Como são gerados documentos e demonstrativos de contas?
No Financeiro do SunSystems, um documento de conta refere-se a qualquer lista formatada de transações de conta. Pode incluir transações pagas e não pagas, para qualquer período de tempo. Os documentos de conta são geralmente chamados de demonstrativos. Normalmente, um demonstrativo relaciona as transações pendentes de um cliente e deve ser enviado ao cliente para solicitar pagamento.
Cada organização tem requisitos próprios de demonstrativos ou documentos de conta. Além disso, uma mesma organização geralmente requer formatos diferentes de documentos de conta. Talvez tenham de gerar demonstrativos em momentos diferentes, em formatos detalhados ou resumidos, para clientes selecionados, de acordo com regras predefinidas. Por exemplo, elas podem ter necessidade de:
- Enviar para contas específicas de grandes clientes demonstrativos semanais, que têm de ser enviados por e-mail aos contatos do cliente, seguidos de um demonstrativo mensal resumido, enviado pelo correio
- Enviar para clientes de alto nível um demonstrativo diário detalhado, que tem de ser enviado por e-mail aos contatos do cliente.
- Enviar para todos os clientes demonstrativos mensais, que são impressos durante a noite e despachados por correio.
Para proporcionar um recurso flexível de geração de demonstrativos, o Financeiro dividiu o processo de geração de documentos de contas em duas partes:
- seleção de transação - as transações a serem incluídas em um demonstrativo são selecionadas pelo filtro da central de controle. Filtros diferentes podem ser definidos para oferecer diferentes critérios de seleção, dependendo dos requisitos específicos do demonstrativo. Por exemplo, alguns clientes podem querer ver todas as transações pendentes e pagas durante o mês, enquanto outros só desejam ver as transações pendentes.
- geração de demonstrativos - os demonstrativos são gerados pelas ferramentas de emissão de relatórios que possibilitam formatos de documentos diferentes, a serem usados para variar a aparência e conteúdo dos demonstrativos.
A função Documentos de conta (ACD) permite produzir documentos de conta manualmente, em um formato de documento único.
Ela usa um filtro default predefinido para permitir que você selecione as transações a serem incluídas nos documentos. Todos os documentos de conta de uma execução específica são produzidos em um formato de documento único e utilizam os detalhes default de cliente/terceiro e código de endereço.