Настройка контроля расходов и обязательств

Примечание. Контроль обязательств доступен только при использовании модуля «Закупки» в средстве «Обработка заказов» системы SunSystems.

Для настройки контроля расходов и обязательств в модуле «Финансовый учет» системы SunSystems выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте таблицы для книг бюджета с помощью формы «Дополнительные таблицы книги» (OLT).
  2. Промаркируйте книги бюджета с помощью формы «Метки бюджета» (BLB).
  3. Выберите организацию в форме «Администрирование организации» (BUA), а затем выберите «Изменить» в меню «Действия» для отображения формы «Настройки организации».
  4. В форме Настройка организации, для определения книг бюджета, используемых для хранения значений бюджета и обязательств, введите следующие параметры:
    • Код книги основного бюджета;
    • Книга обязательств закупки
  5. В форме «Настройка книги» (LES) установите флажок «Включить допуск бюджета» и определите процент или величину допуска бюджета, если требуется использовать параметры допуска при контроле расходов.
  6. Для определения правил контроля бюджета и связывания фактических счетов с бюджетными, содержащими распределенные значения бюджета, используйте форму «Настройка контроля бюджета» (BCS).
    Примечание. Чтобы включить суммы подтвержденных расходов в процесс контроля расходов, установите флажок «Учитывать обязательства» для записи контроля бюджета.
  7. Введите значения бюджета с помощью любого инструмента для ввода проводок книги:
    1. измените книгу бюджета с помощью функции «Изменить бюджет» (CBG);
    2. используйте форму «Ввод в книгу» (LEN), «Импорт в книгу» (LIM) или «Корпоративные распределения» для разнесения бюджетных значений. Обычно бюджетное значение вводится как дебетовая сумма.
  8. Для настройки контроля бюджета и обязательств по счетам закупки в модуле «Обработка заказов» системы SunSystems выполните указанные ниже действия. Это позволяет вводить счета закупки и обновлять суммы расходов бюджета. Предполагается, что бюджет был создан ранее в модуле «Финансовый учет» системы SunSystems.
  9. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) установите для параметра «Способ обновления бюджета» значение заказ (то есть счет-фактура целиком) или строка. При выборе варианта «заказ» перед запуском функций бюджета будет введен полный счет-фактура, в противном случае контроль бюджета будет проводиться построчно. Это относится и к заказам, и к счетам.
  10. Установите для параметра «Этап расходов» в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) значение Ввод счета, Подбор счета или Подтверждение счета. Этот параметр можно изменить путем установки флажка «Расходы» в форме «Типы закупок» (PTS).
  11. В форме Настройка сумм определений типа закупки установите одно значение для использования при контроле бюджета, используя поле «Размер бюджета расходов». Все суммы бюджета необходимо хранить в основной валюте.
  12. Для настройки контроля бюджета по заказам на закупку в модуле «Обработка заказов» системы SunSystems выполните указанные ниже действия.
  13. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) установите для параметра «Способ обновления бюджета» значение заказ (то есть заказ целиком) или строка. При выборе варианта «заказ» перед запуском функций бюджета будет введен полный заказ, в противном случае контроль бюджета будет проводиться построчно. Это относится и к заказам, и к счетам.
  14. Установите для параметра «Этап обязательств» в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) значение Заказ введен и не задержан или Подтверждение заказа.
  15. В форме «Настройка сумм определений типа закупки» установите одно значение для использования при контроле бюджета, используя поле «Сумма бюджета обязательств». Все суммы бюджета необходимо хранить в основной валюте.
  16. Описанные выше настройки позволяют вводить счета закупки и обновлять фактические суммы расходов бюджета, а также вводить заказы на закупку и обновлять суммы подтвержденных расходов. При превышении бюджета действия не предпринимаются. Чтобы настроить контроль перерасхода по счетам на закупку и отображение предупреждения или остановку процесса при превышении бюджета, выполните указанные ниже действия.
  17. Установите флажок «Контроль перерасхода» в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS).
  18. При необходимости установите допуски контроля перерасхода. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) установите процент или значение для всех счетов закупки. Этот параметр может быть переопределен настройками для конкретной группы операторов, заданными в «Консоли безопасности» или «Менеджере пользователей». Если проводка превысила бюджет, но находится ниже допуска, появится предупреждение, но процесс не будет остановлен. Если проводка превысила бюджет и допуск, появится предупреждение и процесс будет остановлен.
  19. Чтобы настроить контроль обязательств по заказам на закупку и отображение предупреждения или остановку процесса при превышении бюджета, выполните указанные ниже действия.
  20. Установите флажок «Контроль превышен. обязательств» в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS).
  21. При необходимости установите допуски контроля превышения обязательств. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) установите процент или значение для всех заказов на закупку. Этот параметр может быть переопределен настройками для конкретной группы операторов, заданными в «Консоли безопасности» или «Менеджере пользователей». Если проводка превысила бюджет, но находится ниже допуска, появится предупреждение, но процесс не будет остановлен. Если проводка превысила бюджет и допуск, появится предупреждение и процесс будет остановлен.
    Примечание. Для контроля бюджета в модуле «Обработка заказов» системы SunSystems не требуется передача данных в финансовый учет.