Wie werden Journalnummern belegt und überwacht

SunSystems belegt jedes an das Financials-Hauptbuch gebuchte Journal mit einer eindeutigen Journalnummer. Die SunSystems-Buchungsfunktion weist dem Journal vor dem Buchen die nächste verfügbare Journalnummer zu. Diese Journalnummer wird für jeden Journalvorgang im Journal gespeichert.

Journalnummern kennzeichnen

Die Funktion Revisionsprotokoll - gebuchte Journale (REPJNA) listet die belegten Journalnummern auf, auch wenn das Journal nicht erfolgreich gebucht wurde. Mit der Funktion Journalliste drucken Sie die Journale in der Reihenfolge der Journalnummern; mit der Funktion 'Journalabfrage' sehen Sie Journale nach Journalnummer ein.

Wie wird die nächste verfügbare Journalnummer belegt?

Wenn eine SunSystems-Funktion mit dem Buchungsprozess beginnt, ruft sie die nächste verfügbare Journalnummer ab und bestimmt die Nummer, mit der das Journal belegt werden soll. Alle belegten Journalnummern werden aufgezeichnet und in der Journalbuchungs-Protokolltabelle überwacht.

Wenn die Buchungsfunktion ein Journal mit einer Journalnummer belegt, fügt sie dieser Tabelle Details über das Journalbuchungsverfahren hinzu, u. a.:

  • Journaltyp
  • Journalbeschreibung
  • Datum und Uhrzeit der Journalnummerbelegung
  • die ID des für das Journal verantwortlichen Benutzers
  • die Prima-Nota-Buchungsmarke
  • den aktuellen Status.

Nach erfolgreicher Buchung des Journals aktualisiert die Buchungsfunktion den Status für die Journalnummer auf Gebucht.

Wird das Journal nicht gebucht, setzt die Buchungsfunktion für die Journalnummer einen entsprechenden Status für fehlgeschlagene Buchung, z. B. bei fehlgeschlagener abschließender Prüfung oder Auftreten eines Hardware- oder Softwarefehlers. In diesem Fall bleibt die Nummer dem ungültigen Journal zugeordnet, obwohl die Journalvorgänge nicht an das Hauptbuch gebucht wurden, und es entsteht eine Lücke in der Journalnummerierung. Das bedeutet, dass die an das Hauptbuch gebuchten Journale nicht immer aufeinanderfolgende Journalnummern enthalten. Die fehlenden Journalnummern werden von der Journalbuchungs-Protokolltabelle gekennzeichnet und bestätigt.

Hinweis: Möchten Sie Lücken in der Journalnummerierung vermeiden, können Sie SunSystems dazu konfigurieren, die fehlenden Nummern für darauf folgende Journalbuchungen zu verwenden. Wählen Sie dazu Ja für Lücken in Journalnummer benutzen aus der Registerkarte Optionen in Hauptbuch einrichten (LES).

Die Statuscodes der Journalprotokolltabelle

Nachstehende Statuscodes werden einer Journalnummer in dieser Tabelle zur Anzeige des Journalstatus zugewiesen:

Status Statuswert Bedeutung/Beispiel
0 Unvollständiges Journal Das Journal wird gerade gebucht.
1 Journal erfolgreich gebucht Das Journal wurde erfolgreich gebucht.
2 Fehler wegen Budget Das Journal wurde nicht gebucht, weil es die Budgetüberziehungs-/Verpflichtungsprüfungen nicht bestand.
3 Wegen Datenfehler fehlgeschlagen Das Journal wurde nicht gebucht, weil es ungültige Daten enthielt. Es fehlte z. B. eine Kontonummer.
4 Wegen Datenbankfehler fehlgeschlagen Das Journal wurde wegen eines Datenbank- oder Dateifehlers nicht gebucht.
5 Erzwungene Buchung - alle abgelehnt Das Journal wurde von der Funktion 'Buchungen importieren' nicht gebucht, weil alle Journalvorgänge abgelehnt wurden.
9 Fehler (sonstige) Das Journal wurde wegen eines sonstigen Fehlers nicht gebucht.