Informationen zur automatischen Vorgangsnummerierung

Automatische Vorgangsnummern können definiert und Vorgängen automatisch zugewiesen werden, sobald sie an Financials gebucht werden. Wenn gewünscht, kann den Vorgängen zur gleichen Zeit wie die automatische Vorgangsnummerierung auch ein Protokolldatum zugewiesen werden.

Hinweis: 
Hinweis: Folgende andere Arten von Sequenzummerierungen können auch automatisch Vorgängen zugewiesen werden:

- Tagebuchnummerierung, wenn eine endgültige Tagebuchliste gedruckt wird

- Buchungsbelegnummerierung, wenn die Journaldetails eingegeben werden oder wenn das Journal gebucht wird.

Die automatische Vorgangsnummerierung für die Vorgänge wird in Hauptbuch einrichten (LES) als die Vorgangskategorie geführt.

Informationen zu Sequenznummern

Eine automatische Vorgangsnummer besteht aus zwei Bestandteilen: einem Sequenznummerncode und einer laufenden Nummer.

Beispielsweise könnten Bareinnahmevorgänge mit den folgenden fortlaufenden automatischen Vorgangsnummern belegt werden: BEN1, BEN2 und BEN3. In diesem Fall bildet BEN den Sequenznummerncode und 1, 2, 3 stellt die laufende Nummer dar.

Sequenznummerncodes werden in Buchungsnummerierung (LEQ) definiert.

Sequenznummerncodes

Ein Sequenznummerncode steht für einen Satz von automatischen Vorgangsnummern. Sie können getrennte Sätze von automatischen Vorgangsnummern generieren und verschiedenen Vorgangstypen zuweisen. Weisen Sie beispielsweise den Zahlungseingängen eine Nummerierung und Neubewertungsjournalen eine andere zu.

Ein Sequenznummerncode darf maximal fünf Zeichen enthalten.

Sequenznummer

Der Teil der automatischen Vorgangsnummerierung mit der laufenden Nummer wird durch die Option Aktualisierungsmethode für Nummerierung in der Funktion Buchungsnummerierung gesteuert. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Manuell - diese Option zwingt den Benutzer, die Nummer jedem neuen Vorgang manuell zuzuweisen.
  • Automatisch - bei dieser Option wird jeder neue Vorgang automatisch mit der jeweils nächsten Nummer belegt (die vorhergehende Nummer wird in der Vorgangskategorie geführt).
  • Erfassen - diese Option aktualisiert und wählt die nächste Nummer automatisch zur Zuordnung und zeigt sie außerdem bei der 'Buchungserfassung' an. Sie könnten die Nummer auf diese Weise als Querverweis auf das Quellendokument kopieren.
  • Datumskontrolle - diese Option weist zusätzlich zur Sequenznummerierung ein Protokolldatum zu.
Hinweis:  Wenn Sie Erfassen auswählen, verlieren alle Vorgänge, die zwischen Erfassung und Buchung gelöscht werden, ihre zugewiesenen Sequenznummern. SunSystems verwendet Nummern, die auf diese Weise aus der Sequenz ausgeschlossen werden, nicht erneut. Sie können in den Funktionen Buchungen erfassen (LEN) oder Kontozuweisungen (ACA) manuell Änderungen vornehmen.

Die Nummer kann bis zu sieben Ziffern enthalten. Die Anzahl der verfügbaren Ziffern hängt dabei von den folgenden beiden Faktoren ab:

  • Länge der Analysekategorie, in der die Sequenznummer geführt wird - dies ist die Vorgangskategorie in Hauptbuch einrichten (LES)

  • Anzahl der Zeichen im Sequenznummerncode in Buchungsnummerierung (LEQ)

Beispiel: Die Länge des Analysecodes wurde mit 7 vorgegeben. Sie definieren den Sequenznummerncode BEN. In diesem Fall besteht die laufende Nummer aus vier Ziffern.