Génération de lettres de relevé de compte

A la fin de l'année, certaines sociétés envoient une lettre à tous les clients et fournisseurs précisant le solde actuel du compte client ou fournisseur. Cette lettre peut contenir les détails des transactions ou mentionner simplement le solde total actuel. Une lettre réponse peut être incluse pour permettre aux clients et fournisseurs de répondre en utilisant une des méthodes suivantes :

  • Signer et retourner la lettre réponse si les informations concordent avec la comptabilité ou
  • Corriger la lettre réponse et la renvoyer si les informations ne concordent pas avec la comptabilité

Le solde client ou fournisseur est déterminé à l'aide des calculs suivants :

Type Formule pour le montant
Pc cpt ou ajustement -1 * inv_amt
Paiements fourn amt_paid + amt_disc
Facture ou débit amount + misc_charges + sales_tax + sales_tax_2 + freight
CC Paiement ou avoir (amount + misc_charges + sales_tax + sales_tax_2 + freight) * -1

Pour générer la lettre avec les valeurs appropriées :

  1. Dans l'écran Relevé de compte (état), indiquez les informations suivantes :
    Impr lettre réponse
    Sélectionnez cette option pour imprimer une lettre réponse, suite à une lettre de solde pour chaque client et fournisseur sélectionné.
    Impr clients/fourn. si val 0
    Sélectionnez cette option pour générer des lettres pour les clients ou fournisseurs avec des soldes nuls.
    Affich. en-tête d'état
    Sélectionnez cette option pour afficher les en-têtes de l'état.
    Affich. détails
    Sélectionnez cette option pour inclure le détail des transactions dans la lettre. Si cette option n'est pas sélectionnée, seul le récapitulatif du solde est inclus.
    Util. profil
    Sélectionnez cette option pour utiliser le profil de client ou fournisseur associé, s'il en existe un.
    Date borne
    Indiquez la dernière date à inclure dans le solde.  Toutes les transactions avec des dates antérieures et des dates les incluant sont comprises dans le solde. La valeur par défaut est la fin de l'année en cours.
    Date réponse

    Indiquez la date à imprimer dans la lettre de solde comme délai pour renvoyer la lettre réponse. La valeur par défaut est la date borne + 30 jours.

    Date incrément
    Sélectionnez cette option pour que le système incrémente automatiquement les plages de dates et réexécute l'état.  
    Client et Plage

    Pour générer les lettres client, sélectionnez Client et indiquez les premiers et les derniers numéros de client à inclure.

    Fournisseur et Plage

    Pour générer les lettres fournisseur, sélectionnez Fournisseur et indiquez le premier et le dernier numéros de fournisseur à inclure.

  2. Cliquez sur Aperçu pour afficher un aperçu des informations ou Imprimer pour imprimer les lettres.
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