Informationen zur Verpflichtungsprüfung

Die SunSystems-Verpflichtungsprüfung vergleicht einen genehmigten Aufwandsbetrag einer Bestellung mit dem verfügbaren Budget für die der Bestellung entsprechenden Konten- und Analysecodes.

Die Verpflichtungsprüfung ist nur verfügbar, wenn Sie das Einkaufsmodul in SunSystems-Warenwirtschaft benutzen.

Hinweis:  Die Verpflichtungsprüfung ist nicht mit dem Verpflichtungsbuch verbunden. Sie werden getrennt eingerichtet und funktionieren unabhängig voneinander. Die Budgetprüfbeträge für Aufwandsverpflichtungen und Ist-Aufwände werden unabhängig von HB-Buchungen an das Verpflichtungsbuch behandelt, obwohl sie so konfiguriert werden können, dass sie gleichzeitig und mit den selben Werten ablaufen.

Informationen zur Verpflichtungsbuchführung

Die Verpflichtungsbuchführung bietet einem Unternehmen zeitgerechte Informationen über den voraussichtlichen Cashflow und das Ausgabenprofil. Wenn Sie alle Bestellungen als Verpflichtungen gegen ein Budget aufzeichnen, können Sie nicht nur die Ist-Ausgaben mit dem Budget vergleichen, sondern auch eingegangene Aufwandsverpflichtungen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Ist-Ausgaben werden.

Das stellt eine viel strengere Ausgabenkontrolle dar, da das für ein Konto verfügbare Budget schon beim Aufgeben der Bestellung und nicht erst bei Rechnungseingang reduziert wird.

Die Verpflichtungsbuchführung erfolgt in zwei Teilen:

  • Überverpflichtungsprüfung - eine spezifische Prüfung, die nur für Bestellungen durchgeführt wird und die aktiviert oder deaktiviert werden kann. Wenn Sie eine Bestellung erfassen, prüft das System ob genügend Budget verfügbar ist.
  • Aufwandsverpflichtungen werden gegen ein Budget erfasst - wenn die Bestellung genehmigt wird, wird ein entsprechender Teil des Budgets reserviert. Dieser Betrag kann dann zur Aufwandsprüfung in Hauptbuchvorgängen und Eingangsrechnungen verwendet werden. Er kann auch in der Verpflichtungsprüfung benutzt werden.

Aufwandsverpflichtungen für Budgets aufzeichnen

Ein SunSystems-Budget setzt sich aus drei Teilen zusammen:

  • Budgetbetrag - das zugelassene Budget für eine Budgetprüfungsdefinition (Kombination von Konto und Analysecode).
  • Ist-Aufwand - der tatsächliche Aufwand gegen das Budget. Dies sind entweder direkte Hauptbuchvorgänge oder Eingangsrechnungsvorgänge im SunSystems-Warenwirtschaftsmodul.
  • Aufwandsverpflichtungen - die genehmigte Ausgabe für eine Bestellung, die im verfügbaren Budget reserviert wird.

Wenn Sie eine Bestellung in der Warenwirtschaft erfassen und die Budgetprüfung installiert ist, aktualisiert das System die Aufwandsverpflichtung des Budgets. Die zu aktualisierende Kombination von Konto und Analysecode ist das Konto und der Analysecode, die in der Bestellzeile erfasst werden.

Hinweis:  Die Budgetprüfungsfunktion muss installiert sein. Für die Konten-/Analysekombination muss eine Budgetprüfungsdefinition vorhanden sein, in der die Option 'Verpflichtung einschließen' markiert ist.

Eine Bestellzeile kann viele verschiedene Werte enthalten (z. B. Menge, Einheitspreis, Nettobetrag, Steuer, Bruttobetrag), und diese werden als Wertbezeichnungen geführt. Welche Wertbezeichnung für die Aktualisierung des Aufwandsbetrags verwendet werden soll, muss im Formular 'Bestelltypen - Werte einrichten' über die Marke Verpflichtungsbudgetwert festgelegt werden. Alle Budgetwerte müssen in der Basiswährung geführt werden.

Eine Bestellung kann maximal zwei Stufen haben, Bestellungserfassung und Auftragsbestätigung. Die Stufe, auf der die Bestellung das Budget aktualisiert, muss in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' über die Marke Verpflichtungsstufe bestimmt werden.

Wo wird die Aufwandsverpflichtung verwendet?

Beim Erfassen eines Hauptbuchvorgangs, einer Eingangsrechnung oder einer Bestellung, kann das System prüfen, ob genügend Mittel im Budget verfügbar sind. Wenn Sie Verpflichtungsbuchführung verwenden, wird das verfügbare Budget wie folgt errechnet:

  • Wenn der Vorgangswert das verfügbare Budget überschreitet, schlägt die Budgetprüfung fehl und der Vorgang wird zurückgehalten.

    Möchten Sie beim Erfassen von Finanzhauptbuchvorgängen Aufwandsverpflichtungen außer Acht lassen, deaktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen Verpflichtung einschließen in 'Budgetprüfung einrichten (BCS)'.

Überverpflichtungsprüfung in Warenwirtschafts-Bestellungen

Die Verpflichtungsprüfung ist eine Zusatzfunktion, die bei der Erfassung von Bestellungen verwendet werden kann. Die Funktion wird in 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' über das Kontrollkästchen Überverpflichtungsprüfung aktiviert. Wenn Sie eine Bestellung erfassen, prüft das System anhand der oben angegebenen Formel, ob genügend Budget dafür verfügbar ist. Ist dies der Fall, kann die Bestellung weiter verarbeitet werden. Wenn nicht genügend Budget vorhanden ist, wird die Bestellung zurückgehalten und kann nicht weiter verarbeitet werden. Eine entsprechende Warnmeldung wird angezeigt.

Für die Verpflichtungsprüfung können Toleranzen eingerichtet werden. In der Funktion 'Geschäftsbereich Einkauf einrichten (PBS)' kann ein genauer Toleranzwert bzw. ein Toleranzprozentsatz eingerichtet werden. Dieser kann, wenn erforderlich, durch für Benutzergruppen in der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung eingerichtete Toleranzen übersteuert werden. Wenn nicht genügend Budget verfügbar ist, wendet das System die Toleranz an. Liegt der Wert innerhalb der Toleranz, dann erscheint eine Warnmeldung, aber Sie können fortfahren. Liegt der Wert außerhalb der Toleranz, erscheint eine Warnmeldung, und die Bestellung wird zurückgehalten.

Wenn die Verpflichtungsprüfung verwendet wird, wird beim Abgleichen einer Eingangsrechnung mit einer Bestellung für die entsprechende Konten- und Analysecodekombination die Aufwandsverpflichtung reduziert und der Ist-Aufwand um den gleichen Betrag erhöht. Auf diese Weise wird die Aufwandsverpflichtung in einen Ist-Aufwand umgewandelt.