Welche Budgetkontrollen sind verfügbar?
Die Budgetfunktionalität von SunSystems dient zum Speichern von Budgetwerten für Konten- und Analysecodes. Diese Budgetwerte können im System auf zwei verschiedene Weisen verwendet werden:
- Sie kontrollieren die Ausgaben und melden, wenn ein Vorgang das verfügbare Budget überschreitet.
- Sie liefern Vergleichswerte für Ist-/Budget-/Prognoseberichte und -abfragen.
Ein Budget kann eine einzelne Kontonummer oder eine Kombination von Kontonummer und Analysecode sein. Sie können die SunSystems-Budgetprüfung bei Erfassung der Vorgänge anwenden. Es gibt zwei Arten von Budgetprüfung, je nachdem welche SunSystems-Module Sie verwenden:
- Aufwandsprüfung
- Verpflichtungsprüfung
Aufwandsprüfung
Die Prüfung auf Budgetüberziehungen vergleicht den Ist-Aufwand mit dem Budget, und zwar für Konten, die Sie in SunSystems-Financials auswählen. Beim Erfassen oder Importieren von Hauptbuchvorgängen auf Konten oder bei der Erfassung von Eingangsrechnungen im SunSystems-Warenwirtschaftsmodul vergleicht diese Funktion den Gesamt-Ist-Aufwand mit der Budgetzuweisung. Falls ein Vorgang das Budget eines Kontos überzieht, erscheint eine Warnmeldung.
Für die Aufwandsprüfung wird das verfügbare Budget wie folgt errechnet:
-
Verfügbares Budget = Budget - Ist-Aufwand - Aufwandsverpflichtung
Wenn der Vorgangsbetrag den verfügbaren Budgetbetrag überschreitet, erscheint eine Warnmeldung. Je nach den gewählten Einstellungen können Sie diese möglicherweise übersteuern und den Vorgang trotzdem fortsetzen.
Näheres dazu finden Sie unter 'Informationen zur Aufwandsprüfung'.
Verpflichtungsprüfung
Die Verpflichtungsprüfung ist nur verfügbar, wenn Sie Bestellungen im SunSystems-Warenwirtschaftsmodul verwenden.
Die Aufwandsverpflichtung ist die Summe aller offenen Bestellungen für die Kombination von Konto und Analysecode. Sie stellt den Betrag dar, zu dem Sie sich auf diesem Konto verpflichtet haben. Wenn Sie eine Budgetprüfung für Hauptbuchvorgänge und Eingangsrechnungen durchführen, kann die Verpflichtungsprüfung in der Formel verwendet werden, um zu ermitteln, ob ein Vorgang das Budget überschreitet.
Die Verpflichtungsprüfung prüft Bestellungen bei der Erfassung im Einkaufsmodul in der Warenwirtschaft, um das Aufgeben von Bestellungen zu verhindern, die das verfügbare Budget überschreiten.
Für die Verpflichtungsprüfung wird das verfügbare Budget wie folgt errechnet:
-
Verfügbares Budget = Budget - Ist-Aufwand - Aufwandsverpflichtung
Wenn der Vorgangsbetrag den verfügbaren Budgetbetrag überschreitet, erscheint eine Warnmeldung. Je nach den gewählten Einstellungen können Sie diese möglicherweise übersteuern und den Vorgang trotzdem fortsetzen.
Weitere Informationen finden Sie unter 'Informationen zur Verpflichtungsprüfung'.