los informes de gestión o consultas y por lo tanto se convierten en invisibles.
Los marcadores de asignación se describen con más detalle en Concepto de marcadores de asignación y Marcadores de asignación disponibles.
Registrar la factura real
Cuando se recibe la factura o nota de crédito, se contabiliza en la cuenta del proveedor de la forma habitual. Esta transacción se corresponde con la transacción de contrapartida de anulación de pagos manual que permanece pendiente en la cuenta del proveedor.
Cuando se realiza la siguiente ejecución de pagos en la cuenta, automáticamente se seleccionan para pago la transacción de contrapartida y la transacción real y se cancelan la una a la otra, con lo que el siguiente pago del proveedor no se verá afectado.