Gestionar errores generados en la importación de libro mayor
La función Importación de libro mayor utiliza las mismas normas de cuadre y validación que Entrada de libro mayor en cada diario procesado, con lo cual solo se contabilizan diarios válidos. Al seleccionar los parámetros de tiempo de ejecución de Importación de libro mayor, puede optar por solo validar diarios del archivo de importación seleccionado o validar y contabilizar los diarios. Si se selecciona contabilizar los diarios, puede optar por contabilizar solo los que pasan el proceso de validación o forzar la contabilización de todos, incluyendo, cuando sea necesario, los de las transacciones de cuadre en la cuenta provisional de errores.
Los errores del diario se identifican en el informe de validación de Importación de libro mayor. Consulte Crear informes sobre el proceso de importación.
Contabilización si no hay errores
Se puede seleccionar la opción Contabilizar si no hay errores en el campo Contabilizar transacciones (al importar) del formulario Parámetros de tiempo de ejecución de importación de libro mayor para impedir que los diarios se contabilicen si contienen errores.
Si se selecciona esta opción, los diarios no válidos aparecen en las tablas de importación con estado Hay errores (datos sin contabilizar).
Los errores se identifican en el informe de validación de Importación de libro mayor y el usuario debe editar el archivo del diario para corregir los errores. Después se debe volver a seleccionar el diario para importarlo. Alternativamente, si el archivo no tiene que importarse, se puede borrar el diario de las tablas de importación. Consulte Eliminar archivos de importación de libro mayor.
Si desea editar los datos del diario en Finanzas, debe definir el parámetro en tiempo de ejecución Contabilizar para retener a fin de que los diarios no válidos se incluyan en Finanzas como diarios retenidos. Después puede revisarlos, editarlos y liberarlos utilizando Entrada de libro mayor, como si se tratara de diarios retenidos manualmente. Consulte Extraer diarios retenidos.
También se puede anular la opción Contabilizar si no hay errores, si el error se debe a una diferencia de redondeo de conversión de moneda generada por el sistema.
Forzar la contabilización de diarios con errores
Se puede seleccionar la opción Contabilizar en el campo Contabilizar transacciones (al importar) de Parámetros de tiempo de ejecución de importación de libro mayor para forzar la contabilización de los diarios incluso si contienen errores. Si se selecciona esta opción, el sistema sustituye los detalles de los diarios no válidos y, si es necesario, los cuadra para poder contabilizarlos.
Un diario puede incluir diferentes tipos de errores, los cuales se procesan de forma distinta:
- Es posible que en un diario falten detalles o que éstos sean incorrectos. En este caso, Importación del libro mayor sustituye los detalles no válidos con información válida por defecto. Por ejemplo, si el código de cuenta en una línea de diario no es válido, sustituye a la cuenta provisional de errores. No obstante, si la transacción no puede corregirse, se rechaza.
- El diario puede estar sin cuadrar. Si así fuera:
- Si el desajuste se debe a una diferencia de redondeo de conversión de moneda, el sistema genera y contabiliza un ajuste de redondeo. Consulte Contabilizar diferencias de redondeo.
- Si el desajuste no se considera una diferencia de redondeo, el sistema genera una transacción de cuadre que contabiliza a la cuenta provisional las transacciones descuadradas de la moneda.
Contabilizar diferencias de redondeo
Si las transacciones de un diario cuadran en al menos una moneda, pero no en todas las monedas que se requieren, el importe del desajuste se considera una diferencia de redondeo si se encuentra dentro del umbral de redondeo de la moneda que figura en Definir base de datos.
En este caso, el importe del desajuste se contabiliza automáticamente en la cuenta de cuadre de crédito o a la cuenta de cuadre de neto/débito, especificadas en Definir base de datos.