Schritte zum Konfigurieren der Genehmigungsfunktion

Die Finanzgenehmigungsfunktion in SunSystems ist ein Vorgang, in dem das Buchen von Vorgängen für verschiedene Funktionen entweder zugelassen oder abgelehnt werden kann. Nur in 'Benutzerteams' eingerichtete Benutzer-IDs können Vorgänge genehmigen. Dieses Thema beschreibt, wie SunSystems konfiguriert werden muss, um Genehmigungen auszuführen. Weitere Informationen finden Sie im Thema 'Informationen über die Genehmigungsfunktion'.

Hinweis: Die Genehmigungsfunktion ist nicht dazu konzipiert, Arbeitsabläufe auszuführen, oder als Revisionsprotokoll zum Nachverfolgen von genehmigten bzw. abgelehnten Vorgängen verwendet zu werden.

Vor dem Versuch, Genehmigungen zu konfigurieren, sollten Sie Ihre Genehmigungsanforderungen sorgfältig planen. Ein Beispielszenario für Genehmigungen wird nach den grundlegenden Konfigurierungsschritten angegeben.

Grundlegende Konfiguration

  1. Setzen Sie das Feld Genehmigung benötigt auf der Registerkarte Ergänzungen zu Financials in Hauptbuch einrichten (LES) auf Ja.
  2. Wählen Sie in der Sicherheitskonsole oder Benutzerverwaltung die Option Bearbeiten > Benutzer bearbeiten. Markieren Sie in Genehmigung das Kontrollkästchen Genehmiger und erstellen Sie ein Passwort pro Genehmiger. Lassen Sie die Einstellung für Ungültige Genehmigungen auf null.
  3. In der Funktion Benutzerteam einrichten (UTS), definieren Sie die benötigten Genehmigungsbenutzerteams. Erstellen Sie für jedes Team einen entsprechenden Teamnamen und klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmiger, um die Benutzer einem Team zuzuweisen.
  4. In der Funktion Finanzablehnungscodes einrichten (FJC) erstellen Sie die benötigten Ablehnungscodes. Geben Sie für jeden Code eine Beschreibung ein, die für jeden, mit dem entsprechenden Code abgelehnten Vorgang angezeigt werden soll. Geben Sie an, für welchen Genehmigungsstufentyp dieser Finanzablehnungscode bestimmt ist. Folgende Stufentypen stehen zur Verfügung:
    • Zahlungen
    • Abgleichung/Zuweisung
    • Buchungen erfassen/importieren
  5. Erstellen Sie in Filter-Designer (FLD) die erforderlichen Filter für die unterschiedlichen Genehmigungsstufen und Genehmigungsstufentypen.

Wählen Sie den Filtertyp Genehmigung abfragen SAAUTH, und geben Sie dem Filter einen passenden Namen und eine Beschreibung. Ziehen Sie die benötigten Filterbedingungen aus dem Abschnitt 'Datenelementliste' in den Abschnitt 'Filterbearbeitungsbereich'. Die erste Bedingung muss Genehmigungssatznummer sein. Im Dialogfeld Bedingung bearbeiten aktivieren Sie das Kontrollkästchen Laufzeiterfassung, und lassen Sie das Kontrollkästchen Leerstellen deaktiviert.

Wählen Sie alle weiteren Datenelemente, die Sie als Filterbedingungen für eine bestimmte Genehmigungsstufe benötigen. Sie könnten z. B.einen Filter erstellen, der nur eine Genehmigungsstufe aufruft, wenn der Vorgang eine bestimmte Kontonummer betrifft. Dieses Beispiel wird im Abschnitt 'Beispielszenario für Genehmigungen' näher beschrieben. Außer der Genehmigungssatznummer darf für keines dieser Datenelemente die Laufzeiterfassung im Dialogfeld Bedingung bearbeiten aktiviert sein.

Wählen Sie Datei > Ergebnisziel wählen im Menü Filter-Designer. Klicken Sie auf Formular und wählen Sie 'Genehmigungsdetails' als Ausgabeformular für den Filter. Speichern Sie den Filter.

Hinweis: Der Filter, den Sie für Genehmigungen verwenden, muss als Ergebnisziel ein Formular und kein Programm haben.
Hinweis: 

Genehmigungsstufen können von einem Vorgang übergangen werden, wenn die im Filter für die entsprechende Stufe definierten Bedingungen nicht erfüllt sind.

  • In Genehmigungsstufen einrichten (AUS) erstellen Sie alle notwendigen Stufen, die Sie für jeden Genehmigungsprozess benötigen. Sie möchten für Buchungen erfassen (LEN) einen zweistufigen Genehmigungsprozess einrichten, in dem die erste Stufe eine Genehmigung für alle Journale, und die zweite Stufe nur die Genehmigung von Journalen benötigt, wenn der Habenbetrag größer als 1000 ist. Dieses Beispiel wird im Abschnitt 'Beispielszenario für Genehmigungen' näher beschrieben.

Geben Sie für jede Stufe den entsprechenden Filter an, der oben in Schritt 5 definiert wurde. Geben Sie im Feld Benutzerteamcode das Team an, das diese Stufe im Prozess genehmigen muss, und geben Sie den Genehmiger an, d. h. den Benutzercode des Benutzers innerhalb des Teams, an den Vorgänge standardmäßig zur Genehmigung gesendet werden.

Geben Sie im Feld Stufentyp an, zu welchem Genehmigungsvorgang diese Stufe gehört. Folgende Stufentypen stehen zur Verfügung:

  • Zahlungen
  • Abgleichung/Zuweisung
  • Buchungen erfassen/importieren
Hinweis: 

Beim Nummerieren der Genehmigungsstufen, können Sie die Stufen innerhalb der einzelnen Genehmigungsvorgänge gruppieren. Beispielsweise könnten Sie Stufennummern 1 bis 100 für Zahlungsgenehmigungen sowie 200 bis 300 für Buchungserfassung-/Buchungsimport-Genehmigungsstufen reservieren usw. Lassen Sie zwischen den Stufennummern Lücken, damit eventuell später benötigte zusätzliche Stufen leicht eingefügt werden können, ohne dass die Stufennummern revidiert werden müssen.

Zusätzliche Konfiguration für 'Buchungen erfassen' / 'Buchungen importieren'

  • Geben Sie in Journaltypen (JNT) an, ob jeder einzelne Journaltyp eine Genehmigung benötigt. Für die betreffenden Journale ändern Sie den Journaltyp und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigung benötigt auf der Registerkarte Ergänzungen zu Financials. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht markiert. Wird also eine Genehmigung für alle Journaltypen benötigt, muss dieser Konfigurierungsschritt für jeden Journaltyp ausgeführt werden.