A propos des comptes

Les comptes permettent de suivre les entrées et sorties d'argent qui se produisent notamment lors des activités suivantes :

  • Paiement des factures
  • Réception de paiements
  • Génération de chèques de paie
  • Achat d'approvisionnements
  • Paiement du loyer

Le système utilise des comptes par défaut pour les types de transactions spécifiques. Les numéros de compte associés aux transactions sont souvent affectés automatiquement à partir des tables de codes et de paramètres.

Les lignes commande client et ordre d'achat utilisent les numéros de compte définis sur l'écran Codes produit. A chaque article est affecté un code produit, auquel sont associés des numéros de compte. Lorsqu'un article est vendu, il est entré sur une ligne de commande client. Lorsque la pièce comptable est entrée, le système crédite le compte de stock (associé au code produit) du montant approprié.

Définition des numéros de compte

Le numéro de compte constitue l'emplacement central pour les montants en devise locale. Le numéro de compte est utilisé dans tout le système. Utilisez l'écran Plan comptable pour gérer tous les montants pour toutes les parties du système. Des comptes doivent être définis pour chacun des types de comptes suivants :

  • Actifs
  • Passif
  • Cptx propres
  • Chiffre aff.
  • Charges

Vous pouvez également définir des comptes pour les types de comptes suivants :

  • Répartition
  • Statistique : Vous ne pouvez utiliser des comptes statistiques que dans les écrans Etats financiers, Plan comptable et Budgets et plans, là où ils sont tenus à jour.
  • Analytique : Ce type de compte n'est disponible que si vous avez sélectionné l'option Compta analytique dans l'écran Paramètres généraux.

Pour chaque compte, vous pouvez également déterminer si des codes axes seront utilisés. Les onglets Code axe affichent les codes axe valides. Des utilitaires vous permettent également d'ajouter, de copier et de supprimer des plages de codes axe.

Nous vous recommandons de définir tous les comptes avec le même nombre de chiffres. Par exemple, si vous avez des comptes jusqu'à 999999, tous vos comptes doivent être des comptes à 6 chiffres. On simplifie ainsi l'exécution des utilitaires avec des séries de compte. Si vos numéros de comptes sont de longueur différente, par exemple 600 à 999 et 100 000 à 999 999, et si vous entrez la série 600 à 999 999 dans un utilitaire, ce dernier ne traitera pas tous les comptes.  Vous devez exécuter l'utilitaire pour la série 600 à 999 et à nouveau pour la série 100 000 à 999 999.

Remarque:  Les comptes peuvent être supprimés. Toutefois, vous ne pouvez pas supprimer les comptes dans lesquels vous avez enregistré des données. Vous ne pouvez pas non plus supprimer les comptes qui sont référencés dans l'un des écrans de paramètres (tels que les écrans Achat (param) ou Compta Fourn (param)), ni aucun enregistrement de compte s'il est associé à un code axe (de 1 à 4).

Compte contrôle

Dans l'écran Plan comptable, cocher la case Compte contrôle pour identifier le compte actuel comme compte de contrôle. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique A propos des comptes de contrôle.

Les méthodes de conversion des devises

Les méthodes de conversion des devises permettent de calculer les taux de change à différents moments, par exemple, au moment de l'enregistrement d'une transaction ou à la fin d'une période comptable ; vous pouvez également calculer le taux de change moyen à l'intérieur d'une certaine période. Elles ne peuvent être mises à jour que pour les entités financières dépendant d'autres entités financières.

Remarque:  Pour respecter les normes FASB 52 ou GAAP, vous devez définir la méthode de conversion de devises sur Moyenne pour les comptes de charges et de produits et sur Fin pour les comptes d'actif et de passif.
Rubriques liées