Informationen zum Genehmigungsprozess

Wenn ein Benutzer eine Gruppe von Vorgängen für die Verarbeitung erfasst oder auswählt, kann es sein, dass einige dieser Vorgänge eine Genehmigung benötigen. Siehe 'Welche Vorgänge müssen genehmigt werden?'.

Diese Vorgänge werden zu einem Genehmigungssatz zusammengefasst und als 'Genehmigung erwartet' markiert. Der Genehmigungssatz durchläuft dann die verschiedenen Stufen des betreffenden Genehmigungsprozesses.

Der Genehmiger

Die Vorgänge werden an die erste erforderliche Genehmigungsstufe gesendet und dort im Eingangskorb von Genehmigungen (AUT) abgelegt. Der Genehmiger kann den Vorgangssatz im Eingangskorb prüfen und ihn dann entweder genehmigen oder zurückweisen. Genehmiger müssen ein gültiges Passwort eingeben, um einen Vorgangssatz zu genehmigen. Siehe 'Die Schritte zum Genehmigen von Vorgängen'.

Wenn der Vorgangssatz vom Genehmiger abgelehnt wird, kehrt er zum Urheber oder zum Genehmiger auf der vorherigen Genehmigungsstufe zurück. Beim Zurückweisen eines Vorgangssatzes gibt der Genehmiger einen finanziellen Ablehnungscode ein, der den Ablehnungsgrund identifiziert.

Wird der Vorgangssatz genehmigt, geht er zum nächsten Schritt im Genehmigungsprozess über. Er wird entweder an den Genehmiger auf der nächsten erforderlichen Stufe weitergeleitet, oder er erhält, wenn er vollständig genehmigt ist, den Status Abgeschlossen und wird verarbeitet.

Welche Verarbeitung erfolgt, hängt von der Funktion ab, die die Genehmigungsanforderung ausgelöst hat. Wenn es sich bei den Vorgängen z. B. um Journale handelt, die in Buchungen erfassen oder Buchungen importieren gehalten werden, werden diese automatisch gebucht, sobald sie vollständig genehmigt wurden (sofern sie weiterhin ausgeglichen sind).

Der Genehmiger ist ein beliebiges Mitglied des Benutzerteams, dem diese Genehmigungsstufe zugewiesen wurde. Die zu genehmigenden Vorgänge erscheinen im Genehmigungseingangskorb aller Mitglieder des Teams. Auf diese Weise wird verhindert, dass z. B. die Abwesenheit einer einzelnen Person den Genehmigungsvorgang aufhält.

Hinweis:  Genehmiger werden nicht darauf aufmerksam gemacht, dass neue Vorgänge auf Genehmigung warten. Sie müssen deshalb ihren Genehmigungseingangskorb regelmäßig überprüfen.

Der Verfasser

Der Benutzer, der die Vorgänge zur Genehmigung markiert, wird als der Verfasser des Genehmigungssatzes bezeichnet.

In Eingangskorb - Genehmigungsverfasser (AOT) werden alle Genehmigungssätze aufgelistet, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden. Auf diese Weise können Benutzer den Status aller der von Ihnen generierten Vorgänge einsehen, die auf Genehmigung warten. Wird ein abgelehnter Genehmigungssatz angezeigt, muss er gelöscht werden, bevor er in der entsprechenden Funktion (z. B. 'Buchungen erfassen') abgeändert werden kann. Vorgänge, die genehmigt und gebucht wurden, werden nicht mehr angezeigt.

Hinweis:  Verfasser werden nicht darauf aufmerksam gemacht, wenn ihre Vorgänge genehmigt bzw. abgelehnt wurden. Sie müssen deshalb regelmäßig ihren Verfasser-Eingangskorb überprüfen.

Nähere Informationen finden Sie unter 'Informationen zur Genehmigungsfunktion'.