取引を削除またはアーカイブする

取引を元帳で管理する期間は、ユーザーが必要条件に応じて決めることができます。無期限で取引を元帳に残しておくこともできます。ただし、取引を残しておくと元帳の容量が大きくなり、手に負えなくなってしまいます。

アーカイブは、元帳ファイルからクリアしたデータを保存するための方法です。アーカイブでは、元帳クリアダウン (LCL) の間に集計された取引の元の詳細がアーカイブファイルにコピーされます。

一部の勘定科目では、他の勘定科目よりも長い期間、取引を残しておきたい場合があります。たとえば、損益取引や貸借対照表取引は 1 年間だけ保持し、未照合の債権/売掛金取引や債務/買掛金取引は残しておくことができます。

勘定科目グループごとに、クリアダウンする頻度を記録しておく必要があります。クリアダウンするたびにレコードにフラグを付け、日付を記録できます。これにより、元帳からクリアされた内容についての記録を正確に保存できます。

アーカイブを適用するには、 [元帳設定 (LES)] の [元帳アーカイブ] フィールドを設定します。

元帳照会 (LAQ) でフィルタタイプコード SALQA (元帳照会 - アーカイブ) を使って、現在の取引とともにアーカイブ済取引を表示し、FTAL1.srdl サンプルレポートに基づくレポートで印刷できます。