Welche Vorgänge werden saldiert?
Die Hauptbuchsaldierung dient zur Entfernung historischer bzw. überflüssiger Vorgänge aus dem Mandanten-Hauptbuch und ersetzt diese durch zusammengefasste Salden. Sie müssen keine Hauptbuchsaldierung durchführen. Die kumulierten Vorgänge verlangsamen jedoch die Bearbeitung und die Berichterstattung. Für optimale Leistung sollte das Hauptbuch so oft wie möglich saldiert werden.
Die Funktion 'Hauptbuch saldieren (LCL)' versucht, alle Vorgänge in den Perioden bis einschließlich der ausgewählten Periode für die ausgewählten Konten zu salideren. Auch geschlossene Konten werden berücksichtigt, wenn sie innerhalb des ausgewählten Kontocodebereichs liegen. Eine Saldierung der Vorgänge in der aktuellen Periode ist nicht möglich. Wird eine Saldierung des Vorjahres gewählt, erscheint eine Warnung, da diese Zahlen möglicherweise für Berichte benötigt werden.
Die Einstellung des Saldentyps für den Kontenplancode bestimmt, wie die Vorgänge für ein Konto während der Periodensaldierung behandelt werden:
- Für Konten, die mit Saldovortrag definiert wurden, werden alle Vorgänge saldiert, die keine Zuweisungsmarke 'Zurückhalten' haben.
- Im Falle von Konten mit offenen Posten werden alle Vorgänge mit einer Zuweisungsmarke von 'Abgestimmt', 'Korrektur', 'Zugewiesen' oder 'Bezahlt' saldiert.
Vorgänge, die andernfalls zum Löschen in Frage kommen, werden nicht saldiert, wenn es sich um eine Prima-Nota-Buchung handelt.
Die durch die Hauptbuchsaldierung (LCL) entfernten Vorgänge werden entweder aus dem System gelöscht oder werden in Archivdateien verschoben.
Budgetvorgänge
Sie können eine Hauptbuchsaldierung (LCL) für ein Budgetbuch durchführen und so Budgetvorgänge auf die gleiche Weise wie Ist-Vorgänge zusammenfassen und entfernen. Hierbei gibt es jedoch eine Ausnahme. Budgetvorgänge werden ohne Berücksichtigung der Archiveinstellungen in Hauptbuch einrichten (LES) stets gelöscht und nicht archiviert.
Bei der jährlichen Hauptbuchsaldierung werden alle Budgetvorgänge bis zum und einschließlich des angegebenen Jahres gelöscht. In der letzten Periode des angegeben Jahres werden für jede Konto- und Analysecodekombination Summensalden gebucht. Wenn also ein Budget für die historische Berichterstattung erhalten bleiben soll, dürfen Sie die jährliche Saldierung nicht für das entsprechende Budgetbuch ausführen.
Saldovorgänge
Die Funktion 'Hauptbuch saldieren (LCL)' ersetzt die saldierten Vorgänge mit Saldovorgängen. Durch Speicherung dieser Summen können die Finanzberichte historische Periodensalden ausweisen, obwohl die Vorgänge entfernt bzw. archiviert wurden.
Anstatt eines einzigen Vorgangs, der alle saldierten Vorgänge auf einem Konto für eine Periode zusammenfasst, werden mehrere Zusammenfassungsvorgänge erstellt. Dies reflektiert die Kombinationen von Konto, Periode, Analysecodes, Währungscode, Zuweisungsmarke, Anlagencode, Anlagenuntercode und Anlagenmarke der zusammengefassten Vorgänge.
Wenn ein Teil der Analyse nicht mehr erforderlich ist, reduzieren Sie die Anzahl der Saldovorgänge, indem Sie Analysecodekonsolidierungen definieren. Vorgangsanalysecodes in einer ausgewählten Kategorie bleiben unberücksichtigt, und die Vorgänge werden zusammengefasst, als ob diese Analysecodes nicht vorhanden wären.
Nach der Saldierung werden die neuen Ausgleichsvorgänge mit einer Journalnummer, und ggf. mit der Zuweisungsnummer Null, angezeigt. Als Zuweisungsdatum und -periode werden die jeweiligen Werte des neuesten saldierten Vorgangs eingesetzt.