Hauptbuchsalden konfigurieren

In SunSystems werden Hauptbuchdaten in Form von detaillierten Vorgangszeilen in den Hauptbuchtabellen gespeichert. Zusätzlich zu den individuellen Vorgängen möchten Sie eventuell ebenfalls Salden in SunSystems führen und diese Salden geplant an andere Systeme ausgeben. In Wahlfreie Hauptbuchtabellen (OLT) können zwar Periodensalden geführt werden, jedoch nicht mit dem Detail- und Genauigkeitsgrad, der für bestimmte Programme, z. B. für SunSystems Reporting Services (SRS), Infor Q&A und zum Veröffentlichen von Hauptbuchdaten an andere Systeme benötigt wird. Für diese Anforderungen können die Hauptbuchsalden dazu verwendet werden, genaue Hauptbuchdaten im Format von Salden und Saldobewegungen zu speichern und zu veröffentlichen.

Zum Einrichten von Hauptbuchsalden verwenden Sie die Funktion HB-Saldenkonfiguration (LBC). Definieren Sie für jede benötigte Mandanten/Hauptbuch-Kombination eine Saldenkonfiguration.

Eröffnungssalden

Eröffnungssalden werden für Bilanzkonten, einschließlich Kreditoren-, Debitoren- und Drittkonten, geführt. Beim Konfigurieren von Salden richten Sie ein Anfangsjahr ein, wie im folgenden Abschnitt unter HB-Saldenkonfiguration verwenden beschrieben. Die Eröffnungssalden eines Kontos werden als kumulierte Summe aller Hauptbuchvorgänge im Konto vor dem Anfangsjahr berechnet.

Jahreseröffnungssalden

Zusätzlich zu den Eröffnungssalden des Anfangsjahres werden für jedes folgende Jahr jährliche Eröffnungssalden berechnet. Damit wird z. B. die Effizienz beim Abfragen des aktuellen Saldos eines Debitoren- oder Kreditorenkontos verbessert, da dies als Eröffnungssaldo des aktuellen Jahres plus der Summe der Periodensaldenbewegungen bis hin zur aktuellen Periode (oder der entsprechenden Periode für einen Jahr-bis-dato-Saldo) berechnet wird.

Saldobewegungen

Saldobewegungen werden für alle Kontotypen gespeichert und werden als Summe aller Vorgänge in einem Konto für jede Buchungsperiode oder jeden Buchungstag berechnet. Sie können unter Verwendung von weiteren Kontoparametern ausgewiesen werden, je nach den in der Saldokonfigurierung gewählten Optionen.

  • Periodensaldenbewegungen

    In der einfachsten Konfiguration werden zusammengefasste Saldobewegungen für jedes Konto und jede Buchungsperiode geführt. Sie werden Periodenbewegungen genannt. Die Jahr-bis-dato-Bewegung eines Kontos wird durch das Summieren der Periodenbewegungen für das Jahr, bis hin zu der entsprechenden Periode, berechnet.

    Sie können die Funktion HB-Saldenkonfiguration (LBC) zum Konfigurieren eines weniger detaillierten Niveaus von Bewegungen verwenden, indem Sie die Hauptbuchsalden nach diversen Datentypen ausweisen, z. B. nach Hauptbuchanalyse, Journaltyp oder Buchungsdatum.

  • Tägliche Saldobewegungen

    Wenn die Option 'Einschließlich Buchungsdatum' in der Saldenkonfiguration gewählt wird, werden tägliche Bewegungen gespeichert. Sie ähneln den Periodenbewegungen, schließen jedoch ein Datum in die Bewegungen ein, damit die Salden nach Buchungsdatum ausgewiesen werden. Da in SunSystems Journale mit Vorgangsdaten gebucht werden können, die von der Buchungsperiode unabhängig sind, müssen die täglichen Bewegungen nach Buchungsdatum ausgeglichen sein.

Salden auf dem neuesten Stand halten

Um die Hauptbuchsalden auf dem neuesten Stand zu halten und die aktualisierten Salden bei Bedarf zu veröffentlichen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie können die Salden unter Verwendung der Funktion HB-Saldenverwaltung (LBM) manuell aktualisieren.
  • Unter Verwendung von Transfer-Desk (TRD) können Sie die Saldenaktualisierung automatisieren und danach einen Plan einrichten, nach dem die Salden automatisch aktualisiert werden, z. B. jede Nacht.

Beim Aktualisieren der Salden werden die Periodenbewegungen aktualisiert und die Eröffnungssalden des folgenden Jahres werden für die entsprechenden Kontotypen angepasst. Wenn die Hauptbuchsalden aktualisiert werden, wird das aktuelle Saldo eines Kontos, berechnet als das Jahreseröffnungssaldo des Kontos (falls relevant) plus der seit des Jahreseröffnungssaldos kumulierten Periodenbewegungen, im SunSystems-Hauptbuch exakt in den Hauptbuchsaldendaten wiedergespiegelt.

Neue und geänderte Hauptbuchvorgänge

Wenn neue Journale gebucht werden und bereits vorhandene Hauptbuchdaten werden geändert, dann werden die Informationen in einer provisorischen Hauptbuchtabellen-Änderungsliste gespeichert, die alle Hauptbuchänderungen seit der letzten Saldenaktualisierung enthält. Diese Änderungsliste wird dann dazu verwendet, die Änderungen bei der nächsten Aktualisierung auf die Hauptbuchsalden anzuwenden. Wird zum Beispiel die Analyse für einen Vorgang aktualisiert, nachdem das Journal gebucht wurde, oder wird ein Journal aufgeteilt, dann werden die entsprechenden Hauptbuchdatenänderungen in der Änderungsliste gespeichert, damit sie bei der Aktualisierung gleichmäßig auf die Salden angewendet werden. Auf diese Weise werden alle relevanten Hauptbuchdaten genau in den Hauptbuchsalden wiedergespiegelt.