Journale in der Basiswährung ausgleichen
Die Basiswährungswerte eines Journals müssen vor Buchung des Journals ausgeglichen sein.
In einer Einzelwährungsumgebung ist die Basiswährung der einzige für einen Vorgang eingegebene Wert. In einer Mehrwährungsumgebung ist der Basiswährungswert obligatorisch. Er wird manuell eingegeben oder aus anderen Vorgangswerten und -sätzen errechnet.
SunSystems-Financials gibt den Vorgangsbetrag als einen der nachstehend aufgeführten Ausgleichbeträge vor:
- den zum Ausgleich des gesamten Journals erforderlichen Betrag
- den zum Ausgleich der Vorgänge für die aktuelle Vorgangsnummer erforderlichen Betrag
- den zum Ausgleich der an die aktuelle Buchungsperiode gebuchten Vorgänge erforderliche Betrag.
Diese Ausgleichoptionen werden auf folgenden Formularen gewählt:
- Journalstandardwerte (JNP) zur Vorgabe des Ausgleichbetrags für einen ausgewählten Standardjournalvorgang, z. B. die letzte Journalzeile im Standard.
- Buchungen erfassen (LEN) zur automatischen Vorgabe des Ausgleichbetrags für einen Vorgang bei der manuellen Journalerfassung.
Außerdem zeigt 'Buchungen erfassen' verschiedene Salden an, damit Sie problemlos eine Unausgeglichenheit erkennen.
Die Ausgleichregeln der Basiswährung
Die Journalausgleichsregeln der Basiswährung bestimmen, wie eine Journaldifferenz in der Basiswährung berichtigt wird. Diese Regel wird durch die Option S/H-Prüfung Basiswährung in der Funktion Mandanten einrichten festgelegt.
Es stehen zwei Ausgleichoptionen zur Verfügung:
- manueller Ausgleich - hier müssen Sie die Journalvorgänge und -werte zum Ausgleich des Journals manuell berichtigen
- automatischer Ausgleich - hier fügt das System einen weiteren Journalvorgang hinzu und bucht den Differenzbetrag automatisch entweder auf ein in der Basiswährung geführtes Soll- oder Habengegenkonto. Dies hängt davon ab, ob es sich bei der Differenz um einen Soll- oder Habenbetrag handelt.
Bei Wahl der Option Automatisch werden die Basiswährungs-Gegenkonten in der Funktion 'Mandanten einrichten' festgelegt. Die Vorgabe separater Soll- und Habengegenkonten ist möglich.
Beim automatischen Ausgleich ist auch die Ausführung einer Toleranzprüfung für diesen Betrag möglich. Übersteigt der Journaldifferenzbetrag den Toleranzbetrag, wird der Betrag nicht automatisch gebucht. Auf diese Weise wird verhindert, dass sehr große Buchungen unter dem Deckmantel von Rundungsfehlern erfolgen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn ein falscher Wechselkurs zur Berechnung eines Basiswährungswerts verwendet wird.
Die Ausgleichregeln gelten für Journale, die manuell mit der Funktion Buchungen erfassen eingegeben, sowie für Journale, die mit der Funktion Buchungen importieren (LIM) von anderen Systemen importiert wurden.