Zahlungsbedingungen zum Steuern von Dokumenten verwenden
Für jeden Vorgang sind wahlweise vier Dokumentdaten verfügbar. Sie werden dazu verwendet, das Druckdatum eines Dokuments für einen Vorgang festzulegen, oder nachträglich, um das Druckdatum des Dokumentes aufzuzeichnen.
Anhand von Dokumentdaten können Vorgänge gewählt werden, um deren entsprechende datumsbezogenen Dokumente ausdrucken, z. B. Mahnschreiben. Sie können z. B. Dokumentdatum 1 als das Datum definieren, an dem das erste Mahnschreiben für den Kundenvorgang erstellt wird. Dieses Datum würde im ursprünglichen Hauptbuchvorgang gespeichert werden, und könnte daher verwendet werden, um diesen Vorgang auszuwählen, wenn ein Mahnschreiben fällig ist. Nachdem das Dokument ausgedruckt wurde, kann das Feld Dokumentdatum 1 im Vorgang mit dem aktuellen Druckdatum aktualisiert werden.
Auf diese Weise wissen Sie immer genau, wann Briefe für welche Konten gedruckt werden.
Sie können Zahlungsbedingungen konfigurieren, um Dokumentdaten auf Grund anderer Daten zu berechnen. Zum Beispiel möchten Sie eventuell Dokumentdatum 1 berechnen, indem Sie dem Vorgangsfälligkeitsdatum 30 Tage hinzufügen. Sie könnten dann Dokumentdatum 2 als zweites Mahnschreiben einrichten, und dieses als 30 Tage nach dem Datum des ersten Mahnschreiben definieren. Geben Sie den Code der neuen Zahlungsbedingungsgruppe in einem Kunden- bzw. Lieferantensatz an. Die Dokumentdaten werden automatisch berechnet und in Hauptbuchvorgänge für diesen Kunden bzw. Lieferanten eingeschlossen.
Verwenden Sie 'Kontodokumente (ACD)' um fällige Vorgänge auszuwählen, ein datumsbezogenes Dokument zu erstellen, und um das Dokument für diese Vorgänge auszudrucken. Zur Konfigurierung müssen Sie einen Control-Desk, ein Dokumentformat und einen Berichtsentwurf für das Dokument erstellen. Die Konfigurierung dieser Funktionen wird unten beschrieben:
- Unter Verwendung von 'Filter-Designer (FLD)' erstellen Sie einen Control-Desk, um die Vorgänge auf Grund des Dokumentdatums zu extrahieren. Bearbeiten Sie den Filter 'Financials abfragen (SALQ) Kontodokumente'. Markieren Sie unter die vier Dokumentdaten und ziehen Sie sie in die Registerkarte Auswahlzusammenfassung. Erstellen Sie für jedes Datum die Bedingung als Datumsbereich, und markieren Sie die Kontrollkästchen Laufzeiterfassung und Alle. Speichern Sie den Filter.
- Erstellen Sie den Text und das Layout des Dokuments in Berichtsdesigner. Modifizieren Sie den Beispielbericht FPAD1.srdl; speichern Sie ihn als .srdl-Datei unter neuem Namen.
Hinweis: Berücksichtigen Sie bei der Modifizierung des Beispielberichts, welcher Währungswert in Ihrem Berichtsformat verwendet werden soll.
- Erstellen Sie ein entsprechendes Dokumentformat in 'Dokumentformate (DFS)'. Kopieren Sie das Dokumentformat AAD1 und geben Sie in der Registerkarte Registrierung Ihre neue Berichtsdatei (.srdl) als Name der ausführbaren Datei an. Im Feld 'Geschäftsfunktion' geben Sie SAAD ein. Möchten Sie das Dokumentdatum für den Hauptbuchvorgang aktualisieren, setzen Sie auf der Registerkarte die entsprechenden Dokumentdetails (1, 2, 3 oder 4) ein und setzen Sie das Feld Dokumentdatum aktualisieren auf Ja. Speichern Sie das Dokumentformat.
Sie können dann in Kontodokumente einen Bereich von Dokumentdaten angeben, so dass alle Vorgänge innerhalb dieses Bereichs extrahiert werden und danach überprüft werden können. Das Formular 'Control-Desk-Eingangskorb' wird geöffnet, von dem Sie Kontodokumente ausdrucken als Berichtsprozess und den entsprechenden Dokumentformatcode auswählen können.