HB-Buchungen und Budgetprüfung

HB-Buchungen können im Einkaufsmodul getätigt werden. Wird die Verpflichtungsbuchführung verwendet, kann beim Aufgeben einer Bestellung eine Buchung an das Verpflichtungsbuch gemacht werden. Beim Eingang der Waren bzw. einer Rechnung wird diese Verpflichtungsbuchung umgekehrt und es findet eine Buchung an das Ist-Buch statt. Diese Buchungen entsprechen normalerweise den in der Budgetprüfung geführten Verpflichtungs- und Aufwandsbeträgen.

Hinweis:  HB-Buchungen und Budgetprüfung sind separate Funktionen und sie sind in SunSystems nicht miteinander verbunden. Sie arbeiten unabhängig voneinander und können u. U. unterschiedliche Beträge und Perioden enthalten. Sie sollten daher beim Extrahieren von Daten zu Berichtszwecken mit Bedacht vorgehen, da die Daten unterschiedlich sein können.

Die Daten in HB-Buchungen und in der Budgetprüfung können sich aus verschiedenen Gründen voneinander unterscheiden.

Nehmen wir z. B. an, dass die zur HB-Buchung verwendete Periode anders ist als die Periode der Budgetprüfung. Buchungsperioden werden in 'Bestelltypenstufen (PTS)' wie folgt definiert:

  • Bestellperiode (die auf der Bestellung angegebene Periode)
  • Bestellungen erfassen
  • Auftragsbestätigungsperiode
  • Rechnungsperiode (die auf der Rechnung angegebene Periode)
  • Rechnungsabgleichungsperiode
  • Rechnungsbestätigungsperiode.

Die zur Budgetprüfung verwendete Periode ist die Periode, in der das Budget verbraucht wird. Bei Verwendung der Navigationsmethode können dies eine, zwei oder mehrere Perioden sein. Wenn also in der aktuellen Periode kein Budget vorhanden ist aber die vorhergehende Periode noch einen verfügbaren Budgetbetrag hat, dann kann die Budgetprüfung in dieser Periode stattfinden.

Es folgt ein Vorgangsbeispiel:

Stufe Ausgeführte Periode Budgetprüfung/Kommentare Budgetprüfung/Periode Hauptbuchbuchungen/Kommentare Hauptbuchbuchungen/Periode
Bestellungen erfassen 01/200X Keine Budgetprüfung   Keine HB-Buchungen  
Bestellungsbestätigung 02/200X Budgetverpflichtungsbetrag erhöht Kein Budget verfügbar in dieser Periode, jedoch verfügbar in vorhergehender Periode 01/200X Verpflichtungsbuchung Stufe in 'Bestelltypen' definiert: Wenn Bestellerfassung=01/200X; Wenn Bestellerfassung=02/200X
Rechnungen erfassen 03/200X Keine Budgetprüfung   Keine HB-Buchungen  
Rechnungen abgleichen 04/200X Keine Budgetprüfung   Keine HB-Buchungen  
Rechnungen bestätigen 05/200X Budgetverpflichtungsbetrag reduziert Periode = 02/200X Verpflichtungumkehrung Stufe in 'Bestelltypen - HS-Umkehrungsdetails' definiert: Wenn Bestellerfassung=01/200X; Wenn Bestellerfassung=02/200X
Rechnungen bestätigen 05/200X Aufwandsbetrag erhöht Periode = 02/200X Ist-Buchungen im Ist-Buch RECHNUNGSERFASSUNG=03/200X; RECHNUNGSZUWEISUNG=04/200X; RECHNUNGSBESTÄTIGUNG=05/200X
Hinweis:  Werden Budgetprüfungsdaten gewünscht, dann sollten Berichte aus den Budgettabellen verwendet werden. Werden Finanzberichte benötigt, können Berichte aus den Hauptbüchern verwendet werden. Lassen Sie jedoch Vorsicht walten, wenn Budgetprüfberichte aus den Finanzbüchern stammen.