Welche Zahlungsdokumente stehen zur Verfügung?

SunSystems-Financials enthält vordefinierte Zahlungsdokumente für Schecks und Zahlungsanzeigen. Diese werden mit SunSystems (SRS) -Report-Designer formatiert, d. h. sie können den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Zusätzlich können Sie mit Berichtsdesigner Ihre eigenen Zahlungsdokumente gestalten.

Für jedes Zahlungsdokument ist ein Dokumentformat zur Kennzeichnung der Berichtsfunktionsdatei (.srdl) und zur Vorgabe der Druckanforderungsoptionen und -standards erforderlich. Die nachstehend aufgeführten Dokumentformate bezeichnen die vordefinierten Zahlungsdokumente.

Vordefiniertes Zahlungsdokument Dokumentformat Einzelzahlungs-Dokumentformat
Zahlungsanzeigen mit Scheck APD3 APD-S3
Zahlungsanzeigen mit Bankdatei APD4  

Diese Dokumentformate verwenden die SRS-Beispielberichte; es wird jedoch empfohlen, dass Sie mit Berichtsdesigner Ihre eigenen Berichte für Zahlungsdokumente erstellen, damit diese die Anforderungen und Papierformate usw. Ihrer Organisation berücksichtigen. Sie können Ihre Berichtsformate auf den SRS-Beispielberichten basieren.

Die oben aufgelisteten Dokumentformate können verwendet werden, um Zahlungsdokumente für Zahlungsläufe mit der Zahlungsweise Scheck, Bank oder Andere zu drucken.

Das Einzelzahlungs-Dokumentformat kann für Zahlungsläufe mit der Zahlungsweise Einzelzahlung verwendet werden. Diese Zahlungsweise wird verwendet, um sonstige Zahlungen abzuwickeln. Die Einzelzahlungs-Dokumentformate rufen den Empfängernamen aus dem Beschreibungsfeld jedes Vorgangs ab. Siehe 'Wie wird die Zahlungsweise verwendet?'.

Einzelzahlungsläufe generieren für jeden ausgewählten Vorgang und nicht für jedes Konto eine getrennte Zahlung.

Zahlungsanzeigendetails

Die vordefinierte Standardzahlungsanzeige weist folgende Informationen aus: Name und Anschrift des Lieferanten bzw. Kunden, Namen und Anschrift Ihres Unternehmens, Kontonummer und -bezeichnung, und oben das Datum der Zahlungsanzeige. Dann folgt eine Liste der durch die Zahlung beglichenen Vorgänge. Für jeden Vorgang werden Vorgangsdatum, Vorgangsnummer, Beschreibung und Soll- bzw. Habenbetrag angeführt. Abschließend wird die Summe des Zahlungsbetrags ausgedruckt.

Wurde die Zahlung in der Vorgangswährung getätigt, dann erscheinen auf der Zahlungsanzeige die Vorgangswährungsbeträge mit der Währungsbezeichnung neben der Zahlungssumme. Wurden Zahlungen für das gleiche Konto in verschiedenen Währungen ausgeführt, dann wird für jede Währung eine separate Zahlungsanzeige gedruckt.

Hinweis:  Name und Anschrift Ihres Unternehmens stammen aus dem Adresscode 0000000000, der in Adressen (ADD) definiert wird.

Getrennte Zahlungsanzeigen und Schecks

Wenn Sie getrennte Schecks und Zahlungsanzeigen benötigen, erstellen Sie mit Berichtsdesigner die beiden separaten Berichtsformate, basierend auf dem Beispielbericht FPPD1.srdl. Anschließend müssen Sie zwei neue Dokumentformate erstellen, eines nur für Schecks und eines nur für Zahlungsanzeigen.

Sie sollten die Zahlungsanzeigen zuerst ausdrucken, indem Sie die Funktion Zahlungsdokumente mit Ihrem ersten neuen Dokumentformat ausführen. Damit werden Zahlungsanzeigen für alle Konten gedruckt, die im Zahlungslauf (PYR) zur Zahlung ausgewählt sind. Dies schließt Zahlungsanzeigen für Konten ein, bei denen die im Zahlungslauf zur Zahlung ausgewählten Vorgänge zu einem Null- oder Negativsaldo führen.

Nachdem Sie die Zahlungsanzeigen gedruckt haben, sollten Sie die Schecks drucken. Führen Sie die Funktion Zahlungsdokumente (PYD) mit Ihrem zweiten neuen Dokumentformat aus, und wählen Sie die Optionen Erneut drucken und Endgültiger Druck.

Kombinierte Zahlungsanzeigen mit Schecks

Wenn Sie Zahlungsanzeigenvordrucke mit abtrennbarem Scheck benutzen, druckt das Standard-Scheck/Zahlungsanzeigekombinationsformat von SunSystems den Scheck direkt nach der jeweiligen Zahlungsanzeige. Bei Konten mit Null- oder Sollsaldo wird der Scheckteil mit UNGÜLTIG bedruckt.

Wenn sich eine Zahlungsanzeige über mehrere Seiten erstreckt, werden alle Schecks außer dem letzten mit UNGÜLTIG bedruckt. Diese Schecks und alle, die für Testausdrucke benutzt wurden, sind zu vernichten.

Scheckdetails

Schecks, die mit den oben beschriebenen standardmäßigen Zahlungsdokumenten erstellt wurden, verwenden ein vordefiniertes Layout. Dieses druckt das Zahlungsdatum (d. h. das Dokumentdatum) gefolgt vom Lieferantennamen. Darunter wird der Scheckbetrag in Worten und dann als Zahl ausgegeben.

Wenn eine Zahlungsdokumentnummer, wie z. B. eine Schecknummer, gedruckt wird, erscheint diese auf einer neuen Zeile unter der Betragszeile.

Beim Druck des Scheckbetrags werden aus Sicherheitsgründen Sternchen (*) vor und nach den Ziffern gedruckt, wie z. B. in **43.511,65**.

Für den Ausdruck des Betrags in Worten wird der Wert in die folgenden Zehnerfaktoren aufgeteilt, und es wird davon ausgegangen, dass diese Faktoren als Überschriften auf den Vordrucken erscheinen:

  • Hundert Millionen
  • Zehn Millionen
  • Millionen
  • Hunderttausender
  • Zehntausender
  • Tausender
  • Hunderter
  • Zehner
  • Einheiten
  • Dezimalstellen

Der Wert für jeden einzelnen Zehnerfaktor wird in Worten ausgedruckt, mit Ausnahme des Dezimalstellenwerts, der in Ziffern erscheint.

So wird der Wert 43.511,65 beispielsweise wie folgt ausgegeben: Null Null Null Vier Drei Fünf Eins Eins 65.

Hinweis:  Sie können das Dokumentformat APD4 verwenden, um die Zahlungsdetails als getrennte Textdatei zu speichern. Sie können diese dann z. B. als Eingabe in ein spezielles Scheckdrucksystem verwenden. Die Standardeinstellungen für die Textausgabe von APD4 gehen davon aus, dass die Option Einzelvorgang auf Zahlungskonto buchen in Zahlungsprofile (PYP) auf Obligatorisch eingerichtet ist, und dies ist für den korrekten Inhalt erforderlich. Das Format der Textdatei sowie deren Name und Speicherort werden in Berichtsdesigner definiert.