Informationen zur Genehmigungsfunktion

SunSystems-Financials besitzt eine optionale Genehmigungsfunktion. Damit wird sichergestellt, dass ausgewählte Vorgänge für bestimmte Verarbeitungsarten genehmigt sind. Eine Genehmigung kann beispielsweise erforderlich sein für:

  • das Buchen eines Journals an bestimmte sensible Konten;
  • das Generieren einer Zahlung, die ein vordefiniertes Limit überschreitet.
Hinweis: 
  • Die Genehmigungsfunktion von Financials darf nicht mit der Genehmigungsfunktion in der Warenwirtschaft verwechselt werden.
  • Die Genehmigungsfunktion ist nicht dazu konzipiert, Arbeitsabläufe auszuführen, oder als Revisionsprotokoll zum Nachverfolgen von genehmigten bzw. abgelehnten Vorgängen verwendet zu werden.

Die Konfiguration der Genehmigungsfunktion im Financials-Modul ist detailliert im Thema Schritte zum Konfigurieren der Genehmigungsfunktion beschrieben. Ein Beispielszenario für Genehmigungen ist ebenfalls aufgeführt, um eine Möglichkeit der Konfigurierung und Verwendung von Genehmigungen zu veranschaulichen.

Genehmigung kann für ausgewählte Vorgänge in den folgenden Financials-Prozessen gelten:

  • Buchungen erfassen/importieren
  • Abgleichung/Zuweisung
  • Zahlungen.

Genehmigung ist nur in Buch A zulässig. Nur bestimmte Vorgänge benötigen Genehmigungen. Dies ist abhängig von den Vorgangsdetails und dem betreffenden Prozess. Sie sind ebenfalls von den Filtern abhängig, die für die Genehmigungsstufen erstellt und zugewiesen werden.

Genehmigungsstufen und Benutzerteams

Sie können für die oben aufgeführten Prozesse verschiedene Genehmigungsstufen einrichten, und es können dabei für bestimmte Vorgänge mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sein. Siehe 'Genehmigungsstufen definieren'.

Jeder Genehmigungsstufe wird ein Team von Genehmigern zugewiesen, das als Benutzerteam bezeichnet wird. Ein beliebiges Mitglied des Benutzerteams kann die Vorgänge genehmigen, sofern die Gesamtsumme innerhalb ihres Genehmigungslimits liegt. Siehe 'Benutzerteams einrichten'.

Im Genehmigungseingangskorb werden alle Genehmigungssätze aufgelistet, die auf Genehmigung durch diesen Genehmiger warten. Wenn ein Mitglied des Teams einen Genehmigungssatz aus dem Eingangskorb auswählt, wird dieser Satz 'ausgecheckt'. Auf diese Weise kann kein anderes Mitglied des Teams versuchen, den Satz zur gleichen Zeit zu genehmigen.

Hinweis: Genehmiger werden nicht darauf aufmerksam gemacht, dass neue Vorgänge auf Genehmigung warten. Sie müssen deshalb ihren Genehmigungseingangskorb regelmäßig überprüfen.

Genehmigungsstatus

Jeder Vorgangsstapel, der genehmigt werden muss, wird in einem Genehmigungssatz gespeichert und erhält einen Genehmigungsstatus. Dieser Status zeigt an, wo sich der Stapel im Genehmigungsprozess befindet. Der Status wird vom System automatisch gesetzt und verwaltet.

Ein Genehmigungssatz hat einen der folgenden Statuscodes:

  • Genehmigung erwartet
  • Abgeschlossen
  • Abgelehnt

Im Genehmigungsverfasser-Eingangskorb werden alle Genehmigungssätze aufgelistet, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden. Auf diese Weise können Benutzer den Status aller der von Ihnen generierten Vorgänge einsehen, die auf Genehmigung warten. Wenn ein Genehmigungssatz als 'Abgelehnt' angezeigt wird, kann er gelöscht, in Buchungen erfassen zur Änderung wiederaufgerufen werden oder erneut zur Genehmigung vorgelegt werden. Genehmigungssätze, die genehmigt und gebucht wurden, werden ebenfalls angezeigt, mit Genehmigungsstatus 'Abgeschlossen'. Diese können wahlweise gelöscht werden. Dabei werden nicht die Vorgänge aus dem Hauptbuch gelöscht, sondern nur die Genehmigungssätze werden aus dem Verfassereingangskorb entfernt.

Hinweis: Verfasser werden nicht darauf aufmerksam gemacht, wenn ihre Vorgänge genehmigt bzw. abgelehnt wurden. Sie müssen deshalb regelmäßig ihren Verfasser-Eingangskorb überprüfen.

Genehmigungssätze

Ein Satz von Vorgängen, für die eine Genehmigung erforderlich ist, bewegt sich durch den Genehmigungsprozess als Genehmigungssatz. Er wird immer als Ganzes genehmigt oder abgelehnt. Selbst wenn also nur einer der Vorgänge nicht genehmigt werden kann, muss der gesamte Genehmigungssatz abgelehnt werden. Verschiedene Vorgänge in einem Genehmigungssatz können sich daher nie auf verschiedenen Stufen im Genehmigungsprozess befinden.

Genehmigte Vorgänge verarbeiten

Wenn der Vorgangssatz auf der letzten Genehmigungsstufe genehmigt wird, wird der Status aller Vorgänge im Stapel zu 'Genehmigung erteilt' geändert. Der Status des Genehmigungssatzes wird auf 'Abgeschlossen' gesetzt.

Welche Verarbeitung als Nächstes erfolgt, hängt von der Funktion ab, die die Genehmigungsanforderung auslöst. Dies ist der Stufentyp der für die Genehmigungsstufen definiert wurde. Im Allgemeinen wird die Bearbeitung dann beendet und die Vorgänge werden gebucht oder aktualisiert. Zum Beispiel:

  • Sind die Vorgänge Zahlungsvorgänge, dann wird der Zahlungslauf automatisch ausgeführt, sobald diese vollständig genehmigt wurden.
  • Wenn es sich bei den Vorgängen um Journale handelt, die in Buchungen erfassen oder Buchungen importieren gehalten werden, werden diese automatisch gebucht, sobald sie vollständig genehmigt wurden (sofern sie weiterhin ausgeglichen sind).
  • Wenn die Vorgänge von einem Abgleichungsprozess für die Genehmigung ausgewählt wurden, z. B. die Kontozuweisung, wird dieser automatisch ausgeführt, sobald die Vorgänge vollständig genehmigt wurden.

Sie können Zahlungsdokumente (PYD) manuell für einen Zahlungslauf ausführen, nachdem dieser genehmigt und gebucht wurde. Evtl. gewährte Rabatte sind in den Zahlungsdokumenten enthalten.