Inserir valores de orçamento

Valores de orçamento são inseridos em contas como transações de orçamento, da mesma maneira que as transações do razão são contabilizadas nas contas do razão. Um orçamento pode ser retido como o total do ano, inserido em qualquer dos períodos disponíveis. Como alternativa, o orçamento pode ser distribuído pelos períodos no ano.

Os valores de orçamento estão sujeitos às mesmas regras de validação, balanceamento e contabilização dos lançamentos. As transações de orçamento são mantidas para fornecer uma trilha completa de auditoria do orçamento.

Para usar a verificação de orçamento, é necessário primeiro configurar os registros da Configuração da verificação do orçamento. Consulte Definir verificações de orçamento, para obter mais informações.

Os valores de orçamento podem ser inseridos no razão de orçamento usando qualquer um dos seguintes métodos:

• Entrada do razão (LEN)
• Importação do razão (LIM)
• Execução de alocação corporativa (CAL)

As transações de orçamento podem ser inseridas em um razão de orçamento usando Entrada do razão (LEN) da mesma maneira que transações reais seriam inseridas. No entanto, é possível também preparar seu arquivo de orçamento em um pacote de planilhas e transferir os dados para o razão de orçamento usando Importação do razão (LIM).

Os orçamentos poderão ser tão detalhados quanto necessário. É possível criar orçamentos para contas individuais contabilizando-se diretamente nessas contas.

Se um relatório for emitido em relação a um orçamento de maneira resumida, será possível inserir o orçamento de uma faixa de contas em qualquer conta. Por exemplo, se você sempre emite relatórios de contas de venda como uma faixa, poderá definir o orçamento na primeira conta de venda no razão de orçamento.

Os orçamentos podem também ser inseridos por código de análise, por exemplo, por departamento ou projeto. Para inserir o orçamento de um código de análise ou uma combinação de códigos de análise, uma transação será contabilizada para a conta de orçamento para o valor adequado do orçamento e serão feitas referências aos códigos de análise na transação.

Se desejar definir um orçamento somente pelo código de análise, é recomendável contabilizar o orçamento em uma única conta e direcionar todas as contas relevantes reais a essa conta de orçamento.

Consulte Definir controles de orçamento para uma conta.

Ao inserir o orçamento no razão, registros de orçamento são criados para a combinação única dos seguintes itens:

• Código de conta – deve ser a Conta de verificação de orçamento definida em 'Configuração da verificação do orçamento'.
• Período
• Código de análise 1 (opcional - dependente da 'Configuração da verificação do orçamento')
• Código de análise 2 (opcional - dependente da 'Configuração da verificação do orçamento')
• Código de análise 3 (opcional - dependente da 'Configuração da verificação do orçamento')
• Código de análise 4 (opcional - dependente da 'Configuração da verificação do orçamento')
• Código de análise 5 (opcional - dependente da 'Configuração da verificação do orçamento')

Os detalhes acima são tirados do lançamento quando contabilizado. As regras normais de Plano de contas e Tipo de lançamento se aplicam normalmente. Por isso, é necessário tomar cuidado com análise obrigatórias, opcionais, proibidas, etc. Os orçamentos devem ser inseridos na moeda base.

Na contabilização do lançamento, as inserções são feitas no Razão primário de orçamento e nas tabelas de orçamento. As tabelas de orçamento são usadas pela funcionalidade de verificação de orçamento. O Razão primário de orçamento é usado somente para referência.

Para pedidos de compra e faturas de compra, os valores são inseridos como valores de débito. A seguir, encontra-se um exemplo de entrada de lançamento:

Exemplo 1 de um orçamento:

Conta	Período	Orçamento
A	11/2005	USD 100
A	12/2005	USD 150
A	01/2006	USD 200
A	02/2006	USD 100
e assim por diante
A	12/2006	USD 100
B	11/2005	USD 100
B	12/2005	USD 100
B	01/2006	USD 150
e assim por diante

Exemplo 2 de um orçamento:

Conta	Período	Código de análise 1	Orçamento
A	11/2005	Depto A	USD 100
A	11/2005	Depto B	USD 100
A	12/2005	Depto A	USD 150
A	12/2005	Depto B	USD 100
A	01/2006	Depto A	USD 200
A	01/2006	Depto B	USD 200
A	02/2006	Depto A	Nenhum
A	02/2006	Depto B	USD 150
e assim por diante

Realocar orçamentos

Valores de orçamento podem ser movido entre contas, combinações de conta e análise ou períodos. Um lançamento é inserido para creditar o orçamento de origem e debitar o orçamento de destino.

Por exemplo, se o orçamento for movido de Conta A Período 04/2006 para Conta B Período 03/2006, o seguinte lançamento deve ser criado:

Conta	Análise	Período	Valor	D/C
A		04/2006	USD 100	C
Conta diversos		04/2006	USD 100	D
B		03/2006	USD 100	D
Conta diversos		03/2006	USD 100	C

Nota: não é recomendável mover mais do que o orçamento disponível para aquele período porque isso resultaria em um gasto excessivo em relação ao orçamento. O orçamento disponível é calculado da seguinte maneira: orçamento disponível = orçamento - gasto comprometido - gasto real.

Entrada de orçamento manual

É possível usar os tipos de lançamento padrão para inserir os orçamentos. No entanto, é recomendável definir tipos de lançamento separados, especificamente para a entrada de orçamentos, para que possam ser facilmente diferenciados.

Nota: lançamentos de orçamento estão sujeitos aos controles normais de entrada dupla. Portanto, talvez você deseje definir uma conta temporária de orçamento e usá-la como a conta da contabilização de balanceamento para todos os lançamentos de orçamento.

Predefinir transações de orçamento

Predefinições de lançamento (JNP) pode ajudar a acelerar a entrada de transações de orçamento. O seguinte poderá ser útil se desejar inserir um valor anual e distribuí-lo para cada período do ano fiscal:

1. A primeira linha predefinida é uma linha não destinada à contabilização, na qual o valor do orçamento anual é inserido.
2. É possível definir qualquer número de linhas subsequentes, uma para cada período, e a cada uma delas será atribuído um valor igual do orçamento anual. Digite 1R no campo Valor.
3. É recomendável que a linha correspondente ao último período do ano funcione como um período de arredondamento. Para isso, digite 1RU no campo Valor.
4. As linhas de entrada de balanceamento de cada período podem ter o campo Débito/Crédito definido como Período. Isso define o valor da linha como o valor de balanceamento do período, para assegurar que a soma das entradas de cada período seja iguais a zero. Para um orçamento distribuído por 12 períodos contábeis, portanto, haverá uma linha não destinada à contabilização, mais 12 linhas de contabilização de débito e 12 linhas de contabilização de crédito.

As predefinições de lançamento podem reunir os orçamentos que não são igualmente distribuídos ao longo do ano. É possível inserir o rateio adequado a ser aplicado a cada período no campo Valor.

Gerar orçamentos em uma planilha

A maior parte dos pacotes de planilhas gera um arquivo no formato adequado para o Financeiro do SunSystems. É recomendável consultar Importação do razão para obter os detalhes do layout do arquivo exigido.