Concepto de importación de libro mayor

Modos para procesar la importación de libro mayor

Importación de libro mayor se ejecuta de dos formas diferentes: tiempo real o manual.

Cuando Importación de libro mayor se utiliza para importar y contabilizar diarios en tiempo real, los diarios pasan automáticamente a Importación de libro mayor según los va generando el sistema origen. Importación de libro mayor valida los diarios y, si son correctos, los contabiliza. De forma alternativa, puede retener los diarios para poder corregirlos y contabilizarlos mediante la función Entrada de libro mayor.

Cuando Importación de libro mayor se utiliza para importar y contabilizar diarios manualmente, los diarios se retienen en las tablas SQL de Importación de libro mayor en Finanzas hasta que el usuario decide importarlos. Después se seleccionan manualmente los diarios que se desea importar, y éstos pasan a Importación de libro mayor para su validación y contabilización.

Los diarios que genera SunSystems en Gestión de órdenes y Distribución de costos de Finanzas se pueden contabilizar en tiempo real o manualmente.

Contabilización y validación en la importación de libro mayor

La función Importación de libro mayor utiliza las mismas normas de cuadre y validación que Entrada de libro mayor en cada diario procesado, con lo cual solo se contabilizan diarios válidos. Consulte Cuándo está cuadrado un diario.

Todos los tipos de diarios a los que se hace referencia en el archivo de importación deben tener asignado un estado, que puede ser Abierto u Oculto, asignado en Tipo de diario (JNT).

Se puede optar por solo validar los diarios, o por validarlos y contabilizarlos. Si hay errores al contabilizar un diario, se puede rechazar el diario o contabilizar el error en una cuenta provisional de errores. Consulte Errores generados en la importación de libro mayor.

Los diarios importados se pueden contabilizar en el libro mayor real o en un libro mayor de presupuesto. Para contabilizar un diario en un libro mayor de presupuesto, el usuario debe seleccionar el libro mayor de presupuesto requerido en los parámetros de tiempo de ejecución de importación de libro mayor.

Utilizar normas de procesos para validaciones adicionales

Se pueden utilizar normas de procesos para aplicar cualquier requisito de validación especial a los campos de diario seleccionados. Por ejemplo, puede que desee hacer obligatorios en la importación algunos campos que son opcionales en Finanzas. También puede que necesite aplicar, por ejemplo, las mismas validaciones de código de análisis tanto en Importación de libro mayor como en Entrada de libro mayor.

Existen algunas circunstancias especiales para configurar normas de procesos para la importación de libro mayor. Para establecer automáticamente cualquiera de los campos de diario durante el proceso de importación, solo se pueden utilizar determinados puntos de conexión en Perfil de evento. Para validar el libro mayor de destino para la importación, se debe utilizar un punto de conexión específico Perfil de evento. Para obtener información, consulte Acciones y puntos de conexión de Finanzas.

Mientras se validan los detalles de cada línea de transacción que se importa, también se puede hacer referencia a la línea anterior importada, por ejemplo, para garantizar la coherencia de un determinado campo en todas las líneas de cada diario importado. Sin embargo, si lo hace es de vital importancia que distinga entre importaciones de libro mayor desde Gestión de órdenes y otras importaciones de libro mayor (por ejemplo, desde un archivo externo exportado mediante la función Exportación de libro mayor). Las líneas de libro mayor generadas mediante la definición de interfaz de libro mayor en Gestión de órdenes se ordenan antes de la importación de libro mayor por el campo Referencia de transacción/Código de cuenta, por lo que si hace referencia a la línea anterior, debe considerar este cambio de secuencia. En consecuencia, para distinguir entre los diversos tipos de importación de libro mayor, debe utilizar el elemento de datos Encabezado de diario: tipo de creación en una norma o perfil de evento, que identifica si la importación de libro mayor se realiza desde Gestión de órdenes o bien desde otro origen. Para obtener más información, consulte Acciones y puntos de conexión de Finanzas.

Ver y seleccionar diarios para su importación

El usuario utiliza el escritorio de control para iniciar, controlar y seguir de cerca el proceso Importación de libro mayor. El escritorio de control muestra todos los diarios incluidos en las tablas de importación de libro mayor.

Esto significa que Escritorio de control de importación de libro mayor se pude utilizar para visualizar los diarios en las siguientes fases:

• Diarios a la espera del proceso de importación
• Diarios rechazados por la importación con errores de validación

Controles de tipo de diario

Las definiciones incluidas en este tipo de diario también determinan cómo se van a procesar los diarios durante la importación de libro mayor.

Si la transacción que se importa hace referencia a un tipo de diario que tiene el campo Invertir próximo períod o en Sí, se contabiliza una inversión con el importe de la transacción en la cuenta pertinente en el período siguiente.

Si las transacciones que se van a importar se refieren a un tipo de diario que requiere autorización, el diario se retiene automáticamente. Consulte Autorizar diarios.

Importar diarios con referencias únicas

Si las transacciones que se están importando son para un tipo de diario cuyas definiciones tienen el campo Referencias únicas en Sí, y la cuenta a la que se está importando la transacción es una cuenta de deudor, de acreedor o de tercero, el número de referencia introducido se valida con el libro mayor. Aparece un mensaje de error si la referencia no es única en la cuenta.