Beispielszenario für Genehmigungen

Buchungen erfassen/Buchungen importieren

Dieses Beispielszenario beschreibt die Konfiguration, die für 'Buchungen erfassen (LEN)'/'Buchungen importieren (LIM)' ausgeführt werden muss. Die anderen Genehmigungsprozesse (Zahlungen, Abgleichen/Zuweisungen und Auszüge) können aufgrund ähnlicher Prinzipien konfiguriert werden.

Genehmigungen könnten dazu verwendet werden, finanzielle Genehmigungseinschränkungen bei der Buchungserfassung (LEN) innerhalb einer Firma aufzuerlegen, z. B. eine Genehmigungsberechtigung bis zu 1000, und eine für über 1000. Dies wird anhand eines zweistufigen Genehmigungsprozesses konfiguriert, wobei jede Stufe ein entsprechendes Genehmigungslimit besitzt. In der ersten Stufe muss ein Benutzerteam alle manuellen Zahlungsjournale, die für ein Konto erfasst werden, genehmigen. In der zweiten Stufe muss ein anderes Benutzerteam nur die Vorgänge für das entsprechende Konto genehmigen, deren Habenwert größer als 1000 ist. Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass das zweite Team nur die Vorgänge genehmigt, die vom ersten Team bereits geprüft wurden (ähnlich dem Verfahren, in dem ein Dokument oder ein Vertrag Unterschriften von mehr als einem Unterzeichnungsberechtigten innerhalb einer Firma benötigt).

Zusammenfassend:

  • Die erste Genehmigungsstufe, das erste Genehmigungsbenutzerteam, und der erste Genehmigungsfilter beziehen sich auf alle Bankvorgänge, ungeachtet der entsprechenden Beträge.
  • Die zweite Genehmigungsstufe, das zweite Genehmigungsbenutzerteam, und der zweite Genehmigungsfilter beziehen sich auf Bankvorgänge, deren Beträge größer als 1000 sind.
  • Obwohl zwei Genehmigungsstufen vorhanden sind, werden bestimmte Vorgänge nur eine Genehmigung auf der ersten Stufe benötigen. Ist der Betrag 1000 oder kleiner, bucht SunSystems automatisch die Vorgänge direkt nach der Genehmigung in der ersten Stufe, da der Vorgang den Filter für die zweite Genehmigungsstufe umgeht.

In diesem Beispiel wird die Kontonummer 52100. Das erste Benutzerteam hat den Code BANK0-1000, das zweite Benutzerteam hat den Code BANK>1000. Der Benutzer mit dem Benutzercode N1K hat ein Genehmigungslimit von 1000, und der Benutzer CEO hat Genehmigungsberechtigung für unbegrenzte Beträge. CEO muss nur Vorgänge genehmigen, deren Betrag größer als 1000 ist, da dies das Limit von N1K überschreitet. CEO genehmigt nur die Vorgänge, die von N1K bereits geprüft und als in der ersten Genehmigungsstufe genehmigt markiert wurden.

Konfiguration des Beispielszenarios

Dieses Beispiel kann in der PK1-Vorführungsdatenbank konfiguriert werden:

  1. Setzen Sie das Feld Genehmigung benötigt auf der Registerkarte Ergänzungen zu Financials in Hauptbuch einrichten (LES) auf Ja.
  2. In der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung erstellen Sie die Benutzer N1K und CEO, richten beide als Genehmiger ein und weisen ihnen Genehmigungspasswörter zu.
  3. In Benutzerteams einrichten (UTS) erstellen Sie Team BANK0-1000 mit dem Teamnamen Bankgenehmigungslimit 1000, weisen Benutzercode N1K zu und markieren das Kontrollkästchen Hauptmitglied. Erstellen Sie Team BANK>1000 mit dem Teamnamen Bankgenehmigungslimit >1000, belegen Sie Benutzercode CEO und markieren Sie das Kontrollkästchen Hauptmitglied.
  4. Erstellen Sie in Finanzablehnungscodes einrichten (FJC) den Code BANK1 mit der Beschreibung Vorgang nicht genehmigt. Abgelehnt von Benutzerteam 1. Erstellen Sie den Code BANK2 mit der Beschreibung Vorgang nicht genehmigt. Abgelehnt von CEO.
  5. In Filter-Designer (FLD), erstellen Sie zwei Filter mit dem Filtertyp Genehmigungen abfragen SAAUTH.
    • Benennen Sie den ersten Filter BANK_CR mit der Beschreibung Habenbeträge für Konto 52100. In BANK_H, wählen Sie Genehmigungssatznummer und ziehen Sie diese Bedingung in den Filterbearbeitungsbereich. Im Dialogfeld Bedingung bearbeiten wählen Sie das die Option Laufzeiterfassung und lassen Sie alle anderen Felder wie vorgegeben. In der Datenelementbeschreibung wählen Sie Kontonummer, und ziehen Sie diese Bedingung in den Filterbearbeitungsbereich. Im Dialogfeld Bedingung bearbeiten geben Sie unter Gleich den Wert 52100 ein. Klicken Sie auf Datei > Speichern. Als Ergebnisziel wählen Sie das Formular AUTHDTL.
    • Erstellen Sie den zweiten Filter mit dem Namen BANK_CR_G1000, und der Beschreibung Habenbeträge größer als 1000 an Kontonr. 52100. Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten für (i) BANK_H bis zu dem Punkt, an dem Sie die Genehmigungssatznummer und Kontonummer als Bedingung erstellt haben. Wählen Sie nun Andere Habensumme aus der Datenelementliste und ziehen Sie diese Bedingung in den Filterbearbeitungsbereich. Im Dialogfeld Bedingung bearbeiten geben Sie Größer als und im Feld darunter 1000 ein. Klicken Sie auf OK. Wählen Sie Datei > Speichern. Als Ergebnisziel wählen Sie das Formular AUTHDTL.
  6. In Genehmigungsstufen einrichten (AUS) erstellen Sie zwei Stufen mit den Nummern 200 und 210.
    • Benennen Sie Stufe 200 mit der Beschreibung Habenbeträge für Buchungserfassungen genehmigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Filter-ID und wählen Sie den Filter BANK_CR. Als Stufentyp wählen Sie Buchungen erfassen/importieren. Als Benutzerteamcode wählen Sie BANK0-1000, Für den Genehmiger geben Sie N1K ein.
    • Benennen Sie Stufe 210 mit der Beschreibung Habenbeträge >1000 für Buchungserfassungen genehmigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Filter-ID und wählen Sie den Filter BANK_CR_G1000. Als Stufentyp wählen Sie Buchungen erfassen/importieren. Als Benutzerteamcode wählen Sie BANK>1000, Für den Genehmiger geben Sie CEO ein.
  7. In Journaltypen (JNT) ändern Sie Journaltyp FGJ und markieren das Kontrollkästchen Genehmigung benötigt auf der Registerkarte Ergänzungen zu Financials.

