Conciliar por quantidade ou valor

O campo 'Conciliar fatura por' no 'Tipo de compra' indica se a conciliação de valor ou quantidade deve ser realizada. Independente desta configuração, o sistema usa as quantidades para determinar se a transação passou por uma fase e quantas passaram por uma fase. Por exemplo, se 100 tiverem sido pedidos e 102 recebidos, esta fase é registrada como estando concluída. Se apenas 99 tiverem sido recebidas, então esta fase não foi completamente concluída. Portanto, o processamento da quantidade é importante para o sistema, independente do método de conciliação.

Nota: As faturas não poderão ser geradas se o tipo de compra sendo usado não tiver um campo 'Conciliar valor' definido como Sim no formulário Configuração de valores de definição de tipo de compra. Tanto para a conciliação de quantidade quanto para a conciliação de valor, o valor de conciliação deve ser definido com uma legenda de valor de moeda (não a legenda de valor de quantidade, que é definida como unidades).

Conciliar por quantidade

Se a conciliação for por quantidade, a quantidade de pedido pendente é comparada à quantidade de fatura pendente sendo conciliada. Se isto for diferente, você receberá uma mensagem perguntando se não há mais pedidos/faturas a serem conciliados com uma quantidade pendente maior e, caso hão haja, ela será fechada. Por exemplo, se um pedido for de 100 e estiver sendo conciliado a faturas que totalizem 99; será perguntado se mais faturas são esperadas e, neste caso, a linha de pedido deve permanecer aberta; se nenhuma fatura adicional for esperada, a linha de pedido pode ser fechada. A mesma pergunta é feita se as quantidades forem inversas e as faturas tiverem uma quantidade maior que a dos pedidos.

Outra complicação é se a nota de recebimento recebeu quantidades que são diferentes. Então, há várias combinações de quantidades de pedido, quantidades de recebimento e quantidades de fatura, todas maiores ou menores entre si. Serão exibidas perguntas relevantes, conforme a necessidade.

Se a quantidade de pedido pendente e a quantidade de fatura pendente forem iguais, cada linha será fechada automaticamente. Se uma quantidade for maior do que a outra e você responder que a linha deverá ser fechada, então a transação é fechada. Se um pedido tiver que ser fechado, a funcionalidade de cancelamento de quantidade será usada para cancelar a quantidade remanescente. Por exemplo, um pedido para um quantidade de 200 é conciliada a faturas que totalizam 199, e você responde que nenhuma fatura adicional é esperada, então, o sistema usa a funcionalidade de cancelamento de quantidade para fechar o pedido da quantidade remanescente 1. Um código de motivo é necessário para indicar o porquê de a linha estar sendo fechada. O 'Código de motivo' definido em 'Tipo de compra' é usado como o código de motivo default da quantidade cancelada.

Conciliar por valor

A conciliação por valor funciona de maneira similar à conciliação por quantidade. Ela pode ser usada em vez da conciliação por quantidade e quando as quantidades não forem relevantes ao método de pedido, por exemplo, grandes pedidos cancelados de grandes somas de dinheiro, para os quais as faturas regulares são recebidas. O pedido de compra foi inserido e progredido através de todas as fases, até que esteja disponível para fatura. O pedido de compra terá sido gerada com uma quantidade superior ao número esperado de parcelamentos. A quantidade poderia ser invisível, sendo configurada como uma predefinição de pedido de compra ou uma predefinição de formulário.

A legenda de valor a ser usada durante a conciliação por valores for definida no formulário 'Configuração de valores de tipo de compra' no campo 'Conciliar valor'.

Há uma configuração recomendada usada para conciliação de valor, onde a quantidade não necessária, por exemplo, para um item de serviço em que o valor é inserido no pedido/compra, em vez de horas e taxa. A legenda de valor de quantidade (com unidades) é calculada com a fórmula que é igual à legenda de valor de moeda anotada como o valor de conciliação. Isto também exige que a legenda de valor da quantidade venha depois do valor de conciliação, conforme definido na sequencia de legenda de valor no tipo de compra. A quantidade deve ser invisível no formulário. Como a quantidade é igual ao valor de conciliação, o procedimento de conciliação e cancelamento do valor de pedido restante é similar à conciliação por quantidade. Quando o valor de fatura pendente for zero e a fatura estiver fechada, o pedido será fechado.

Se for necessário que a configuração tenha um valor de quantidade, então deve-se ter cuidado ao conciliar por valor. Independente do valor restante a ser conciliado e com a necessidade de que o pedido permaneça aberto para conciliação posterior, se a quantidade da fatura for maior ou igual à quantidade de pedido restante, o pedido será fechado.

Se os valores pendentes forem diferentes, sempre será solicitado sobre o que deseja fazer com transações maiores, fechá-la ou deixá-la aberta. Isto é o mesmo que conciliar por quantidade e a funcionalidade de cancelamento de quantidade é usada para o valor restante.

Se a opção Conciliar fatura pela definição da Configuração de tipo de compra (PTS) for definida em um valor de moeda de transação, isso será usado para a conciliação, independente das configurações de valor na Configuração de unidade de negócios.

Se o valor de transação for definido na Configuração de unidade de negócios como 'presente somente se inserido', neste caso a opção Conciliar fatura pela definição da Configuração de tipo de compra (PTS) somente deverá ser configurado em um valor de transação, se esse valor sempre for inserido.