A propos des notes

Vous pouvez annoter un enregistrement ou une collection d'enregistrements en lui associant une ou plusieurs notes. Cette rubrique décrit les types de notes. Le lien Rubriques connexes renvoie à d'autres rubriques expliquant comment créer, afficher et joindre/détacher des notes.

Notes de l'objet et notes de catégorie

Vous pouvez créer les types de notes suivants :

  • Notes d'un enregistrement unique (Notes de l'objet) : Ces notes sont jointes à l'enregistrement sélectionné actuellement. Les notes de l'objet peuvent être internes ou externes. Vous pouvez créer une note propre à cet enregistrement ou y joindre une note réutilisable.
  • Notes de tous les enregistrements d'une collection (Notes de classe) : Ces notes sont jointes à chacun des enregistrements d'une collection. Par exemple, si vous joignez une note de catégorie à un enregistrement client, elle est automatiquement rattachée à tous les enregistrements clients. Les notes de catégorie peuvent être internes ou externes. Vous pouvez uniquement attacher des notes réutilisables comme notes de catégorie. Ces notes de catégorie ne sont pas imprimées dans les états.

Vous pouvez joindre plusieurs notes, d'un type ou d'un autre, à un enregistrement. Une fois qu'une note, quel qu'en soit le type, est associée à un enregistrement, tous les autres utilisateurs du système peuvent la lire.

Lorsque vous joignez une note, la barre d'état affiche le mot NOTES, et le menu Actions affiche une marque de sélection à côté de l'option Notes pour l'élément actif (pour les notes spécifiques à un enregistrement), ou de l'option Notes pour tous, pour les notes jointes à la collection entière.

Remarque: Certains écrans utilisent des notes spécifiques à une application à la place des notes de l'objet et notes de catégorie standard. Ces notes sont similaires, mais leur utilisation diffère de celle des notes standard.

Notes réutilisables

Les notes réutilisables sont définies sur l'écran Notes utilisateur/système. Vous pouvez créer ces notes une seule fois et les joindre plusieurs fois comme notes pour l'objet ou comme notes de catégorie. Il existe deux types de notes réutilisables :

  • Notes utilisateur : Une fois créée, une note utilisateur peut être réutilisée et jointe à des enregistrements uniquement par la personne qui l'a créée. Par exemple, si Sandrine crée une note utilisateur dans l'écran Notes système/utilisateur, elle peut l'afficher et la joindre à d'autres enregistrements par la suite. Toutefois, lorsque Pierre ouvre l'écran, il ne peut pas voir les notes de Sandrine ni les joindre à ses propres enregistrements.
  • Les notes utilisateur ne s'impriment pas sur les états.
  • Notes système : Une fois créée, une note système est accessible à tous sur le système. Par exemple, si Jules crée une note système, lui et Jeanne pourront la lire par la suite dans l'écran Notes système/utilisateur. Ils peuvent également la joindre tous les deux à autant d'enregistrements qu'ils le souhaitent.

    Les notes système peuvent être imprimées sur les états.

Notes internes/externes

Tous les types de notes peuvent également être classés comme externes ou internes. Si vous cochez la case Interne pour une note, le système marque cette note comme étant interne. Sinon, le système traite la note comme externe. Cette classification est utilisée lorsqu'on imprime des notes dans un état comme indiqué ci-dessous.

Impression de notes dans des états

De nombreux états et autres utilitaires vous permettent de préciser quels types de notes peuvent être imprimés dans la sortie. Parfois, les options Impr notes externes et Impr notes internes sont utilisées en combinaison avec d'autres options d'impression de note. Si vous ne sélectionnez pas au moins l'une de ces options pour les options d'impression de notes qui les exigent, aucune note n'est imprimée, quelles que soient les autres options que vous sélectionnez. En même temps, si l'une de ces options est sélectionnée, ou les deux, mais sans qu'aucune autre option ne soit sélectionnée, aucune note ne s'imprime.

Par exemple, supposons que vous imprimiez un état qui vous permette d'imprimer à la fois les notes relatives aux clients et celles relatives aux commandes client, et que vous choisissiez d'imprimer les notes internes, les notes externes ou les deux. Supposons que vous souhaitiez imprimer uniquement les notes externes relatives aux clients dans l'état. Dans ce cas, vous sélectionneriez Impr notes client (mais pas Impr notes cde) et Impr notes externes (mais pas Impr notes internes). Si vous ne sélectionnez pas les deux options (Impr notes client et Impr notes internes), aucune note n'est imprimée.

Dans les écrans où Impr notes externes et Impr notes internes sont les seules options d'impression de notes, les notes imprimées par le système dépendent de l'écran lui-même.

Les notes utilisateur et les notes de catégorie ne sont pas imprimées dans les états.

Rubriques liées