Welche Abgleichungs- und Zuweisungsfunktionen stehen zur Verfügung?

In SunSystems können Sie Vorgänge online abgleichen, indem Sie die Funktion Buchungen erfassen (LEN) verwenden. Andernfalls können Sie nach dem Buchen der Vorgänge die Funktionen Kontozuweisungen (ACA), Automatische Abgleichung (TRM) bzw. Abstimmungsmanager (RCM) verwenden.

Während der manuellen Buchungserfassung zuweisen

Bei Gebrauch der Funktion 'Online-Zuweisung', können Sie Vorgänge gleichzeitig abgleichen und sie im Hauptbuch eingeben. Wenn Sie beispielsweise Zahlungseingänge auf dem Debitoren-/Forderungskonto eingeben, ordnen Sie den Zahlungseingang sofort den bezahlten Rechnungen und Gutschriften zu.

Online-Zuweisung ist bei der Vorgangsabgleichung oft die am besten geeignete Methode, insbesondere für Zahlungseingänge oder manuelle Zahlungen.

Über einen Journalstandard kann das Formular 'Online-Zuweisung' automatisch im Rahmen des Buchungserfassungsprozesses angezeigt werden.

Zuweisung nach der Buchungserfassung

Es kann vorkommen, dass der Zuweisungsprozess als separater Schritt durchgeführt werden muss, nachdem alle Vorgänge im Hauptbuch erfasst wurden. Wenn Sie beispielsweise einen unbekannten Zahlungseingang von einem Bankauszug buchen, können Sie den Betrag nicht online als Teil des Zahlungseingangsprozesses zuweisen. In diesem Fall müssen Sie nach dem Verbuchen des sonstigen Zahlungseingangs den Kunden und den bezahlten Posten bestimmen. Anschließend weisen Sie den Zahlungseingang den entsprechenden Rechnungen bzw. Gutschriften auf dem Debitoren-/Forderungskonto des Kunden zu.

SunSystems bietet folgende Methoden zur Abgleichung von Vorgängen nach deren Buchung an das Hauptbuch an:

  • Kontozuweisungen (ACA) dient zur manuellen Zuweisung von ausgewählten Vorgängen auf einem Konto.
  • Automatische Abgleichung (TRM) dient zur Vorgangszuweisung auf mehreren Konten unter Einsatz von vordefinierten Abgleichungskriterien.
  • Mit Abstimmungsmanager (RCM) werden die Buchungen entweder automatisch nach vordefinierten Ausgleichskriterien oder manuell abgeglichen.
Hinweis: 
  • Mit Kontozuweisung ist außerdem die Möglichkeit gegeben, bestimmte Details eines Vorgangs zu ändern, insbesondere die Zuweisungsmarke und die Zahlungsbedingungsdetails. Siehe 'Welche Vorgangsdetails können mit der Kontozuweisung geändert werden?'
  • Alle diese Abgleichungsfunktionen führen zusätzliche Aufgaben aus, wenn Financials als Makler-Hauptbuch verwendet wird, um den Anforderungen von 'Zahlung wenn bezahlt' zu genügen. Wenn verknüpfte Vorgänge abgeglichen und gebucht werden, identifizieren die Abgleichungsprozesse automatisch jegliche anderen Vorgänge mit der gleichen internen Vorgangsverknüpfung und geben diese zur Zahlung frei.