维护文档类型

在能够将文档导入到系统并附加到记录或表单中之前，系统管理员必须先在“文档类型”表单中创建文档类型。每个文档类型可能包括以下信息：

将缺省文件扩展名与文档类型关联，从而决定在显示供用户查看的文档时要使用的应用程序。例如，用户可能希望以 Microsoft Word (*.docx) 文件的形式将创建的采购单文档附加到客户订单。创建一个名为“CustomerPOs”的文档类型并将文件扩展名“docx”与这种类型相关联。随后即可使用这种文档类型将采购单文件附加到客户订单。
指定用于此文档类型的存储方法。文档可以存储在应用程序数据库或链接的文件服务器或 FTP 服务器中。对于链接文档，指定该文档类型存储的区域。
请参见“管理链接文档的文件服务器”。
指定可附加该文档类型的表单和/或表单属性。
注意：如果存在不同范围类型和/或范围名称的多个版本的表单，或如果使用不同的表单数据库，则此规范对于不同的用户可能会有所不同。这是因为一些版本的表单可能包含属性，而一些可能不包含属性。

要设置文档类型：

在“文档类型”表单中，指定以下信息：

“文档类型”

指定文档类型的名称。此名称可以描述所使用的应用程序类型（例如 Acrobat、Word 或图形）、文件扩展名（例如 PDF 或 JPG）、存储方法（例如 FTP 或 URL）、文件服务器的名称或上述各项的部分组合。

“说明”

充分描述文档类型。

“存储方法”

指定将存储此类型文件的位置：存储在数据库或链接的服务器中。

“文件扩展名”

（可选）指定缺省情况下与此文档类型关联的文件扩展名。例如，如果“文档类型”为 Acrobat 或 PDF，则缺省的文件扩展名可能是 pdf。例如，如果“文档类型”为图形，则缺省的文件扩展名可能是 png。如果您导入的文档具有其他的文件扩展名，则会覆盖此缺省文件扩展名。

“媒体类型”

（可选）指定此文档类型的缺省媒体类型。选择此文档类型时，系统将在“附加文档”表单中填充缺省媒体类型。
如果指定了“链接”的“存储方法”，请指定以下附加信息：
“文件规格”
指定文件存储在服务器中的根路径：
- 对于共享文件服务器路径，请使用此格式：\\server\share\
  还可以使用此格式指定单个文件；例如：\\server\share\filename.ext
- 对于 FTP URI，请使用此格式：FTP_Server/folder/
  该字段可能包括特定于记录的变量和属性值。例如，“\\MGserver1\MyShare\CustomerDocuments\P(CustNum)\*”的 UNC 路径将返回在与父级表单中当前选定客户号匹配的文件夹中找到的所有文件。
  
  注意：指定的路径或文件名的任何部分可能包括变量或属性值替代项，如下例所示。
“文件服务器”

选择在“文件服务器”表单中定义的文件服务器或 FTP 服务器。如果未指定服务器，则假设为本地服务器并使用 Windows 身份验证。
如果指定了“链接”的“存储方法”，则可以选择在链接文档类型将附加到的表单上指定表单和/或属性。
- 要使此文档类型的所有文件仅对特定表单可用，而无论在此显示的属性如何，则在网格中指定每个“表单名称”，每个表单使用单独一行。然后，为每个表单在“属性名称”字段中指定一个星号 (“*”)。您必须使用实际表单名称，而不是其标题。
- 要使此文档类型的所有文件对包含特定属性的所有表单可用，则在网格中指定每个“属性名称”，每个属性使用单独一行。然后，为每个属性在“表单名称”字段中指定一个星号 (“*”)。您必须使用实际属性名称，而不是其标题或标签。
- 要使此文档类型的所有文件仅在指定的表单中且仅在其包含指定的属性时可用，则指定“表单名称”和“属性名称”，每个组合使用单独一行。
- 要使此文档类型的所有文件对所有表单和所有属性可用，则在“表单名称”和“属性名称”字段中都指定一个星号。
  
  注意：此组合将覆盖所有其他“表单名称”-“属性名称”组合。
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