Configurar saldos do razão
O SunSystems mantém os dados do razão na forma de linhas de transação detalhadas armazenadas em tabelas do razão. Além de transações individuais, talvez também seja necessário que o SunSystems mantenha saldos e possa publicá-los em outros sistemas de forma programada. Embora seja possível usar Tabelas opcionais do razão (OLT) para manter saldos do período, elas não são suficientes para o nível de detalhe e a precisão necessários em determinadas soluções, como para o Q&A do SunSystems Reporting Services (SRS), Infor e para publicar dados do razão em outros sistemas. Para esses requisitos, você pode usar Saldos do razão a fim de manter e publicar dados do razão precisos na forma de saldos e movimentações de saldo.
Para configurar os saldos do razão, use a Configuração de saldo do razão (LBC). Defina uma 'Configuração de saldo do razão' para cada combinação de unidade de negócio/razão necessária.
Saldos de abertura
Os Saldos de abertura são armazenados para contas de balanço (inclusive contas de fornecedor, cliente e terceiros). Ao configurar os saldos, defina um 'Ano inicial', conforme descrito em Usar a Configuração de saldo do razão a seguir; os saldos de abertura de uma conta são calculados como o total acumulado de todas as transações do razão na conta antes do ano inicial.
Saldos de abertura do ano
Além dos saldos de abertura do ano inicial, os saldos de abertura anuais são calculados para cada ano subsequente ao ano inicial. Isso melhora a eficiência, por exemplo, da consulta de saldo atual de uma conta de cliente ou fornecedor, já que ele é calculado como o saldo de abertura do ano atual + a soma das movimentações de saldo do período do ano até o período atual (ou até o período relevante para um saldo acumulado do ano).
Movimentações de saldo
As Movimentações de saldo são armazenadas para todos os tipos de conta e calculadas como o total de todas as transações em uma conta para cada período ou dia contábil e podem ser divididas em mais parâmetros contábeis, conforme as opções definidas na configuração de saldo.
- Movimentações de saldo do período
Na configuração mais simples, as movimentações de saldo de resumo são mantidas para cada conta e período contábil. Elas são chamadas de Movimentações do período. A movimentação acumulada no ano de uma conta é calculada somando-se as movimentações do período desse ano até o período em questão.
Você pode usar a Configuração de saldo do razão (LBC) para configurar um nível mais detalhado de movimentações, dividindo os saldos do razão em vários tipos de dados, como análise do razão, tipo de lançamento e data contábil.
- Movimentações de saldo diárias
Se 'Incluir data contábil' for selecionado na configuração de saldo, serão mantidas movimentações diárias, que são semelhantes às movimentações do período exceto por uma data que é incluída nas movimentações, de maneira que os saldos são ordenados pela data contábil. Como o SunSystems permite que lançamentos sejam publicados com as datas da transação independentemente do período contábil, as movimentações diárias devem ser lançadas no saldo pela data contábil.
Manter os saldos atualizados
Para manter os saldos do razão atualizados e publicá-los (se necessário), você pode:
- atualizar manualmente os saldos usando o Gerenciamento de saldo do razão (LBM)
- automatizar a atualização do saldo usando a Central de Transferência (TRD) e, depois, configurar uma programação no computador que será usada para atualizar automaticamente os saldos, por exemplo, diariamente.
Quando os saldos são atualizados, as movimentações do período são atualizadas e os saldos de abertura do ano seguinte são ajustados (conforme os tipos de conta relevantes). Portanto, quando os saldos do razão são atualizados, o saldo atual de uma conta do razão do SunSystems é refletido com precisão pelos dados de saldo do razão, calculados como a soma do saldo de abertura da conta (se relevante) adicionada às movimentações do período acumuladas desde o saldo de abertura do ano.
Transações do razão novas e modificadas
Quando novos lançamentos são publicados e os dados existentes são alterados, os detalhes são gravados em uma lista delta do razão temporária que contém todas as alterações do razão desde a última atualização realizada do saldo. Essa lista delta é, então, usada para aplicar as alterações nos saldos do razão à atualização seguinte. Por exemplo, se a análise sobre uma transação for atualizada depois que o lançamento for publicado, ou se uma linha de lançamento for dividida, as alterações de dados do razão relevantes serão armazenadas na lista delta para serem aplicadas igualmente aos saldos quando eles forem atualizados. Isso garante que todos os dados do razão relevantes sejam refletidos com precisão nos saldos do razão.