Utilizar términos de pago para controlar documentos
Cada transacción contiene cuatro fechas de documento opcionales. Se usan para registrar la fecha en que se debe imprimir un documento para una transacción, o bien para registrar cuándo se imprimió el documento.
Las fechas de documento se pueden usar como la base para seleccionar transacciones para imprimir documentos relacionados por fechas, como cartas de aviso de deuda. Por ejemplo: se puede definir la Fecha de documento 1 como la fecha en la que se envía la primera carta de aviso de deuda de una transacción de cliente. Esta fecha se recoge en la transacción original de libro mayor, y se puede usar para seleccionar la transacción cuando hay que mandar la carta de aviso. Entonces, una vez que se ha impreso el documento, el campo Fecha de documento 1 en la transacción se puede actualizar con la fecha de impresión real.
Al utilizar estas fechas, se tiene una indicación clara de cuándo se imprimió cada carta y para qué cuentas.
Se pueden configurar Términos de pago para calcular fechas de documento basados en otras fechas, por ejemplo, se puede calcular Fecha de documento 1 añadiendo treinta días a la fecha de vencimiento de la transacción. También se puede definir Fecha de documento 2 como la segunda carta, treinta días después de la fecha de la primera carta. Si se especifica el código de su nuevo grupo de términos de pago en un registro de cliente o proveedor, las fechas de los documentos se calculan automáticamente e incluyen en las transacciones de libro mayor para ese cliente o proveedor.
Se puede usar Documentos de cuenta (ACD) para seleccionar las transacciones que vencen, para crear un documento relacionado con fechas y para imprimir el documento para esas transacciones. Para configurar esto se debe crear un escritorio de control, un formato de documento y un diseño de informe para el documento. La configuración de estas funciones se explica a continuación:
- Cree un escritorio de control para extraer transacciones según las fechas de documento mediante Diseñador de filtros (FLD). Modifique Consulta de finanzas (SALQ), filtro Imprimir documentos de cuentas. Desde los elementos de datos de , seleccione las cuatro fechas de documento y páselas a Resumen de selección. Para cada fecha, cree su condición como un rango y seleccione las casillas de verificación Entrada de tiempo de ejecución y Todo. Guarde el filtro.
- Cree el texto y el diseño del documento usando Diseñador de informes. Modifique el informe de ejemplo FPAD1.srdl; guárdelo como un archivo .srdl con un nombre nuevo.
Nota: Al modificar el informe de ejemplo, tenga en cuenta qué valor de moneda se debe notificar en el formato del informe.
- Cree un formato de documento apropiado usando Formatos de documento (DFS). Copie el formato de documento AAD1 y, en la ficha Registro, especifique el nuevo archivo de informe (.srdl) como Nombre de ejecutable. En Función de procesos, especifique SAAD. Si se desea actualizar la fecha de documento en la transacción de libro mayor, establezca la opción en los detalles del documento apropiado (1, 2, 3 4) y establezca Actualizar fecha de documento en Sí. Guarde el formato de documento.
En Documentos de cuenta se puede especificar un rango de fechas de documentos para su extracción y posterior revisión por el usuario. Esto abre una bandeja de entrada del escritorio de control, en la cual se selecciona Imprimir documentos de cuenta como el Proceso de informe y se elige el código de formato de documento apropiado para su documento.