Verwendung der Beispielkonfiguration für 'Buchungen erfassen'

  • Der Verfasser

    Zur Verwendung von Genehmigungen, melden Sie sich in SunSystems mit der Benutzer-ID PK1 an, und geben Sie ein Journal mit Journaltyp FGJ für Kontonr. 52100 ein, das einen Habenbetrag von 2000 aufweist. Verwenden Sie Kontonummer 999 als Gegenkonto für den Sollbetrag. Beim Buchen wird das Journal nicht ins Hauptbuch gebucht, sondern es muss eine Anmerkung zum Genehmigungsstapel eingegeben werden. Klicken Sie auf OK. Auf dem Formular Genehmiger auswählen wählen Sie N1K als Benutzercode für den Genehmiger. Die Meldung Genehmigungsstapel erfolgreich erstellt wird in der Statusleiste angezeigt.

Hinweis: Jede darauffolgende Genehmigungsstufe muss von einem anderen Benutzer genehmigt werden, und dieser darf nicht gleich dem Verfasser sein.

  • Das erste Benutzerteam

    Melden Sie sich aus SunSystems ab, und melden Sie sich nun mit der Benutzer-ID N1K an. Wählen Sie in SunSystems die Funktion Genehmigungen (AUT). Auf dem Formular 'Auswahl - Genehmigungseingangskorb' geben Sie den Benutzerteamcode BANK0-1000 und als zugeordneten Genehmiger N1K ein. Der neue Genehmigungssatz wird mit dem Status 'Genehmigung erwartet' angezeigt. Markieren Sie den Genehmigungssatz und klicken Sie auf Überprüfen. Wählen Sie Ausgewählten Satz genehmigen und klicken Sie auf die Dropdown-Liste mit den Programmnamen. Danach wählen Sie Ausgewählten Satz genehmigen und klicken anschließend auf OK. Geben Sie eine Anmerkung und das Genehmigungspasswort für N1K ein.

  • Das zweite Benutzerteam

    Melden Sie sich aus SunSystems ab, und melden Sie sich nun mit der Benutzer-ID CEO an. Wählen Sie in SunSystems die Funktion Genehmigungen (AUT). Auf dem Formular Auswahl - Genehmigungseingangskorb geben Sie den Benutzerteamcode BANK>1000 und als zugeordneten Genehmiger CEO ein. Der neue Genehmigungssatz wird mit dem Status Genehmigung erwartet angezeigt. Markieren Sie den Genehmigungssatz und klicken Sie auf Überprüfen. Wählen Sie Ausgewählten Satz genehmigen und klicken Sie auf die Dropdown-Liste mit den Programmnamen. Danach wählen Sie Ausgewählten Satz genehmigen und klicken anschließend auf OK. Die Meldung Stapel wird gebucht wird in der Statusleiste angezeigt.

  • Zurück zum Verfasser

    Melden Sie sich in SunSystems wiederum mit dem Benutzercode PK1 an. Wählen Sie in SunSystems Verfassereingangskorb (AOT). Auf dem Formular Auswahl - Verfassereingangskorb geben Sie PK1 als den aktuellen Verfasser ein. Der Genehmigungssatz wurde gelöscht, kann aber in Genehmigungsrevisionsprotokoll (AAT) angezeigt werden.

    Hinweis: Der Verfasser-Eingangskorb kann in allen Genehmigungsstufen aufgerufen werden, um den Status anzuzeigen.