Concepto de emparejar
Emparejar es el proceso de vincular una o más transacciones relacionadas en una cuenta de saldo abierto, con el fin de "cerrar" dichas transacciones. Este proceso también se conoce como asignación de cuenta. Para emparejar o asignar transacciones se define un marcador de asignación en las transacciones para indicar el estado de emparejamiento.
Por ejemplo, cuando se contabiliza una factura a una cuenta de deudor/cobros, se introduce en la cuenta como una transacción abierta y sin asignar. En caso de que la factura se pague en su totalidad en un mismo pago, se requieren dos pasos para registrar el pago:
- Se debe contabilizar una transacción de pago en la cuenta de deudor para reducir el saldo del deudor
- El pago y las transacciones de la factura en la cuenta de deudor deben emparejarse para indicar que la factura ha sido pagada
Para ello, se define el marcador de asignación del pago y la factura en Para asignar en las transacciones de factura y pago. Después, cuando se contabilizan las asignaciones, el marcador de cada transacción pasa a Asignado.
Las transacciones contabilizadas en las cuentas de saldo abierto permanecen en el sistema hasta que son asignadas. Es decir, hasta que la transacción contiene un marcador de asignación de emparejado. Existen cuatro marcadores de asignación para el emparejado: Asignado, Pagado, Corrección o Conciliado. Consulte Marcadores de asignación que deben cuadrar.
En las cuentas de deudor/cobros, acreedor/pagos y tercero, es muy importante que las transacciones se emparejen correctamente para impedir que transacciones pagadas se traten como transacciones sin pagar.
Si la utilidad de autorización está activada, algunas de las transacciones seleccionadas podrían requerir autorización para su emparejado. Consulte Transacciones que requieren autorización.
Si la comprobación de plazos se ha activado en Definir libro mayor, el proceso de emparejamiento garantiza que el efectivo se empareja con los plazos siguiendo la secuencia de número de plazo o de fecha de plazo. Consulte Concepto de comprobación de plazos.
El proceso de emparejado puede llevar más trabajo que simplemente emparejar dos elementos que se corresponden. Podría tener que:
- Emparejar varias transacciones en la cuenta. Por ejemplo, podría tener que asignar un pago a varias transacciones de factura y de crédito diferentes en la cuenta.
- Dividir una transacción en dos para poder emparejarla correctamente. Por ejemplo, en caso de que solo reciba un pago parcial de la transacción original, con lo cual es necesario dividirla en dos transacciones.
- Generar transacciones adicionales para registrar la diferencia entre las transacciones emparejadas, por ejemplo, para registrar descuentos de pago o diferencias de cambio de moneda.
Emparejar en SunSystems
Finanzas de SunSystems proporciona diferentes métodos para emparejar transacciones.
- Asignación en línea: permite asignar transacciones como parte del proceso Entrada de libro mayor.
- Asignación de cuenta: permite asignar manualmente transacciones en una cuenta concreta seleccionada.
- Asignación automática: permite asignar transacciones en varias cuentas, utilizando normas de emparejamiento predefinidas.
- Gestión de conciliación: permite emparejar entradas automáticamente según criterios de emparejamiento predefinido, o bien manualmente.