発注オーダーと請求書の承認

承認機能を使用することによって、1 人または複数のユーザーが発注オーダーまたは発注請求書を確認し、必要に応じて承認または拒否できます。たとえば、特定のプロジェクトや部署コード、または最大金額 5000 ポンドなどの一定の金額に対して請求書を承認する権限をユーザーに与えることができます。

システムの仕入業務設定 (PBS) によって、承認を使用するかどうかを定義します。仕入タイプ (PTS) によって、特定のオーダーステージまたは請求ステージで承認を使用するのかどうかを定義します。このため、すべての仕入取引で承認が使用されるとは限りません。承認が使用される場合は、適切なオペレータによって承認されるまで、取引行は次のステージに進むことができません。

[発注オーダー入力 (POE)] または [発注請求書入力 (PIE)] の [アクション] メニューから [承認]、または [行] > [行承認] を選択します。取引で承認が必要とされ、適切なオペレータ権限が与えられている場合は、 [承認] フォームが表示されます。このフォームにはオペレータコードが表示されます。

取引の承認

[アクション] メニューから [承認] を選択して、取引を承認します。これによって入力フォームの [承認] フィールドが更新され、次のレベルに進むための承認が完了したことが示されます。すべてのレベルで承認されると、取引が次のステージにリリースされます。

取引の承認解除

承認処理を取り消すには、[アクション] メニューから [承認解除] を選択します。このオプションを選択すると [理由コード] フィールドが表示されます。このフィールドを使用して、承認解除の理由を指定できます。たとえば、商品が破損していることを入力します。これに従って入力フォームの [承認] フィールドが更新されます。取引を次の処理ステージに進めるには、このアクションの後で承認処理を再び始める必要があります。