Abgleichung nach Menge oder nach Wert
Das Feld 'Rechnung abgleichen nach' in 'Bestelltypen' legt fest, ob die Abgleichung nach Menge oder nach Wert erfolgt. Unabhängig von dieser Einstellung verwendet das System jedoch Mengen, um zu ermitteln, ob ein Vorgang eine Bearbeitungsstufe durchlaufen hat und wie viele die Stufe durchlaufen haben. Wenn z. B. 100 bestellt wurden und 102 eingegangen sind, wird die Stufe als abgeschlossen erfasst. Wurden nur 99 empfangen, ist die Stufe noch nicht vollständig abgeschlossen. Die Mengenverarbeitung ist daher wichtig für das System, egal welche Abgleichungsmethode verwendet wird.
Abgleichung nach Menge
Bei der Abgleichung nach Menge wird die ausstehende Bestellmenge mit der ausstehenden Rechnungsmenge verglichen, die abgeglichen wird. Wenn die Mengen unterschiedlich sind, werden Sie gefragt, ob weitere Bestellungen/Rechnungen für die Abgleichung der größeren ausstehenden Menge vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird sie geschlossen. Nehmen wir z. B. an, eine Bestellung für 100 wird mit Rechnungen abgeglichen, die sich insgesamt auf 99 belaufen. Sie werden daraufhin gefragt, ob Sie weitere Rechnungen erwarten (in welchem Fall die Zeile offen bleiben muss). Wenn keine weiteren Rechnungen erwartet werden, kann die Zeile geschlossen werden.
Eine entsprechende Frage wird gestellt, wenn die Rechnungsmenge größer als die Bestellmenge ist. Eine weitere Komplikation tritt auf, wenn die WES-Zugangsmengen unterschiedlich sind. In diesem Fall liegen dann verschiedene Kombinationen von Bestellungs-, Zugangs- und Rechnungsmengen vor, die alle unterschiedlich sind. Sie werden in diesem Fall wie erforderlich vom System abgefragt.
Wenn die ausstehende Bestellmenge und die ausstehende Rechnungsmenge gleich sind, wird jede Zeile automatisch geschlossen. Ist eine Menge größer als die andere und Sie geben an, dass die Zeile geschlossen werden soll, wird der Vorgang geschlossen. Zum Schließen einer Bestellung wird die Stornomengenfunktion dazu verwendet, die verbleibende Menge zu stornieren. Wenn beispielsweise eine Bestellung für eine Menge von 200 mit Rechnungen abgeglichen wird, die sich auf 199 belaufen und Sie angeben, dass keine weiteren Rechnungen erwartet werden, verwendet das System die Stornomengenfunktion, um die ausstehende Menge von 1 zu stornieren. Dabei ist die Eingabe eines Meldungscodes erforderlich, der den Grund für die Stornierung zeigt. Der im Bestelltyp eingerichtete Meldungscode wird als Standard-Meldungscode für die stornierte Menge verwendet.
Abgleichung nach Wert
Die Abgleichung nach Wert erfolgt ähnlich wie die Abgleichung nach Menge. Sie kann anstelle der Abgleichung nach Menge verwendet werden oder wenn Mengen für die Bestellmethode nicht relevant sind, beispielsweise bei großen Abrufbestellungen für hohe Geldbeträge, gegen die regelmäßige Rechnungen eingehen. Die Bestellung wurde erfasst und durch alle Stufen bearbeitet, bis sie zur Rechnungsstellung bereit ist. Die Bestellung wird dabei für eine größere Menge generiert, als in den Teillieferungen insgesamt erwartet wird. Die Menge kann unsichtbar sein, wenn sie als Bestellungsvorgabe oder als Formularvorgabe eingerichtet wurde.
Welche Wertbezeichnung bei der Abgleichung nach Wert verwendet werden soll, ist im Feld 'Abgleichungswert' im Formular 'Werte einrichten Bestelltypen' festgelegt.
Für die Wertabgleichung gibt es eine empfohlene Einstellung, in der die Menge nicht benötigt wird, z. B. bei einem Dienstleistungsartikel, wenn auf dem Auftrag oder der Rechnung der Wert anstelle von Stunden oder einer Gebühr eingegeben wird. Die Mengenwertbezeichnung (mit Einheiten) wird aus einer Formel berechnet, die gleich der als Abgleichungswert angegebenen Währungswertbezeichnung ist. Dabei muss die Mengenwertbezeichnung ebenfalls dem Abgleichungswert folgen, wie als Wertbezeichnungsreihenfolge im Bestelltyp eingerichtet. Die Menge wird auf dem Formular nicht angezeigt. Da die Menge gleich dem Abgleichungswert ist, ist der Prozess zum Abgleichen und Stornieren des verbleibenden Auftragswerts ähnlich wie der Abgleichungsprozess nach Menge. Wenn der ausstehende Rechnungswert Null, und die Rechnung geschlossen ist, wird der Auftrag geschlossen.
Fordert die Einstellung einen Mengenwert, sollte bei der Abgleichung nach Wert mit Vorsicht vorgegangen werden. Unabhängig von dem verbleibenden zuzuordnenden Wert wird ein Auftrag, der zur weiteren Abgleichung offen bleiben soll, trotzdem geschlossen, wenn die Rechnungsmenge größer als oder gleich der verbleibenden Auftragsmenge ist.
Wenn die ausstehenden Werte unterschiedlich sind, werden Sie gefragt, ob Sie den größeren Vorgang schließen oder ihn offen lassen wollen. Dieser Prozess gleicht der Abgleichung nach Menge, und die Stornomengenfunktion wird dazu verwendet, die verbleibende Menge zu stornieren.
Wurde für die Einstellung 'Rechnung abgleichen' in 'Bestelltypen einrichten (PTS)' eine Vorgangswährung festgelegt, wird diese unabhängig von den Werteinstellungen in 'Mandanten einrichten' zur Abgleichung verwendet.
Ist der Vorgangswert in 'Mandanten einrichten' als 'Nur vorhanden wenn eingegeben' definiert, sollte für die Einstellung 'Rechnung abgleichen' in 'Bestelltypen einrichten (PTS)' nur ein Vorgangswert festgelegt werden, wenn dieser Wert immer eingegeben werden wird.