Concepto de bases de datos
En SunSystems, una base de datos representa una entidad operativa. Si solo se registran los datos de una empresa operativa, solo se necesita una base de datos. En organizaciones multinacionales, son necesarias varias bases de datos, una para cada empresa legal o unidad operativa. Es posible mantener una o más bases de datos con una única base de datos física.
Si, por ejemplo, una empresa cuenta con cuatro sucursales en distintas ubicaciones, es difícil decidir si cada oficina debe contar con una base de datos diferente. Hay que tener en cuenta los siguientes factores:
- Si se archivan cuentas de estado distintas.
- Si cada sucursal tiene sus propias cuentas deudor/cobros y acreedor/pagos.
- Si requieren la misma moneda base, moneda base 2 o moneda de informe (en caso de que sea necesario).
- Si requieren la misma cuarta moneda.
En una base de datos se definen una serie de opciones de proceso. Estas opciones son indicativas a la hora de decidir si una entidad operativa necesita una base de datos separada.
La opción operativa más importante de la base de datos determina cómo se va a utilizar la utilidad multimoneda. En las cuentas y transacciones se pueden introducir y mantener cuatro valores diferentes. Las normas que rigen el uso de estos valores se definen en una base de datos. Estas normas incluyen lo siguiente:
- Identificar la moneda base y definir las normas de redondeo de cada moneda
- Identificar la moneda pivote que determina cómo se definen las tasas de moneda y cómo se realizan las conversiones
- determinar las normas de redondeo de los valores de la moneda de transacción
- Determinar el uso del tercer valor de moneda disponible (puede ser moneda de base 2 o moneda de informe), y las normas de redondeo de éste
- Determinar la entrada de normas de redondeo para los valores de cuarta moneda (puede ser fija o utilizada como moneda de informe adicional, o implementada como moneda variable, por ejemplo moneda bancaria)
- Definir las normas de redondeo del cuarto valor, memorándum, disponible en transacciones
Otras opciones operativas son:
- Definir el formato de fecha
- Definir el número máximo de períodos contables
- Identificar el formato numérico, por ejemplo, el separador decimal