Traitement des frais externes (états)

Les états de frais peuvent être envoyés sous forme de BOD à CloudSuite Business depuis une autre application telle que Infor Expense Management.

CloudSuite Business peut traiter ces BOD par le biais du système Comptes fournisseur ou du système Paie. Le choix du système est déterminé par le paramétrage du champ Traiter frais externe (état) dans CF de l'écran Comptes fournisseur (paramètres) :

• Si l'option Traiter frais externe (état) dans CF est sélectionnée, les frais sont payés via un enregistrement de fournisseur lié à l'enregistrement de l'employé.
• Si l'option Traiter frais externe (état) dans CF n'est pas sélectionnée, les frais sont payés à l'employé via les versements de paie.

Avant de commencer le traitement des états de frais, vous devez paramétrer les informations sur les employés ainsi que certains codes dans CloudSuite Business. Si vous traitez les frais en passant par CF, vous devez également effectuer les tâches suivantes :

• Utilisez l'écran Types de frais externes pour indiquer les informations qui seront utilisées pour générer les transactions et les distributions de pièces comptables appropriées. Exemples typiques de frais : billets d'avion, repas ou notes d'hôtel. Dans un état de frais Infor XM, ce type de frais est lié à un projet Infor XM. Le projet Infor XM possède un préfixe (SRO_ pour les ordres de service, PRJ_ pour les projets, JOB_ pour les ordres de fabrication ou tout autre préfixe pour les centres de coût divers). Un type de frais Hôtel, par exemple, peut être lié à SRO_SO0000000002/1, ce qui en fait une ligne d'ordre de service spécifique dans CloudSuite Business.

  Le (préfixe du) type de transaction détermine le mode d'utilisation des champs de cet écran lors du traitement CloudSuite Business du type de frais indiqué :

  • Pour les centres de coût, c'est-à-dire les cas où les frais ne sont pas liés à un ordre CloudSuite Business, le cpte de charges pce cpt est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF.
  • Pour les ordres de fabrication, le cpte contrep. cmde est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF. Ce compte est également crédité lorsqu'une transaction de composant OF est enregistrée. Le champ UM est requis pour une transaction de composant et est généralement défini sur EA.
  • Pour les ordres de service, le cpte contrep. cmde est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF. Le code div. d'ordre de service est utilisé pour les transactions de service "diverses" afin d'obtenir le compte du code div. Ce compte est crédité lorsque la transaction d'ordre de service est enregistrée.
  • Pour les commandes projet, le code coût de cet écran est défini comme le code coût pour la distribution de pièces comptables CF. Le code coût et le projet sont utilisés pour obtenir les données de compte qui serviront à cette distribution. Lorsque la pièce comptable CF est enregistrée, une transaction de projet est créée et enregistrée pour la commande/tâche de projet.
• Paramétrez les enregistrements fournisseur et associez-les à chaque employé qui recevra un remboursement de frais.

Pour connaître les étapes détaillées, reportez-vous au manuel Integration GuideInfor CloudSuite Business for Infor Expense Management.