Ejemplos de rechazos y sustituciones

La configuración de determinadas opciones afecta directamente la forma en que se trata un error generado en los datos de importación del libro mayor, según la gravedad del mismo.

Errores serios

En determinadas circunstancias se considera que una línea tiene un error serio. Por ejemplo, si el usuario intenta contabilizar en una cuenta inexistente o cerrada o utilizar un código de análisis o tipo de diario inexistente o prohibido. El error más frecuente es no incluir códigos de análisis para una cuenta cuando éstos se han establecido como obligatorios.

Si establece la opción Contabilizar transacciones (al importar) en Contabilizar, cualquier error serio se trata como motivo de rechazo de la línea de transacción de la cuenta, y se pasa a la cuenta provisional de errores especificada por el usuario. Sin embargo, si se selecciona la opción Contabilizar si no hay errores, los errores serios se consideran causas de rechazo de la transacción y por lo tanto de la no contabilización del archivo de importación de libro mayor.

Descuadres

Si en la opción Contabilizar transacción (al importar) se selecciona Contabilizar, los descuadres de cualquiera de las monedas se cuadran automáticamente creando líneas apropiadas en la cuenta provisional de errores para los valores que causan el descuadre.

Si se selecciona Contabilizar si no hay errores, la forma en que se tratan los descuadres (es decir, si los descuadres se consideran errores) depende de la configuración de la opción Transacciones de cuadre al contabilizar si no hay error. Esto se describe detalladamente en la sección Cuadrar incluida en este tema.

Sustituciones

Cuando los errores no son lo suficientemente serios como para rechazar la línea y pueden enmendarse automáticamente con una alternativa adecuada, la línea de transacción se importa a la cuenta correcta y se realiza una sustitución. Estas sustituciones se realizan independientemente de que la opción seleccionada sea Contabilizar o Contabilizar si no hay errores.

Las sustituciones pueden ser importantes o insignificantes. En general las sustituciones insignificantes se pueden ignorar, por ejemplo, cuando los códigos de análisis se importan en minúsculas y se sustituyen con mayúsculas.

A continuación se detallan los ejemplos más comunes de sustituciones importantes. Cuando el archivo de importación contiene:

• Un código de análisis para una cuenta que tiene una dimensión prohibida. El código de análisis se sustituye con un código en blanco o nulo.
• Una fecha o período no incluido en el rango abierto que se especifica en Definir libro mayor (LES). El error se sustituye con la fecha o período actual, según sea apropiado.
• Código de conversión de moneda y dos valores, pero falta la tasa de conversión. Se introduce la tasa correcta.
• Una tasa de conversión de moneda incorrecta para los dos valores introducidos en la línea de transacción. Se introduce la tasa correcta.
• Un código de conversión de moneda, una tasa de conversión y un valor base, pero no hay valor de transacción (u otro). El valor para otra moneda se calcula y se realiza la sustitución.